Автор: konst_archiv_s

Организация делопроизводства. В соответствие с российским законодательством сторонние компании в праве, предоставлять свои архивные услуги по организации делопроизводства . У любой организации должен быть необходимый минимум кадровых документов для делопроизводства. Однако такой список ни в одном законе не указан, равно как отсутствуют и единые правила по организации делопроизводства, сведения о них содержатся в различных нормативных актах.

Профессиональная постановка делопроизводства

В настоящее время профессиональная постановка делопроизводства — вопрос не легкий, поэтому лучше обратиться к специалистам, умеющим разобрать все старые архивные документы, накапливающиеся годами. Обращаясь в компанию «Архивный Сервис», вы можете воспользоваться приездом специалиста в офис вашей компании, который оценит состояние документооборота на месте, изучит ваши схемы делопроизводства и предложит пути по их оптимизации. Мы систематизируем хранящиеся на вашем предприятии документы, сделаем новый переплет и выполним архивную обработку, а после систематизации всей отчетности создадим электронный архив, хранящийся как в компьютерах вашей организации, так и на съемных носителях.

Кадровое делопроизводство

Другая услуга компании «Архивный Сервис» — быстрая постановка кадрового делопроизводства, выполняемая как разово, в случае смены вашего кадровика или его продолжительной болезни, так и на постоянной основе.

Помощь в делопроизводстве

Компания «Архивный Сервис» в случае необходимости возьмет на себя кадровый учет, а специалисты выполнят поставленные задачи с учетом отличного знания постоянно изменяющегося архивного законодательства. Помните, что постановка делопроизводства предусматривает создание электронного архива путем их сканирования и последующего ввода в базу, а затем необходимо подключение специальной программы, позволяющей работать с архивными документами в электронном режиме.

Основы делопроизводства. Примеры:

Основные документы кадрового делопроизводства предусмотрены ТК РФ. К ним, в частности, относятся: трудовой договор, приказы о приеме на работу, об увольнении, о переводе, о предоставлении отпуска и др.; трудовая книжка заявления работника; график отпусков, командировочные документы, положения по защите персональных данных, об оплате труда, правила внутреннего трудового распорядка (ч. 3 ст. 189 ТК РФ); табель учета рабочего времени инструкция по охране труда  и т.п.  При этом процедуру, в соответствии с которой должно осуществляться делопроизводство, ТК РФ не содержит. 

Делопроизводство в бухгалтерии

Делопроизводство в бухгалтерии В соответствии со ст. 9 ФЗ РФ от 21.11.96 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон о бухучете) Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, в т.ч. формы приказов о приеме на работу, о предоставлении отпусков; формы графика отпусков, штатного расписания и других документов. Причем в подпункте. «в» п. 2 ст. 6 Закона о бухучете руководители организаций прямо наделены правом передавать на договорных началах ведение бухгалтерского делопроизводства специализированной организации. Учитывая изложенное, ни ТК РФ, ни Закон о бухучете не запрещают организациям заключать договоры о ведении делопроизводства со сторонними организациями.                

Звоните нам по телефону: 8 (495) 227-04-94

Основанием для того, чтобы уничтожение информации стало наиболее приемлемым выходом для организации, является, в основном, потеря ее актуальности, а так же возможность ее утечки третьи лицам.  

Способы уничтожения носителей информации

Носители информации бывают различными, соответственно способы уничтожения тоже рознятся.

Уничтожение информации с электронных носителей осуществляется двумя способами:

— физический способ уничтожения, (это ни что иное, как механическое уничтожение электронного носителя. Данная мера применяется при необходимости полной и необратимой ликвидации информации и незаменима в таких ситуациях, как, например, инсайдерская атака. )

— программный способ уничтожения информации осуществляется при помощи специального программного обеспечения. Он не дает стопроцентной гарантии того, что данные не будут  подлежать восстановлению. Еще один минус этого способа в том, что уничтожение информации происходит не мгновенно. Поэтому он не подходит для ситуаций, в которых исход дела зависит от быстроты ликвидации сведений.   

Уничтожение информации с бумажных носителей так же возможно двумя способами:

— самостоятельное уничтожение информации с бумажных носителей хоть и выглядит на первый взгляд элементарной задачей, на самом деле таит в себе много «подводных камней». Во-первых, существует различная документация, которая может быть уничтожена  лишь по истечении сроков хранения и только при соблюдении определенных законодательных норм. Во-вторых, большой объем документов невозможно уничтожить простым  офисным шредером или сжиганием где-нибудь в поле. Соответственно, этот процесс или займет очень много времени, или может привести к различным негативным последствиям: начиная от ожогов, которые так легко получить при сжигании большого объема документации, заканчивая штрафом от экологической милиции. 

— уничтожение информации с бумажных носителей при помощи профессионалов оберегает от лишних проблем, экономит силы и время. Все документы будут уничтожены с соблюдением нормативных актов, а так же других необходимых формальностей. К тому же, этот способ дает стопроцентную гарантию того, что информация действительно будет уничтожена. В штатной эксплуатации все операции от подготовки документов для архивного хранения до уничтожения  проводятся подготовленной командой специалистов нашей компании.

Звоните нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru мы поможем вам грамотно уничтожить документы.

Уничтожение банковских документов — это услуги по вывозу и конфиденциальному уничтожению данных документов на промышленных шредерах. Благодаря использованию современной техники и новейших технологий процесс утилизации или уничтожения быстрый и экологически безопасный. Промышленные шредеры или архивные уничтожители документов способны обслуживать нужды крупных компаний при утилизации различных источников информации. Наши шредеры могут уничтожать бумажные листы вместе с металлическими вставками и внутренним содержимым. Являясь самыми большими и мощными, такие установки используются для уничтожения банковских документов, книг, банкнот, ценных бумаг.

Состав работ по уничтожению банковских документов

Конфиденциальное уничтожение банковских документов включает в себя погрузо-разгрузочные работы, предоставление необходимого автотранспорта, экспедирование документов и их утилизацию на промышленных шредерах в присутствии клиента.

ООО «Архивный Сервис» производит уничтожение банковских документов на следующий день, после заключения договора, а также предоставляет клиенту полный набор сопроводительных документов (договор на выполнение работ по уничтожению банковских документов, счет, счет-фактуры, акт приёмки работ, акт уничтожения документов). 

Уничтожить документы с истекшими сроками хранения. Как это сделать? 

Порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения следующий. В первую очередь   специалисты  ООО «Архивный Сервис»  проводят экспертизу  ценности документов и отбирают документы, не подлежащие хранению и те, которые должны быть уничтожены. Затем по результатам отбора документов, составляется Акт об уничтожении документов, не подлежащих хранению.

Вывоз и утилизация

Папки с документами (дела), подлежащие уничтожению, передаются к нам на участок для утилизации. Перед сдачей папки с документами для удобства упаковываются. Погрузка и вывоз на уничтожение (утилизацию) осуществляются под контролем нашего сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива. Передача дел для уничтожения оформляется актом или накладной, в которой необходимо указать дату передачи документов, количество передаваемых дел.

Акт уничтожения документов

ООО «Архивный Сервис»  предлагает вам  два варианта составление Акта уничтожение документов. 

1. Акт уничтожения для документов с истекшими сроками хранения 

Для начала мы проводим провести экспертизу ценности документов и отбираем дела, предназначенные для дальнейшего хранения или уничтожения. Для этих целей создается экспертная комиссия, состав которой утверждает директор предприятия. По результатам проведенной работы составляется акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Документы включаются в него, если их срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. После того как руководитель компании утвердит вышеупомянутый акт, включенные в него документы уничтожаются на шредере.  

2. Вывоз документов,  составление Акта об  уничтожение документов 

ООО «Архивный Сервис» предлагает  также услуги по вывозу и уничтожению документов, включающие в себя:  погрузо-разгрузочные работы, предоставление необходимого автотранспорта, экспедирование документов и их утилизацию на промышленных шредерах в присутствии клиента. 

Все  проблемы связанные с этим вопросы, ООО «Архивный Сервис» способен решить с помощью своих квалифицированных специалистов.Звоните нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru мы поможем решить этот вопрос.

Работа с архивом компании включает в себя ряд необходимых процедур, к которым относится систематизация архива. 

Существование архива в  компании

Существование архива в любой компании направлено не только на следование законодательным нормам Российской Федерации, но и на постоянное обращение к хранящимся делам. Ведь документы, находящиеся на хранении, позволяют следить за динамикой развития организации, вовремя пресекать регресс в работе и решать различные спорные моменты. А это значит, что для правильного функционирования архива и удобной работы с ним, необходимо периодически проводить такую процедуру, как систематизация архива. Она проводится в строго определенное время и несет в себе исполнение ряда задач.

Систематизация архива направлена на исполнение нескольких основных целей:

• контроль за физическим состоянием документов,
• контроль наличия всех, заявленных в архивном справочнике дел
• выявление дел с истекшим сроком хранения и своевременная их отправка на утилизацию
• оптимизация хранения дел для облегчения дальнейшего процесса работы с ними
• соблюдение норм, связанных с архивным делом

Систематизация может быть

• по видам документам (бухгалтерская, кадровая и.т.д)
• по дате
• по контрагентам и.т.д

Таким образом, мы видим, что систематизация архива не является исключительно бюрократической прихотью. Она значительно облегчает ежедневную работу с архивными делами.

Услуги по систематизации документов

Компания ООО «Архивный сервис» оказывает услуги по систематизации документов, которая необходима при организации любого архива, в том числе и электронного. Систематизация документов — это распределение документной информации по различным признакам родства или сходства – их классификация. Этот процесс крепко связан с созданием архивов или баз данных и нацелен, прежде всего, на облегчение вычленения нужной информации среди множества дел.

Классифицирование документов само по себе, номенклатура дел, индексирование – все это довольно сложные процессы, требующие профессионализма и навыков.

Электронный архив

Электронный архив имеет в этом отношении большие плюсы – в связи с тем, что это программа, систематизация документов здесь происходит точно по заданным параметрам, автоматически. К тому же электронная версия архива, в отличие от «бумажного» (существующего в одном месте), может дополняться копиями и виртуальными документами. В этом варианте хранения архивных дел можно использовать сложные классификации и систематизации, что позволяет архивным документам более полно соответствовать запросам пользователей.

Звоните нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru мы поможем решить этот вопрос.

Чтобы не было претензий к вашему архиву, обеспечьте все необходимые условия для длительного хранения документов в нем. Помните, большинство документов по кадрам будет храниться у вас 75-50 лет Для их сохранности необходимо особое внимание уделить процессу архивирования документов.

Что архивируют

• Личные карточки уволенных сотрудников;
• Трудовые контракты(договора);
• Приказы по личному составу;
• Документы по зарплате.

Оформление документов

Требования здесь следующие:

• оформление обложки;
• нумерация листов;
• составление заверительных надписей.

На обложке необходимо проставить срок хранения дела и его номер после внесения его в общую опись.

Составление описи дел

С помощью описи в дальнейшем будет производиться оперативный поиск по архиву.

Звоните нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru мы поможем обработать документы правильно.

Когда приходит время сдавать документы на архивное хранение , начинается суматоха и паника. Выясняется, что чего-то не хватает, что-то потерялось, что-то вообще давно пора было отправить на уничтожение. 

Прежде чем сдать документы в архив — правильно оформите их

Если в вашей организации есть свой архив, то прежде чем отнести туда собранные документы, необходимо их еще и правильно оформить. 

Столько головной боли сваливается на несчастного главного бухгалтера, что хочется оставить все как есть и хранить родную первичку на ее исконном месте. А именно – в бухгалтерии.  

Как хранить бухгалтерские документы

Так поступать категорически не рекомендуется. Вообще, хранить текущие бухгалтерские документы следует исключительно в специально отведенном месте, желательно, закрытом на ключ. Но редкая бухгалтерия может похвастаться бесконечными шкафами, которые вмещают  абсолютно всю бумажную жизнедеятельность организации. Рано или поздно все же придется освобождать бесценное место от устаревших бумаг. 

В каких случаях актуальна сдача документов в архив  

• Нет места внутри организации; хочется освободить помещение
• Происходит реорганизация; все документы передаются правопреемнику
• Сдача в ведомственный архив; происходит в среднем раз в 3-5 лет
• Сдача документов в архив при ликвидации организации: 

Специалисты ООО «Архивный Сервис»  оказывают услуги по всем видам сдачи в архив, включая согласование с принимающим архивом. 

Как же грамотно организовать процесс сдачи бухгалтерских документов в архив? 

Чтобы этот процесс не вызывал ассоциаций со стихийным бедствием, следует его четко систематизировать. 

Пошаговый план действий сдачи бухгалтерских документов в архив: 

 Шаг 1. Сортировка и оценка 

 Сначала стоит определить, какие документы отдаются на долгосрочное хранение, а какие – на временное. Для этого проводится экспертиза ценности документов. К примеру, сроки хранения первичной документации составляют не менее пяти лет, документация по списанию безнадежной дебиторской задолженности – свыше пяти лет, так как служит доказательством уменьшения налоговой базы для исчисления налога на прибыль.  

Такого рода нюансы следует учитывать, так как они порой значительно облегчают жизнь бухгалтеру.  

Шаг 2. Оформление дела  

Далее из документов необходимо сформировать дела. Оформляются дела в соответствии с требованиями ГОСТ. Для это нужно их сложить в аккуратные стопки, пронумеровать листы и сброшюровать в твердую обложку.  

На обложке необходимо указать номер дела, тематический архивный индекс, название организации и период, к которому относятся документы. Составляется заверительная надпись с печатью организации и подписью ответственных сотрудников. 

Шаг 3. Передача в архив  

Документы принимаются в архив в соответствии с общей описью, которая составляется для дел, передающихся на хранение. Сотрудник архива сверяет данные в описи и на обложках дел, проверяет правильность оформления и в конечном итоге расписывается о принятии дел в архив.  

Вот и все. Следование этому несложному плану избавит главного бухгалтера от лишних проблем, а организованное таким образом правильное хранение документов спасет организацию от штрафов.

 Звоните нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru мы поможем обработать документы правильно.

Первичные документы не могут вечно лежать в бухгалтерии, даже если там много просторных шкафов. Спустя определённый срок с ними нужно что-то делать, чтобы обеспечить безопасность данных, и освободить место для более актуальных бумаг. Не стоит думать, что вы можете просто взять и отнести свои папки в архив и положить их на полку.

Сроки хранения

Сроки хранения первичной документации составляют минимум пять лет, а некоторые другие документы, к примеру, связанные с исчислением налогов, следует хранить до 10 лет, а какие-то и 75! Чтобы в течение этого срока ничего не потерялось и не перепуталось, необходимо следовать установленным правилам оформления, при архивировании бухгалтерских документов. Работники архива очень щепетильно относятся к оформлению, ведь именно им спустя годы придется в спешке разыскивать вашу сегодняшнюю декларацию.

Очередность архивирования документов

• Документы по зарплате;
• Документы, срок хранение которых истек;
• Документы, срок хранение которых не истек.

Процесс архивирования

В первую очередь необходимо провести экспертизу ценности, чтобы выявить лишние копии и черновики и определить документы временного и длительного срока хранения. Затем из документов формируются стопки согласно их видам или принадлежности к определенному периоду. Стопки брошюруются, то есть подшиваются в твердую обложку. Листы нумеруются. Наиболее ценные документы, которые нельзя сшивать, складывают в папки или коробки. Это могут быть сертификаты, лицензии и т.п. На обложке дела тушью пишут опознавательные реквизиты: номер, индекс, название, период. Именно эти данные отражаются потом в картотеке, и по ним архивариусы осуществляют поиск. В начало каждого дела вкладывают внутреннюю опись (в случае, если название самого дела не раскрывает содержания), а также составляют заверительную надпись с подписями ответственных лиц и скрепляют печатью организации.  Для всех передаваемых в архив дел нужно составить общую опись, по которой сотрудник архива будет принимать у вас документы.

Почему мы

Аккуратно архивированные бухгалтерские документы можно смело нести в архив. И помните, что за нарушение порядка и сроков хранения бухгалтерских документов предусмотрена ответственность, которой можно избежать благодаря подходу к процессу архивированию бухгалтерских документов. Зачем вам платить штрафы за документы десятилетней  давности, о которых вы и думать забыли? Звоните нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или пишите на info@archiv-s.ru, мы поможем вам обработать документы правильно

Документы по личному составу — это те документы, которые регламентируют отношения работодателя и сотрудника. К ним относятся трудовые договора, распорядительные документы, списки личного состава, тарификационные ведомости и прочие документы, на основе которых ведется кадровый учет предприятия.

Кто отвечает за надлежащее оформление

 За надлежащее оформление и ведение документации по личному составу несет ответственность кадровое подразделение. Формируются дела для каждого типа документов: для личных дел, для приказов по личному составу, протоколов заседаний и т.д. Заголовки должны отражать содержание и соответствовать номенклатуре дел кадровой службы. Каждому делу присваивается учетный номер, а также вкладывается первоначальная внутренняя опись. Обеспечивается их безопасное конфиденциальное текущее хранение: в сейфе или запирающемся на ключ шкафу, корешками наружу. Для удобства рекомендуется располагать их в алфавитном порядке или по порядковым номерам. Все листы дела нумеруются и скрепляются между собой нитью на четыре прокола, затем место прошивки скрепляется печатью организации и подписью ответственных лиц. Составление внутренней описи (или уточнение уже существующей). Для личных она составляется с перечислением фамилий уволенных сотрудников и уточнением страниц, на которых содержится информация по каждому человеку. На обложке указываются необходимые реквизиты, название, дата, срок хранения документов, номер и тд.

Процесс передачи оформленных документов по личному составу

Следует помнить, что передача кадровых документов на архивное хранение должно осуществляться не позднее трех лет с момента их изъятия из делопроизводства. 
Сам процесс сдачи в архив происходит под контролем сотрудника архивного подразделения, который проверяет полноту и правильность оформления дел. Если на этом этапе были выявлены недочеты и ошибки, то они оперативно исправляются отделом кадров. Архивариус принимает дела строго по составленной описи, проставляя отметки о наличии каждого пункта.

Ответственность за сохранность личной информации

Организация отвечает за сохранность и нераспространение личной информации даже после передачи личных дел в архив, поэтому стоит также позаботиться о безопасности архивного помещения.

Обращайтесь к специалистам

Наши специалисты оказывают услуги по оформлению и обработке документов по личному составу, с последующей передачей документов в архив, включая согласование с принимающим архивом. Звоните нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru мы поможем обработать документы правильно.

Оперативное хранение документов — хранение документов, в задачи которого входит мониторинг сроков хранения документов и их своевременное уничтожение. Оперативное хранение документов осуществляется обычно в тех организациях, где документы в большом количестве всегда должны быть под рукой. 

Правильная организация оперативного хранения документов зависит от соблюдения определенных принципов. 

Принципы оперативного хранения документов 

• Условия хранения. Правильный температурный, а также и влажностный режим (около 20 °C, при относительной влажности не превышающей 55%). Ни в коем случае нельзя допускать, чтобы в хранилище завелась плесень, пыль или грызуны;
• Контроль. Выдача дел осуществляется сотрудником архива только по письменному официальному запросу, выдача справок и снятие копий документов также должна контролироваться архивариусом. 
• Конфиденциальность. Наиболее важные документы следует хранить более тщательно, по возможности ограничить доступ к ним. Можно даже составить список лиц, которые могут быть допущены к определенным документам.
• Оперативность. Основным принципом оперативного хранения документов  является быстрый доступ к ним. Важно обеспечить высокую скорость поиска нужного документа, для чего следует составить план архива и создать картотеку. Для оперативности поиска дела в архиве должны устанавливаться корешками наружу, их обложки — иметь максимально информативные подписи, а каждое дело — содержать внутреннюю опись. Кроме того, можно разделить документы на часто и редко используемые. Очевидно, что те документы, которые используются чаще, должны находиться ближе. 
• Своевременное уничтожение. Чтобы не перегружать архив, необходимо ежегодно проводить экспертизу ценности для выявления дел, подлежащих уничтожению. При этом составляется соответствующий акт и организуется вывоз документов к месту утилизации.

Позитивные моменты при выполнении принципов хранения документов

Выполнение этих условий гарантирует сохранность ваших документов, порядок в офисе и эффективную организацию работы всех подразделений. 

Итоги выполнения правил

Компании, уделяющие оперативному хранению документов должное внимание, не имеют проблем с архивным законодательством и проверяющими органами. Найти документ в архиве для таких фирм — дело одной минуты. 

Удобный вариант  ведение архива предприятия сторонней организацией.  

Данное  решение позволяет.  

Компаниям сконцентрироваться на собственном бизнесе, снизить финансовые риски, минимизировать управленческие и финансовые затраты. Сторонние организации берут на себя все обязательства необходимые для полноценного функционирование архива.
В итоге получается, что суммы, потраченные на оплату управления и ведения архива организацией, могут оказаться заметно меньше, чем те средства. Что тратятся на содержание собственной архивной службы. При этом качество оказываемых услуг по ведению архива – на высоте. Специалисты таких организаций обычно всегда в курсе всех изменений в законодательстве.

Звоните нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru мы поможем обработать документы правильно.

Каждая организация обязана соблюдать особые правила хранения документов  по личному составу. Эти правила закреплены законодательно. Это связано, прежде всего, с необходимостью содействия государственному пенсионному  страхованию и соблюдения правил трудового кодекса при работе с персоналом.  Также и конституция гарантирует права на информацию, подтверждающую социальный статус.  А с конституцией спорить опасно.

Проблемы нарушение в ведении кадрового документооборота

Малейшее нарушение в ведении кадрового документооборота грозит не просто штрафами, как в случае с бухгалтерской документацией,  а крупными спорами и судебными разбирательствами. 
Дело в том, что документы по личному составу в первую очередь подтверждают трудовой стаж работника и являются обоснованием для получения пенсии и других социальных льгот.  Если же по вине работодателя будет допущена ошибка, из-за которой будет занижен размер пенсионных выплат,  работник имеет полное право подать судебный иск на довольно крупную сумму. И такие дела чаще всего решаются в пользу пострадавшей стороны.

Кадровые документы имеют самые длительные сроки хранения

А еще это важнейший источник исторических сведений для социальных и научных исследований. Именно поэтому для кадровых документов установлены самые длительные сроки хранения. 

Сроки хранения основных кадровых документов: 

• Архив переписки об учете кадров, их перемещении, приеме и распределении – 5 лет.
• Документы о проверке работы с кадрами (доклады, сводки, справки, сведения) – постоянно;
• Личные дела (заявления, автобиографии, выписки, приказы) работников – 75 лет. Для руководящего состава – постоянно;
• Личные карточки работников, характеристики тех, кто не имеет личных карточек, а также трудовые договора и соглашения, не вошедшие в дело, хранятся 75 лет;
• Списки сотрудников, а именно руководящего состава, ветеранов и участников ВОВ, а также награжденных государственными наградами должны храниться постоянно.
• Подлинники личных документов (трудовых книжек, дипломов, аттестатов и т.д.) хранятся в отделе кадров до востребования. А невостребованные документы должны храниться не менее 50 лет.

Говорить о том, что их терять не стоит, излишне.  И руководитель организации вместе с начальником отдела кадров обязан обеспечить надежное хранение документов как текущее, так и архивное. 

Основные требования к хранению:

• Отдельное помещение для текущего хранения;
• Шкафы или ящики, запирающиеся на ключ;
• Ограничение доступа посторонних лиц;
• Отдельное помещение архива и последующий контроль доступа к нему.

Звоните нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или  info@archiv-s.ru мы поможем решить ваш вопрос