Автор: konst_archiv_s

В процессе работы любой компании, будь то крупная корпорация или только начинающая свой путь в бизнесе фирма, накапливается достаточно большой объем документации. При этом работа с документацией, обработка архивов является достаточно сложным и длительным процессом, требующим специальных навыков и опыта. 

Компании предоставляющие  архивные услуги

До недавнего времени абсолютное большинство фирм, компаний, различных организаций работали с архивами самостоятельно — и даже не потому, что не хотели воспользоваться силами сторонних специалистов, а потому что просто не имели возможностей — компаний, предоставляющих такую архивную услугу, как обработка архивов, было очень немного.

Рынок архивных услуг сегодня

К счастью, на сегодняшний день ситуация изменилась кардинальным образом — появилось достаточно большое количество предложений в этом сегменте рынка. И возможность привлечь к обработке архивов профессионалов сегодня является привлекательной для многих организаций.

Если обработка архива доверяется профессионалам, то:

• освобождаются временные и трудовые резервы, которые могут быть направлены на развитие приоритетного для компании направления;
• появляется уверенность в качестве выполняемых работ. Архивные компании, выполняя такие услуги, как обработка архива, берут на себя определенные обязательства, и, соответственно, дают гарантии того, что ни один важный документ не будет утерян, испорчен и так далее;
• появляется возможность пользоваться современными методами, новейшими инструментами по обработке архивов. Например, речь может идти об оцифровке бумажных архивов;
• появляется уверенность в том, что обработка архива производится в соответствии с законодательной базой РФ на данный момент, что очень важно, так как в этом плане российское законодательство достаточно быстро меняется, и необходимо быть в курсе всех изменений.

Высокий уровень сервиса и качество услуг

Разумеется, это далеко не все преимущества, о которых можно говорить, если обработка архивов ведется профессионалами.
Другое дело, что среди огромного числа предложений на современном рынке далеко не всякая компания готова предложить высокий уровень сервиса, качество услуг, полную конфиденциальность получаемой во время работы с документацией компании-заказчика информации.
Поэтому к выбору архивной компании следует подходить очень серьезно и ответственно. Впрочем, если вы читаете эти строки, можете считать, что нужный вам вариант вы уже нашли. 

Обработка архивов — основная деятельность компании, и сотрудники «Архивного Сервиса» справляются со своими задачами на высшем уровне — обеспечивая оперативность и высокое качество работы.

Конфиденциальное хранение документов в настоящее время является весьма востребованной услугой. Многие компании успели по достоинству оценить услуги оказываемые профессионалами по организации архивов документов на территории клиента. Проблема в том, что в большинстве фирм архивы организованы не грамотно, отсутствует четкая структура хранения и поиска документов. Поэтому порой бывает довольно сложно найти нужный документ. На поиски может уйти огромное количество, как сил, так и времени.

Организация архива архивной компанией

Специалисты архивной компании берутся за решение этой проблемы. Они составляют описи, систематизируют, выполняют переплет и упаковывают документы для дальнейшего их хранения.

Обращение к услугам внеофисного хранения документов

Все чаще и чаще крупные фирмы обращаются к услугам внеофисного хранения документов. В этом случает после предварительной систематизации и архивной обработки документы подлежат вывозу для последующего хранения их на территории архивной компании. 

Преимущества внеофисного хранения документов очевидны. 

Прежде всего, предприятия, для которых конфиденциальное хранение документов является профессиональным долгом, гарантируют защищенность информации содержащейся в документах. Документы, переданные на хранение в подобную фирму, находятся под ее правовой, экономической и технической защитой. Это значит, что им не страшна ни атака конкурентов, ни внезапный визит правовых органов.

Вопрос изъятия

Многим знакома ситуация когда правоохранительные или органы изымают документы с целью их последующей проверки. Получить их обратно, как правило, бывает невероятно сложно. Компания, занимающаяся хранением документов, вправе дать отказ выдачи документов, и тем самым предотвратить возникновение конфликтной ситуации.

Экономия на аренде площадей

Помимо этого, хранить документы в специализированных архивных компаниях выгодно, так как можно сэкономить на аренде площадей под собственный архив и оплате труда работников архива.

Однако большинство видов документов рано или поздно подлежат уничтожению. Согласно с законодательством Российской Федерации срок хранения документов составляет от 5 до 75 лет. По истечении установленного срока хранения документация уничтожается.

Конфиденциальное уничтожение документов с истекшим сроком хранения

Конфиденциальное уничтожение документов с истекшим сроком хранения — это еще одна услуга, предоставляемая архивными компаниями. 

Возможно проведение уничтожения документов  хранящихся в офисе клиента. Для этого специалистами компании производится предварительный отбор и оценка объема документов, подлежащих уничтожению. Оформляются описи, акты, а также другая необходимая в таких случаях документация. После чего подлежащая уничтожению документация вывозится для проведения ее утилизации на специализированном оборудовании компании исполнителя.

Уничтожение документов из архивохранилища архивной компании

Конфиденциальное уничтожение документов может производиться по истечении сроков хранения также из архивохранилища архивной компании, естественно предварительно получив на это письменное распоряжение клиента. После проведения работ по уничтожению в базу данных вносится запись, подтверждающая акт уничтожения и ведение истории этих документов прекращается.

Компании по вывозу и конфиденциальному уничтожению документов

ООО «Архивный Сервис» оказывает услуги по вывозу и конфиденциальному уничтожению документов на промышленных шредерах. Благодаря использованию современной техники и новейших технологий процесс утилизации или уничтожения быстрый и экологически безопасный.

Проконсультироваться с нашими специалистами вы можете по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru

С начала основания каждая организация накапливает большую базу документов, которые по истечению установленных законодательством сроков необходимо передавать в архивы. В архивы сдаются кадровые документы по личному составу, все дела при реорганизации, банкротстве, ликвидации компании и в других случаях. Правильная передача документов в государственный архив — настоящая проблема для кадровиков, которым не часто приходится выполнять такие задачи. Ведь нужно точно знать сроки, в течение которых документы должны быть сданы в архив, правильно их подготовить, сформировать дела, заверить, а также отследить целость дел и обеспечить условия конфиденциальности. 

Подготовка документов перед сдачей в архив включает: 

• Экспертиза (оценка) научной и практической ценности документов;
• Отбор необходимых дел к сдаче в архив;
• Описание документов;
• Оформление архивных дел;
• Обеспечение их сохранности;
• Согласование всех учётных документов с принимающим архивом;

А зачем вообще сдавать в архив документы?

Архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий. Дела для сдачи документов в архив готовятся в соответствии с общегосударственными требованиями, изложенными в нормативных документах. В архив организации сдаются дела постоянного и временного хранения через определённый срок после завершения их делопроизводством  в структурных подразделениях или отделах. Правильность формирования и оформления дел, соответствие их количества описи проверяется сотрудником архива предварительно, на стадии подготовке к сдаче документов в архив.  Одной из главной функции архива является работа с поступающими запросами на принятые документы, которые хранятся в архиве. Соответственно в связи с этим большое внимание и уделяется правильному оформлению дел. 

Порядок сдачи в архив: как это обычно происходит в действительности

•  Согласование возможности приёма документов с принимающим архивом;
•  Выяснение требований архива по оформлению документов, подлежащих передачи;
•  Архивная обработка и оформление документов согласно всем требованиям;
•  Оформление описей и научно-справочного аппарата (историческая справка и предисловие)
•  Согласование всех описей и научно-справочного аппарата с принимающим архивом;
•  Физическая проверка дел архивом перед передачей;
•  Получение Акта-приёма-передачи документов.

Сдача документов в архив осуществляется по заранее утвержденному графику. Дела сдаются по описям и с приложением справочного аппарата архива. 

Конечный итог передачи

А главным итогом сдачи документов в архив, должен быть Акт приёма-передачи документов, подписанный принимающей и сдающей стороной. Где отражаются следующие показатели. Что сдано, кем сдано, количество дел, дата передачи и состояние документов. 

ООО «Архивный Сервис» оказывает широкий спектр архивных услуг.

Обращение в Компанию «Архивный Сервис» позволяет качественно и оперативно решить все вопросы, связанные с передачей документов в государственный архив.  

 «Архивный Сервис» оказывает широкий спектр архивных услуг. В том числе консультирует клиентов по вопросам делопроизводства, составляет дела, выполняет ответственное внеофисное хранение документов , формирует электронный архив, передает документы в государственный архив и уничтожает материалы. Все архивные работы осуществляются в соответствии с действующим законодательством и не противоречат внутреннему распорядку компании. Специалисты архивной фирмы используют современное оборудование, которые позволяет качественно оказывать услуги. 

В компании работают профессионалы

В компании работают профессиональные переплетчики и архивисты, которые имеют обширную практику работы в государственных, ведомственных и муниципальных архивах. При оказании архивных услуг исключена порча или утрата материалов. Профессионалы в сжатые сроки составят дела, так чтобы каждый документ мог свободно читаться. Дела систематизируются, каждый документ располагается в хронологическом порядке, нумеруются листы.

Работа сотрудников при передаче дел 

Когда осуществляется передача документов в государственный архив несколько дел может быть объединено в одно. При выполнении архивных услуг квалифицированные специалисты проводят экспертизу ценности материалов, отбирают документы, которые подлежат передаче на государственное хранение. А также составляют перечень документов, с временными сроками хранения. Уничтожение материалов выполняется только после согласования описи с государственным архивом. В Компании «Архивный Сервис» можно заказать весь комплекс архивных услуг или только передачу документов в государственный архив.

Проконсультироваться с нашими специалистами вы можете по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru

Одной из услуг, профессионально оказываемых нашими специалистами, является аудит архива предприятия. Суть услуги заключается в оптимизации и проверке наличия и состояния хранящихся в архиве дел.

Целесообразность аудита архива

Целесообразность аудита архива для защиты долгосрочных интересов компании, ее клиентов и персонала не вызывает ни малейших сомнений — так же, как не вызывает сомнений необходимость профессионального подхода к выполнению такого аудита. Именно такой подход мы предлагаем своим клиентам, специалисты которой имеют большой опыт выполнения аудита архивов, принадлежащих предприятиям разных форм собственности. 

Этапы работ по аудиту архива:

На первом этапе работы архивистами выполняется предварительный осмотр архива, в ходе которого производится оценка объема предстоящей работы и ее согласование с заказчиком. Важную роль на данном этапе играет критерий существенности, грамотное применение которого способно свести к минимуму временные и финансовые затраты.

Инвентаризация архива

В ходе последующей инвентаризации определяется количество дел, входящих в архив, их разнесение по категориям в соответствии с перечнем типовых документов и номенклатурой дел. Отбираются дела, находящиеся в неудовлетворительном состоянии, составляется акт на их уничтожение. Производятся сортировка дел по срокам их хранения и экспертиза ценности документов, входящих в дела архива, с составлением соответствующего заключения о результатах экспертизы.

Отбор по срокам хранения

На следующих этапах аудита архива производится отбор документов постоянного, длительного и временного сроков хранения, в ходе которого составляются соответствующие описи. Систематизируются документы по личному составу (приказы о приеме, увольнении, перемещении, ведомости по начислению заработной платы, трудовые контракты, ряд других). 

Типовой отчет

• общий объем архивных единиц хранения;
• количество формируемых архивных единиц в год;
• основные группы документов и процессы их формирования, движения, учета и хранения;
• приблизительный объем документов к уничтожению;
• оценка текущего состояния документов;
• оценка условий хранения документов;
• заключение по выявленным рискам и нарушениям;
• пути оптимизации корпоративного архива.

Звоните нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru мы сэкономим Вам деньги на содержание документов.

Поточное сканирование документов дает возможность быстро обрабатывать большой объем архивной документации (десятки тысяч листов!) при создании электронного архива. Поточное сканирование документов — самый быстрый способ перевода в электронный вид расшитых документов. В результате поточного сканирования документов происходит качественное сохранение графического образа документов, что облегчает его дальнейшее распознавание и конвертацию в текстовый формат.

Поточное или ручное

Если ваш архив – это большое количество документации одного типа, то поточное сканирование документов будет для вас идеальным решением перевода бумажного архива в электронный вид. Если нет возможности расшить документы, то папки сканируются в ручную.

Возможности систем сканирования

Система сканирования бумажных документов и просмотра их электронных образов позволяет работать с электронными копиями бумажных документов, выводить изображение в разных масштабах, разглядывать детали в режиме «увеличительного стекла», панорамировать, удалять с изображения пятна и многое другое. Программа пакетного сканирования ориентирована на автоматизацию процессов массового (потокового) сканирования многостраничных документов.

Преимущества использования потокового сканирования для организации

• Снижение трудозатрат на ввод информации в базы данных;
• Повышение эффективности управления документами;
• Снижение временных затрат на поиск документов;

Идеальное качество от работ

Мы гарантируем высокое качество работ по сканированию документов. Весь процесс сканирования контролируется специалистами высокого класса, которые обучены всем тонкостям процесса поточного сканирования документов.

Сэкономим ваше время и деньги

Мы сэкономим ваше время и деньги, выполнив обработку бумажного архива поточным сканированием документов значительно быстрее и профессиональнее ваших сотрудников. Наши специалисты сами определят, какой метод оцифровки документов применить в вашем конкретном случае.

Стоимость

Вас так же порадует и стоимость наших услуг, потому что поточное или автоматическое сканирование документов предполагает огромную производительность и высокое качество работы при значительной низкой стоимости.

Индивидуальный подход

Исходные и полученные в результате сканирования документы будут переданы в удобной для вас форме. Оцифровка архива методом поточного сканирования документов в нашей компании поможет привести в порядок ваш архив и сделать работу с ним приятным и простым занятием!

Звоните нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или  info@archiv-s.ru мы поможем обработать документы правильно.

Существуют установленные правила передачи документов внутри организации, которые должны неукоснительно соблюдаться. Эти правила различны для дел постоянного и временного хранения.

Документы длительного хранения

В отношении дел постоянного и временного (более 10 лет) хранения действует правило, согласно которому такие дела подлежат полному оформлению. Это же правило распространяется и на дела, содержащие документы по личному составу. При полном оформлении дел выполняется их подшивка или переплет, листы дела нумеруются, составляется так называемый лист-заверитель, а также внутренняя опись документов. В обложку дела вносятся необходимые реквизиты (наименование организации, регистрационный номер дела, его заголовок и крайние даты). 

Оформление дел временного хранения

При передаче документов внутри организации и формировании дел временного хранения (до 10 лет включительно) эти дела подлежат частичному оформлению. В соответствии с данным правилом можно пренебречь нумерацией листов дела, а также составлением заверительных надписей. 

Оформление дел

Переплёт и подшивка дел при передаче документов внутри организации выполняются так, чтобы была сохранена возможность свободного чтения. Перед переплетением или подшивкой из документов удаляются металлические скрепления.

Проверка правильности

Ответственный сотрудник организации проверяет правильность формирования дел перед тем, как передать. В ходе этой проверки сопоставляется количество дел, которые были включены в опись. Недостатки, которые выявляются при проверке, должны быть устранены сотрудниками, формировавшими дела и допустившими нарушения существующих правил передачи документов внутри организации.

Прием дел

При приеме дел на обоих экземплярах описи делается отметка о фактическом наличии дела; особо ценные дела подлежат полистной проверке. Проконсультироваться со специалистами вы можете по телефону:8 (495) 227-04-94или info@archiv-s.ru

Восстановление бухгалтерских документов — ряд действий по обнаружению и воссозданию документов, которые обязательны для составления всевозможных отчетов и налоговых деклараций. Восстановление бухгалтерских документов  в случае их утраты поможет забыть о многих ошибках при ведении бухгалтерского учёта, снимет вопросы контролирующих органов, исключит налоговые санкции и арест банковских счетов организации.

Когда нужно восстановление бухгалтерских документов

Восстановление бухгалтерских документов необходимо в случае полного или частичного отсутствия регистров во время определённого периода, а также если были сделаны ошибки в составлении первичных данных. Как правило, восстановление бухгалтерских документов более эффективная процедура, по сравнению с исправлением документации по результатам аудита.

Процедура восстановления бухгалтерских документов

При восстановлении банковских документов, их нужно запросить в банке, а товарные накладные, счета-фактуры, накладные и прочие – у контрагентов.

Если утеряны данные с электронных носителей, их можно заново распечатать.

Когда электронных данных нет, сначала восстанавливают банковские документы, чтобы увидеть суммы, оплаченные или полученные по безналу. Затем – запрашивают дубликаты у контрагентов. Остальные регистры восстанавливают, на основании полученных документов. 

Какие документы нужно восстановить?

Восстанавливаются лишь те документы, срок хранения у которых еще не истек. В п. 1 ст. 17 ФЗ от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» говорится, что все документы следует хранить не менее пяти лет. Более конкретные сроки указаны в вышеназванном перечне.

Процедура восстановления бухгалтерских документов

Процедура восстановления бухгалтерских документов производится отдельно или в комплексе с другими услугами по систематизации и обработки документов.

Следует помнить:

Чтобы избежать ответственности за налоговое правонарушение, организация должна полностью восстановить утраченную документацию.

Проблемы, решаемые благодаря восстановлению бухгалтерских документов:

• Удаление неточностей и ошибок ведения налогового и бухгалтерского учета;
• Минимизация расходов при налогообложении;
• Улучшение или создание с нуля методологии бухгалтерского учета компании;
• Переход ведения документов на автоматическую, электронную базу;
• Предоставление корректных данных в налоговую инспекцию;
• Создание рекомендаций о финансово-хозяйственной сфере компании.

Восстановление бухгалтерских документов произведите не откладывая

Восстановление бухгалтерских документов необходимо производить не откладывая «на потом», поскольку любое замедление может привести к финансовым последствиям для организации. Услуга восстановления бухгалтерских документов может выполняться в полном объеме или частично, вместе с с бухгалтерским отделом компании или отдельно.

Восстановление бухгалтерской документации — непростой и кропотливый процесс, который не возможен без высокого профессионализма, опыта и ответственности. 

Компания «Архивный Сервис» оказывает услуги по восстановлению бухгалтерских документов 

 Если в ходе архивной обработки документов выявится утрата бухгалтерских документов  «Архивный Сервис»  окажет всестороннюю помощь по восстановлению документов. 

Архивная обработка позволит Вам обеспечить:

• своевременное комплектование документами;
• учет и сохранность документов;
• эффективное использование хранящихся в архиве документов. 

Проконсультироваться с нашими специалистами вы можете по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru

Четкий и отлаженный рабочий процесс с минимальными затратами времени на поиск нужного документа возможен лишь при условии оптимизации документооборота. Неудивительно, что эту цель ставят перед собой многие компании. И первым шагом на пути ее достижения становится профессиональная каталогизация документов — неотъемлемая часть работы с любыми архивами.

Понятие каталогизации документов

Под каталогизацией документов принято понимать всю совокупность рабочих процессов, которые в конечном итоге приводят к созданию и полноценному функционированию более или менее сложной системы каталогов, удобных для хранения ваших документов . 

Преимущества создания  каталога архивных документов

Создание полного и удобного в использовании каталога архивных документов позволит каждой компании значительно оптимизировать процесс делопроизводства, урегулирует работу архивного отдела и сэкономит время абсолютного большинства сотрудников, которое им приходится тратить на поиск того или иного документа. Попытка самостоятельной каталогизации документов в давно функционирующей фирме неминуемо обернётся затяжной неразберихой. Поэтому специалисты-архивариусы настаивают на создании каталогов на начальном этапе существования любой организации. 

Наша компания оказывает полный спектр услуг по каталогизации документов. 

Мы предлагаем нашим клиентам создание полной и удобной в использовании системы каталогов, способной значительно облегчить поиск нужной информации.

Разработанная система каталогов

Разработанная нами общая система каталогов объединяет в себе три основных базы — предметный, тематический и систематические каталоги. В основу такой системы кладутся метаданные документа — сведения, не включенные непосредственно в документ, однако напрямую с ним связанные. При этом каждый архив всегда интегрирован с более высокоуровневыми системами, единицей которых он является.

Каталогизацию данных на бумажных и на электронных носителях.

В зависимости от потребностей заказчика мы произведем каталогизацию данных, размещенных как на материальных (бумажных), так и на электронных носителях. Также возможна разработка электронного каталога для каталогизации материальных документов или одновременное создание объединенных систем электронного и материального каталогов.

Работа с документами

В ходе оказания услуги наши специалисты разработают классификацию, изучат и распределят документы, составят их библиографическое описание. Затем, в зависимости от вида физического носителя, мы создадим бумажные каталожные карточки либо введем данные в электронный каталог.

Дополнительные работы с каталогами 

При необходимости к каталогам могут быть дополнительно составлены указатели (алфавитные, предметные и другие). 

Наряду с разработкой логической структуры размещения документов мы произведем организацию их физических хранилищ таким образом, чтобы те обеспечивали миграцию носителей, сохранность информации и контроль целостности данных. Наконец, услуги по каталогизации могут включать непосредственно работу с каталогами, а именно их регулярное пополнение, редактирование и использование в поиске необходимых документов.

Работа в соответствии с  законодательством

Все действия по каталогизации документов выполняются нами в соответствии с  законодательством. Обратившись к нам, вы можете рассчитывать, что созданные нами каталоги помогут в работе персоналу вашей организации, и в конечном итоге будут способствовать более эффективному функционированию всего предприятия.

Звоните нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или  info@archiv-s.ru мы поможем обработать документы правильно

В процессе деятельности любой организации накапливается большой объем документов различной важности. Именно поэтому своевременное и правильное уничтожение документов, не подлежащих хранению, является актуальным вопросом в делопроизводстве любой компании, организации.  Стоит отметить, что процесс уничтожения документов строго регламентирован законодательством РФ. Так, уничтожение документов, не подлежащих хранению, начинается с  полистного просмотра документов, который определит ценность документов. Далее  надо отобрать из них те, которые следует хранить дальше, а какие нужно уничтожить.

В результате работы определены:

• дела постоянного хранения;
• дела временного хранения;
• дела, не подлежащие хранению.  

Список документов, не подлежащих хранению 

Список документов, не подлежащих хранению, должен быть утвержден руководством организации, в виде акта о выделение документов, не подлежащих хранению в некоторых ситуациях, также и вышестоящими организациями. Только после того, как  акт утверждён. документы, не подлежащие хранению, я может быть уничтожена. При этом, после уничтожения документации необходимо составить ещё один акт.

Срок хранения не истек

Нужно отметить также тот факт, что уничтожение документов, срок хранения которых не истек, запрещено. Порча личных дел, отчетов может повлечь за собой материальную ответственность. В некоторых случаях предусмотрена не только административная  ответственность, но также и уголовная.

Составление акта к уничтожению

После выделения документов к уничтожению составленный акт рассматривается и утверждается Экспертной комиссией(ЭК) или экспертно проверочной комиссии(ЭПК),  соответствующего учреждения, затем руководителем организации, после чего организация имеет право уничтожить дела, включенные в акт. По утвержденным актам документы с истекшими сроками хранения,  вывозится и утилизируются.

Неважно на каком уровне будет вестись делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным обменом электронными документами — в любом случае выделение документов к уничтожению и работа с документами не подлежащим хранением осуществляется по установленным правилам: 

Правила выделение документов к уничтожению

•  Решение об уничтожении документов;
•  Полистный просмотр документов;
•  Отбор и выделение документов к уничтожению;
•  Составление акта о выделение документов к уничтожению не подлежащих хранению;
•  Утверждение акта о выделение к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
•  Конфиденциальное уничтожение документов;
•  Составление акта о том, что документы физически уничтожены.

Уничтожение документов, не подлежащих хранению, можно, конечно, произвести и самостоятельно — документацию либо сжигают, либо уничтожают с помощью шредера. Однако, первый вариант чреват проблемами с пожарной службой, второй подходит только для небольших объемов документации.

Услуги по уничтожению документов

Поэтому все большей популярностью пользуются услуги посреднических фирм, которые, кроме всего прочего, берут на себя работу по выборке необходимых документов, соблюдают правильный порядок уничтожения документов. Своевременная выборка и уничтожение документов, не подлежащих хранению, представляет собой совокупность услуг, которые способствуют оптимизации работы организации, документоведения.

Оперативное уничтожение документов

Высококвалифицированные специалисты нашей компании в кратчайшие сроки и с максимальным качеством выполнят все поставленные перед ними задачи, в том числе, и уничтожение документов, не подлежащих хранению. Мы производим уничтожение бумажных документов любых форматов. Специалисты Компании «Архивный Сервис» проведут грамотную экспертизу ценности документации, отобрав те документы, которые должны быть уничтожены. По результатам выборки нами составляется Акт об уничтожении документов, не подлежащих хранению.

Упаковка и вывоз

Дела, подлежащие уничтожению, упаковываются и передаются нам для утилизации. Причем и погрузка документации, и ее вывоз на уничтожение будет осуществляться строго под контролем нашего сотрудника, который отвечает за сохранность документов архива. Передача документов, подлежащих уничтожению, оформляется накладной или актом, в которой следует указать дату передачи документации, а также количество передаваемых дел. 

Обращаясь в нашу компанию, вы получаете возможность сосредоточиться на основном направлении вашего бизнеса, в то время, как наши специалисты займутся архивной работой.

Звоните нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или  info@archiv-s.ru мы поможем уничтожить документы правильно.

Большой объём бумаг, с которыми приходится сталкиваться в своей работе практически любой организации, рано или поздно требует систематизации – для этого и создаётся архив бумажных документов. Но, если компания или государственная структура, функционируют долго, бумажный архив может «не справляться» со своими задачами.

Комплекс мероприятий по оптимизации документооборота

Поэтому комплекс мероприятий по дальнейшей оптимизации документооборота включает сканирование архивов. Процесс сканирования или оцифровки может осуществляться на любом этапе приведения в порядок документов организации: при подготовке к созданию полноценной системы документооборота, при каталогизации документов, их ранжировании по степени важности и т.д.

Профессиональное сканирование архивов

Процедура существенно упрощается, если документы компании уже распределены на нуждающиеся в сохранении и оцифровке и на те, что должны быть уничтожены – в этом случае существенно сокращается время сканирования. В целом, сканирование архива проходит через следующие этапы:

• категоризация (или проверка правильности категоризации, если она уже была проведена);
• распределение документов по типам (сканирование документов архива, например, содержащего схемы или рисунки требует совсем иного подхода и настроек оборудования, нежели сканирование бухгалтерских бумаг или юридических);
• собственно сканирование архива, с маркировкой каждого документа.

Сканирование архива и его преимущества

С точки зрения ускорения работы с документами, сканирование архивов позволяет:использовать один и тот же документ несколькими сотрудниками и ускорить поиск любого документа, благодаря маркировке.

Сканирование помогает сэкономить:

• пространство офиса, необходимое для хранения документов организации;
• деньги, которые пришлось бы потратить, например, на уничтожение ненужных документов;
• время каждого сотрудника.

Современная техника сканирования

Благодаря современной технике, обладающей хорошим разрешением и цветопередачей, возможно сканирование архива, содержащего фотографии, цветные изображения, схемы и графики, слайды – без потери информации на них, с сохранением, как цветовой гаммы, так и соответствующей чёткости графики.

Повышение уровня безопасности хранения документов

Немаловажно, что сканирование архива существенно повышает и уровень безопасности хранения документов организации. Должный уровень безопасности сохраняется и в том случае, если сканирование архивов производится на территории компании, оказывающей эти услуги: оцифровка происходит в присутствии представителя организации-заказчика. 

Этапы сканирования документов:

• Выяснение у клиента задачи и наличие программного обеспечение для работы с электронными документами;
• Подготовка документов к сканированию: разброшюровка дел, изъятие скрепок, файлов и других крепежей;
• Сканирование документов любых форматов;
• Настройка и установка при программного обеспечение для работы с электронными документами;
• Ввод информации в карточки поиска отсканированных документов;     
• Проверка введенной информации;
• Сдача работ клиенту;

Работайте со специалистами

В наших силах не просто выполнить сканирование документов, мы поможем вам привести в порядок все архивы и расставить все на свои места. Мы обязательно научим вас и ваших сотрудников обращаться с цифровым архивом. Работая с нами, вы существенно облегчите работу себе, а также вашим сотрудникам, которые теперь могут тратить свое время на работу, а не на поиски бумажек.