Автор: konst_archiv_s

Чем о более крупной организации, компании идет речь, тем больше хранится документов в ее архиве, тем сложнее ее документооборот, тем более привлекательно выглядят услуги по оцифровке архивов. Итак, что такое оцифровка архивов — это процесс по сканированию и каталогизации документов.

Неудобства при работе с бумажными архивами

Так, в больших архивах на поиск нужного документа очень часто приходится тратить много времени сил. Кроме того, наиболее часто используемые документы со временем могут быть повреждены или вообще «потеряны», если их ошибочно расположили в архиве. Нередко в любом виде бизнеса случаются ситуации, когда требуется высокая оперативность в предоставлении информации: бывает нужно быстро подготовить документы для подписания, сделать бумажные или цифровые копии, аккуратно сброшюровать — при работе с бумажными архивами оперативность теряется. Это далеко не полный перечень неудобств, с которыми приходится сталкиваться при работе с бумажными архивами. Но при этом существует достаточно простой и элегантный способ решения проблемы — оцифровка документов.  

Преимущества оцифровки архивов? 

• стоит отметить уменьшение нагрузки на бумажные архивы, а также на участок ксерокопирования. Так, теперь если одновременно нескольким сотрудникам организации понадобился один документ, его совершенно не обязательно ксерокопировать.
• оцифровка документов позволяет существенно сократить расходы на содержание бумажного архива, а также высвободить некоторую площадь, ранее используемую под хранение бумажных архивов.   

Как происходит процесс оцифровки документов?

• Специально обученные специалисты занимаются сортировкой документов (на территории вашей компании или доставляют их на территорию организации, занимающейся оцифровкой архивов), затем с помощью современных сканеров производят оцифровку архивного фонда в полном объеме или отдельных документов.
• Штрих-коды и печатные документы системой оптического распознавания символов автоматически переводятся в электронный вид. При этом сохраняются ключевые реквизиты документов: название, дата, тип, контрагент и так далее.
• Для того, чтобы избежать возможного искажения при перепечатывании контактных данных, телефонов для оцифровки рукописной информации при оцифровке архивов применяется система двойного ввода. То есть, оцифровка документов в будущем даст вам возможность осуществлять полноценный оперативный поиск по ключевым словам или поиск по определенным типам документов/контрагентам. 

Управление файлами

Электронные архивы позволяют управлять файлами, полученными в результате сканирования. После оцифровки архивов бумажные документы подлежат систематизации и описанию. Они брошюруются, составляется систематизированный полный каталог документов с учетом потребностей и специфики компании заказчика. Это позволяет в дальнейшем существенно экономить силы и время при работе с архивами.  

Работы по оцифровке архивов

В настоящее время актуальна оцифровка архивов и хранение электронных копий документов. В результате оцифровки архивов каждый документ приобретает электронную копию, что может служить дополнительной гарантией сохранения информации. Документы, могут содержать чертежи, схемы, подписи, печати. Специалисты нашей компании — это команда высококвалифицированных специалистов, которые успешно завершили не один проект. Нашими клиентами были как мелкие организации, так и крупнейшие компании, где архивы действительно занимали не одну комнату. Мы имеем богатейший опыт работы с документами и архивами любых объемов. Оцифровка документов и архивов — это самый рациональный и удобный вид хранения любых документов различного назначения. Мы прекрасно понимаем, что нам придется напрямую работать с вашими документами, в связи с чем заявляем: каждый наш сотрудник сохраняет полную конфиденциальность и забывает о содержании каждого документа после его оцифровки. Обращайтесь к нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru

Историческая справка представляет собой специальный письменный документ, который составляется в архиве. Процесс составления исторической справки является достаточно сложным и трудоемким процессом, доверить который лучше настоящим профессионалам и специалистам своего дела. Данный документ содержит все необходимые сведения касательно истории основания и развития фондообразователя, основную краткую, но очень емкую характеристику по содержанию и составу имеющихся документов фонда архива и прилегающего к нему научно-справочного аппарата, а также архивного и документального фондов.

Предисловие исторической справки

Составление предисловия исторической справки в независимости от вида фонда архива, состоит из следующих нижеуказанных разделов:

• истории фонда (фондообразователя);
• непосредственно истории данного учреждения;
• основных характеристик различных документов, принадлежащих данному фонду.   

Источники сведений для исторической справки

Ключевыми источниками, которые служат для написания предисловия исторической справки, являются существующие на сегодняшний день в высших органах государственного управления и власти правовые акты, различные документы так называемого учреждения или фондообразователя, а также документы его вышестоящей организации. При этом активно используется справочная и историческая литература, дело указанного фонда и документы учетного характера.
В процессе составления исторической справки для отыскания всех необходимых сведений, также может активно использоваться имеющийся в организации архивный научно-справочный аппарат, а именно: печатные издания, различные описи существующих дел, а также систематические каталоги. 

Содержание исторической справки

Содержание и объем составленной нашими высококвалифицированными специалистами исторической справки полностью зависят от таких факторов, как:

• информативность данных, которые были собраны в процессе работы; 
• их количества;
• от сроков подачи и рассмотрения необходимых материалов;
• сметной стоимости. 

Требования к исторической справке

При составлении документа историческая справка необходимо применять такие основополагающие требования, как жесткое соблюдение хронологической последовательности данных, четкое изложение существующих фактов, исключая различного рода домыслы, употребление в обязательном порядке сносок и ссылок на используемый источник при употреблении цитат и выписок, а также при употреблении в процессе работы сообщений устного характера (со слов).

«Архивный Сервис» предлагает свои услуги по оцифровке документов и архивов.

Специалисты нашей компании — это команда высококвалифицированных специалистов, которые успешно завершили не один проект. Нашими клиентами были как мелкие организации, так и крупнейшие компании, где архивы действительно занимали не одну комнату. Мы имеем богатейший опыт работы с документами и архивами любых объемов.

Обращайтесь к нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru 

Закон «О бухгалтерском учете» требует непрерывное документирование всех процессов на предприятии. Каждый шаг, будь то покупка оборудования, уплата налогов или заказ уборки офиса в сторонней компании должен сопровождаться документами, отражающими суть операции. 

Сроки хранения первичных бухгалтерских документов

Такие документы бухгалтера любовно называют «первичкой» и относятся к ее хранению очень трепетно.  Она аккуратно копится в папках по месяцам в течение каждого календарного года. Это необходимо для того, чтобы даже после проведения суммы в системе вы всегда имели под рукой обоснование каждой проводки.
Такие документы положено хранить не менее 5 лет, так как они могут понадобиться также и для целей налогового учета.  

Ответственный за хранение

Организовать хранение непрерывного бумажного потока – задача главного бухгалтера, который является ответственным за сохранность и конфиденциальность всей бухгалтерской документации. 

Хранение документов в офисе 

Главное требование к хранению – полнота и системность. Все первичные документы должны быть подшиты в папки таким образом, чтобы было легко найти нужную бумагу по дате или имени контрагента. Не используемые постоянно документы обязаны храниться в специально отведенном помещении, доступ в которое должен контролироваться главным бухгалтером. Будет нелишним, если и текущую документацию вы будете хранить в столах и шкафах, закрывающихся на ключ для предотвращения потери или порчи оригиналов.  

Внеофисное хранение 

В случае, когда в организации нет возможности обеспечить надлежащие условия хранения, необходимо обратиться в специализированную организацию, которая займется хранением ваших документов вне офиса. 

В этом случае все заботы по оценке, оформлению и хранению ложатся на архивную компанию. Это потребует дополнительных затрат, но при этом освободит вас от необходимости самостоятельно подшивать и каталогизировать тонны бумаги. Архивные службы сами определяют срок службы ваших документов, и при необходимости отслужившая первичка утилизируется, а вы получаете справку об уничтожении. 

Ответственность за сохранность первичной документации и соблюдение сроков ее хранения

Вы можете содержать свой собственный архив или же доверить хранение сторонней компании. В любом случае, компания несет ответственность за сохранность первичной документации и соблюдение сроков ее хранения. В случае ее утери вследствие непреодолимой силы, организация ответственна за принятие мер по восстановлению. В противном случае это грозит штрафами.  Хранение первичной документации  — серьезное и ответственное дело, результаты которого влияют на оценку вашей компании со стороны проверяющих структур. 

Какие преимущества внеофисного (депозитарного) хранения? 

• Консультации по всем вопросам архивного дела и делопроизводства;
• Наличие необходимых площадей, оборудования и официальных разрешений, необходимых для ведения данного вида деятельности;
• Фиксированные до истечения срока действия договора тарифы на внеофисное хранение;
• Оплата услуг безналичным переводом по факту выполнения на периодической основе (выставление счетов);
• Возможность оперативного (в течение 24 часов) получения отдельных архивных документов коробок по заявке Заказчика, в течение 3-х часов или наследующий день;
• Собственная архивная служба, полный комплекс технической обработки документов; Отправка документов, по факсу или e-mail.
• Наличие средств контроля температуры и влажности в архивном складе, а также системы защиты архивного склада от воздействия воды, огня, грызунов;
• Доступ в архив представителя заказчика с целью периодического (ежеквартального) контроля соблюдения условий договора. 

Архивная обработка позволит Вам обеспечить:

• своевременное комплектование документами;
• учет и сохранность документов;
• эффективное использование хранящихся в архиве документов. 

Сотрудничайте с нами

Сотрудничая  с нами  по внеофисному хранению документов, вы также получаете полный комплекс дополнительных услуг: сканирование документов и организация электронного архива, архивная обработка и уничтожению документов, консультации по архивному делу. Гарантией качества и профессионализма оказываемых компании «Архивный Сервис» услуг мы предоставляем юридически грамотно оформленный договор внеофисного хранения документов. В нем четко прописаны условия возмездных услуг, права и обязанности обеих сторон. 

Как рассчитать стоимость услуг внеофисного хранение документов?

Вам просто нужно позвонить в Компанию «Архивный Сервис» по телефону: (495) 227-04-94

Сегодня на многих предприятиях существует проблема хранения и поиска документов – возрастает объём деловых бумаг, справочной литературы, писем. Соответственно, на поиск нужного документа уходит немало времени, что отрицательно сказывается на рабочей деятельности.

Как же решить эту проблему? 

Эффективно решить данную проблему можно с помощью создания электронного и бумажного архива. Электронные архивы на сегодняшней день стали частью рабочего процесса многих компаний, без них современное предприятие не может эффективно функционировать и просто обрекается на простои.

Создание электронного и бумажного архива это:

• выгодно при большом объёме базы документов;
• удобно для внутреннего документооборота компании;
• надёжно при организации информационной безопасности;
• эффективно для хранения документации. 

Под словом «архив» подразумевается не только упорядочивание и структуризация бумажных или электронных (сканированных) документов. Превратить в архив возможно любой вид информации: фотографии, рисунки, чертежи, видео и аудио записи. Любые медиафайлы и информационные данные, с которыми приходится иметь дело, могут быть превращены в удобную библиотеку.  

Этапы создания электронного архива:

1. Создаются электронные копии документов – для этого используется современное высокоточное оборудование, которое позволяет создавать качественные электронные копии без потери каких-либо данных. Особо важные, старинные, ценные бумаги сканируются вручную, что обеспечивает сохранность исходника.

2. Далее вводятся данные, копии обрабатываются и заносятся в базу будущего электронного архива. Происходит сверка исходника и копии.

3. На третьем этапе документы проходят индексацию – после этого появляется возможность находить бумаги, вбивая в поле поиска данные, например, дату, название, номер, тип. 

Защита электронного архива

Электронный архив защищается от потери данных регулярным резервным копированием, а если же все-таки это произошло – всегда можно восстановить базу данных. Научиться пользоваться электронным архивом совсем просто – все сотрудники компаний, которые уже пользуются услугами создания электронного и бумажного архива от «Архивного Сервиса», освоили его моментально.

Создать не только электронный, но и бумажный архив

Но для эффективной работы предприятия необходимо создать не только электронный, но и бумажный архив. Электронный необходим непосредственно для внутренних нужд компании, когда оригиналы документов должны быть также хорошо структурированы и быть доступными. 

Работайте со специалистами

Мы поможем вам привести в порядок все архивы и расставить все на свои места. Мы обязательно научим вас и ваших сотрудников обращаться с цифровым архивом. Работая с нами, вы существенно облегчите работу себе, а также вашим сотрудникам, которые теперь могут тратить свое время на работу, а не на поиски бумажек. 

Обращайтесь к нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru

Характер и тип документов, которые сканируются и подготавливаются ко вводу в электронных архив, могут быть самыми разными, равно как и требования к качеству (разрешению и цветности) сканирования. Для того, чтобы ввести в электронный архив графики, изображения, фотографии и чертежи, необходима высококачественная цветопередача, высокое разрешение – что и обеспечивает планшетное сканирование.

Особенности планшетного сканирования и преимущества.

Сканирование документов с планшета, т.е. с планшетного сканера позволяет добиться цветности и разрешения, недоступного даже профессиональным высокоскоростным сканерам – которые, преимущественно и используются для оцифровки бумажных документов.

Преимущества и недостатки планшетного сканирования

Для планшетного сканирования недоступна скорость промышленных поточных сканеров – массовая обработка сотен и тысяч документов на них невозможна. Вместе с тем, планшетное сканирование незаменимо для тех компаний, значительную часть архива которых составляют документы с большим количеством графики, чертежей, фотографий. Любой документ, в котором есть чертежи, лучше сканировать с планшета – это позволит в дальнейшем не просто сократить время на обработку и индексацию цифровой копии, но и упростит работу с документом, ставшим частью электронного архива.

Итак, основные преимущества, которые дает сканирование с планшета:

• возможность обработки документов со сложной многоцветной графикой;
• простота процесса сканирования;
• тщательность передачи текста и графики, высокое разрешение, позволяющее в дальнейшем использовать цифровую копию или распечатку цифровой копии в качестве замены утраченному оригиналу.

Формат сканируемого документа не превышает А2

• дополнить планшетное сканирование сканированием с помощью протяжного сканера;
• сканировать на планшете документ по частям.

Второй способ потребует обработки получившихся цифровых копий, что, однако, позволит на должном уровне сохранить и высокое разрешение, и цветность документа.

Для каких организаций предпочтительно планшетное сканирование.

Перечень организаций, для которых основу архива будут составлять электронные документы, созданные с помощью сканирования с планшета, весьма обширен. Это и строительные, и проектные фирмы, государственные структуры, в документах которых фигурируют фотографии, которым необходимо сохранять архивы с личными делами, дизайнерские компании, работающие в сфере полиграфии и печати.

В целом, услуга «Планшетное сканирование» актуальна для всех: либо как основной способ создания электронных копи документов, либо в качестве дополнительного, позволяющего без потери четкости и качества создавать электронные документы с графикой.

Различные сброшюрованные, сшитые документы, книги, журналы – достаточно сложные объекты для сканирования. Оттого, что расшивка невозможна ввиду юридической значимости (нотариально заверенные, уголовные документы и пр.), ветхости или редкости (историческая документация, раритет), сканирование книг требует особого подхода и оборудования.

Оборудование для сканирования

Обычные сканеры неудобны для сканирования такого типа документов – результат обычно изобилует затемнениями на сгибах, искажениями.

Специальные книжные сканеры обеспечивают и высокую скорость копирования, и отсутствие искажений: книга или иной сшитый документ раскрываются кверху, что дает возможность переворачивать страницы и добиваться нужного качества.

Перевод документов в электронный вид

Обычно перевод сшитых документов в электронный вид сопровождается не только сканированием – книг, сшивок карточек, прочей документации. Сканер «выдает» подобие фотографии, которую невозможно редактировать, что порой необходимо. Поэтому, для удобства последующего использования информации, выполняется целый цикл операций:

Циклы операций по сканированию

Сканирование книг и иных сшитых бумажных носителей. Чаще выполняется в черно-белом, но при необходимости (например, в случае наличия цветных снимков, иллюстраций) – цветном, градациях серого;
Распознавание структуры как страниц документа, так и текста – посредством специальной программы OCR, делающей возможными редактирование, ввод новых элементов в документ;
Форматирование, оформление – обычно ручные операции, производимые в Word: приведение к единообразию шрифтов, абзацев, таблиц, а также ручной ввод информации, распознавание которой ввиду особенностей исходного документа, автоматически произвести не удалось;
Оцифровка книг — то есть сохранение информации в нужных заказчику цифровых форматах. 

 «Архивный Сервис» предлагает свои услуги по оцифровке документов и архивов.

Выгодно заказывать сканирование, оцифровку книг и другой сшитой документации в компании «Архивный Cервис» с обученным персоналом и специальным оборудованием – это гарантия быстрого получения качественного результата, а также экономии денег. Самостоятельная покупка оборудования, обучение персонала, отработка навыков – это все время, которое означает «деньги».

Скорость и качество – это наше кредо

Это расходы, которые окажутся несопоставимыми с полученным результатом: скорость и качество – это наше кредо: выгоднее сделать заказ нам, чем начинать с нуля весь процесс перевода в цифровой формат книг самостоятельно. Мы соблюдаем стандарты и обеспечиваем максимум удобств нашим клиентам! 

Работайте со специалистами

В наших силах не просто выполнить оцифровку документов, мы поможем вам привести в порядок все архивы и расставить все на свои места. Мы обязательно научим вас и ваших сотрудников обращаться с цифровым архивом. Работая с нами, вы существенно облегчите работу себе, а также вашим сотрудникам.

Обращайтесь к нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru 

Профессиональные услуги по распознаванию документов, благодаря наличию современного оборудования, программного обеспечения и невысокой стоимости, стали не только доступными, но и достаточно востребованными. Преобразование различных бумажных документов в электронный формат позволяет значительно упростить работу всей организации, снизить риск потери или порчи документов и избавить всех сотрудников от рутинной бумажной работы.

Преимущества электронных носителей очевидны.

В первую очередь – это небольшой объем. Хранить всю необходимую информацию можно на компьютере, флешке или же на жестком диске. Кроме того – удобный поиск информации, благодаря чему работа пойдет в два раза быстрее. Также важным преимуществом является простота редактирования информации.

Без услуг сканирования и распознавания документов сегодня не обходится практически ни одна отрасль экономики.

Перевод в электронный вид

Зачастую услугами сканирования пользуются с целью перевода в электронный формат различных чертежей, бухгалтерских и юридических документов, книг, журналов, визиток и фотографий. Возможности сканирования и распознавания различных информационных носителей настолько разнообразны и безграничны, что можно легко произвести сканирование не только одного отдельного документа, но и целой библиотеки.

Сканирование документов: распознавание, оцифровка

Сканирование документов – процесс ответственный и кропотливый, ведь часто текстовая документация является ценной и содержит печати, специальные символы и прочее. Качественное воспроизведение невозможно без сканирования, так как ручной набор текста в данном случае даст значительные потери некоторых элементов. К тому же, такой текстовый документ необходимо хранить в специальных условиях, чтобы он не испортил своего внешнего вида. Все эти причины дают повод как физическим, так и юридическим лицам обращаться за услугой сканирования к специалистам. Ведь только они могут отсканировать документ без потери качества и при надобности скорректировать недостатки.

Распознавание текста

Бывает, что документы плохо читаемы, искажены, поэтому сканирование повсеместно может дополняться услугой распознавания текста. В этом случае информация на каждом листе обрабатывается в индивидуальном порядке. Данная услуга также важна для дальнейшего изменения требуемой информации: оцифрованный текст конвертируется в формат WORD или PDF, что дает возможность заказчику в дальнейшем свободно работать над содержимым документа. 

«Архивный Сервис» предлагает свои услуги по оцифровке документов и архивов.

Но современные технологии и программное обеспечение не могут работать сами по себе без участия высококвалифицированных сотрудников. Компания «Архивный Сервис» оказывает полный спектр услуг по работе с различной документацией, среди которых сканирование и распознавание всех необходимых документов.

Услуги по распознаванию документов

Наша компания предоставляет услуги по распознаванию документов, использую для этого оптическую систему распознавания – OCR, которая позволяет за пару минут преобразовать любую информацию в цифровой формат. Система OCR имеет простейший автоматический режим, при помощи которого можно отсканировать и распознать текс, не имея никаких особых навыков. Но более профессиональная и точная работа требует ручных настроек, которые позволяют не только ускорить процесс обработки данных, но и снизить процент ошибок и каких-либо неточностей.

Автоматические, они же шаблонные настройки, удобны при распознавании более простых документов печатного вида, в то время как структурные или же автоматические настройки, дают возможность преобразовывать в электронный формат различные графики, таблицы и рукописный текст.

Работайте со специалистами

Распознавание документов и другие архивные работы , сотрудники компании «Архивный Сервис» проводят на профессиональном уровне, что говорит о высоком качестве выполняемой работы.

В наших силах не просто выполнить оцифровку документов, мы поможем вам привести в порядок все архивы и расставить все на свои места. Мы обязательно научим вас и ваших сотрудников обращаться с цифровым архивом. 

Обращайтесь к нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru

Основная цель деятельности любой библиотеки состоит в удовлетворении у пользователей их потребности в получении информации. В современном мире, в котором получили широкое распространение и развитие компьютерные технологии и Интернет, возникла необходимость в услуге электронной доставки документов. Кроме того, стала нужна и оцифровка библиотечного фонда. Библиотечные документы, переведенные в цифровой формат, дают возможность быстрого доступа к ним большого количества людей. Это позволяет обеспечить сохранность, так как копирование документов приводит к их более быстрому разрушению.  

Современные технологии оцифровка фонда

Оцифровка фонда и современные технологии позволяют получать информацию находящейся в любом районе земли. Библиотеки разрабатывают системы взаимодействия с пользователями в виртуальном пространстве. На библиотеки, принадлежащие к информационной структуре, возложена задача сохранить информацию и культуру. Есть много достоинств у документации в электронном виде, но достаточно отметить то, что оцифровка библиотечного фонда способствует сохранности документов, доступности в необходимом количестве, за короткое время в любом количестве, причем с минимальными затратами и легкой работе с печатными изданиями, так как их возможно редактировать.    

Полная технологическая цепочка

Возможна полная технологическая цепочка, если необходима оцифровка фонда: поиск документа, сканирование его, распознавание и редактирование электронных копий и доставка их непосредственно клиенту. Сначала в библиотеке размещается пункт консультации для оформления заказов, он же освещает предлагаемые услуги. Читатель получает возможность ознакомиться с печатным материалом и оформить заказ на получении цифровой копии источника.  

Сроки обработки материала 

Оцифровка библиотечного фонда, а точнее — срок обработки материала зависит в первую очередь от количества запрашиваемого материала. Обработка может производиться от нескольких минут до нескольких дней. Библиотека получает копию выполняемого заказа, тем самым пополняя свои фонды автоматически. 

Этапы оцифровки фондов

Так как pdf и tiff, графические редакторы создают документы большого объема, поэтому оцифровка фонда производится в два этапа: сначала наши специалисты производят полное распознавание текста в форматах doc, rtf и txt (в них же предлагают текстовые документы по предпочтению клиента), а затем проверяют полученный текст на соответствие оригиналу. На подавляющем большинстве компьютеров установлено программное обеспечение Microsoft. Этот фактор позволяет без проблем пользователям использовать полученные цифровые копии документов. 

Услуги по оцифровке документов и фондов

Специалисты нашей компании — это команда высококвалифицированных специалистов, которые успешно завершили не один проект. Нашими клиентами были как мелкие организации, так и крупнейшие компании, где архивы действительно занимали не одну комнату. Мы имеем богатейший опыт работы с документами и архивами любых объемов. Оцифровка документов, фондов и архивов — это самый рациональный и удобный вид хранения любых документов различного назначения. Обращайтесь к нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru 

Среди всех разновидностей документации коммерческих организаций, договоры, а соответственно и электронная база договоров, обладает особой и, во многом, исключительной ролью. Отчетные документы для контролирующих структур создаются по специальным шаблонам на основе действующего законодательства.

Корректировка внутренней документации

Внутренняя документация организации в случае необходимости может быть легко скорректирована новыми директивами. Но корректировка договоров, заключенных с клиентами и партнерами, может быть проведена только на основе соглашения обоих сторон. Именно поэтому договоры являются документами повышенной важности не только с точки зрения грамотности их содержания, но и с точки зрения организации доступа к ним. Для ускорения доступа производится сканирование договоров.

Электронная документация

В силу того что наиболее предпочтительным видом документации сегодня является электронная документация, а общение с партнерами и клиентами чаще всего осуществляется по электронной почте имеет смысл создание электронного архива договоров. На первый взгляд, сканирование договоров можно осуществлять самостоятельно. Однако у любой более-менее успешной коммерческой организации, присутствующей на рынке хотя бы несколько лет, накапливаются сотни если не тысячи договоров, оформленных на бумаге и не имеющих электронных копий.

Перевод документов в электронный вид

Обеспечить эффективное переведение такого объемного массива документов в электронный формат возможно только с помощью специального оборудования, возможности которого в отношении скорости обработки (сканирования) документов значительно превосходят таковые возможности штатных офисных сканеров. Кроме того, у ваших сотрудников, наверно хватает обязанностей, помимо сканирования гор старых договоров. Вы же не хотите на несколько недель парализовать работу своего офиса этим трудоемким занятием.

Пополнения электронного архива

Офисные сканеры отлично послужат вам для пополнения электронного архива новыми договорами после того как электронная база договоров будет создана с помощью специального оборудования и специалистов по сканированию.

Важная роль в оперативности предоставлении содержанием договоров

Каждому бизнесмену известно, что возникновение определенных трений и противоречий с клиентами и партнерами является неотъемлемой частью бизнеса. Вне зависимости от характера и исхода этих трений для развития подобных диалогов важную роль имеет оперативность в предоставлении своей позиции. Позиция же должна быть обусловлена содержанием договоров, то есть ссылками на определенные их пункты.

Электронная база договоров позволит  быстро получать доступ к нужному договору

Электронная база договоров позволит вашим сотрудникам и юристам быстро получать доступ к нужному договору (вернее его электронной копии) и оперативно отвечать на соответствующие запросы клиентов и партнеров. Таким образом, создание электронного архива договоров существенно увеличит скорость работы вашего офиса.

Развитие компьютерной техники и ее широкое распространение, как в промышленности, так и в быту, является неоспоримым фактом. Проблема наличия под рукой нужных бумаг и постоянное увеличение документации актуальны для всех. Как следствие, нарастание объемов документов вызывает трудности в их поиске, а это невосполнимые потери времени.

Организация электронного архива документов

Наиболее эффективным способом хранения документов является организация электронного архива документов. Промышленные предприятия, учреждения культуры, средства массовой информации и другие организации начали создавать электронные (цифровые) архивы с организацией доступа к документам.

Понятие электронного архива

Под электронным (цифровым) архивом понимается создание программно-аппаратного комплекса, предназначенного для хранения, изменения, сопровождения и поиска документов, выполненных в электронном виде. Очевидно, что предварительным этапом для организации электронного архива является представление хранимых документов в электронном виде. 

Способы создания электронного документа:  

• разработать электронный документ с использованием программного обеспечения, установленного на компьютере. В этом случае сразу получается готовый электронный экземпляр, позволяющий хранить его в базе данных;
• сканировать, изготовленные ранее на бумажных носителях, документы с помощью специальной техники для дальнейшего помещения их в базу данных.

Свои сканеры для разных документов

Для сканирования текстовых документов можно использовать планшетные сканеры типов DataCopy-830 и Relisys, которые имеют разрешающую способность 200-400 точек. Для сканирования фотодокументов и широкоформатных документов применяются проекционные сканеры типа DataCopy-920. Фотографии сканируются с разрешением от 200 до 1000 точек в зависимости от их размера и содержания.

Задачи цифрового архива

Цифровой архив создается для хранения, как отсканированных фотоматериалов, так и фотографий и видеоматериалов, выполненных с применением цифровой техники. Концепция цифрового архива включает четыре технологических процесса:

• импорт электронных документов;
• сохранение;
• поиск и просмотр;
• доступ и восстановление для использования. 

Создание цифрового архива позволяет:

• снизить затраты на хранение документов;
• обеспечить сохранность фотодокументов и избежать их повреждения, поскольку они хранятся в электронном виде;
• снизить затраты на копировальные работы, так как обеспечивается доступ к электронному образу документа;
• упростить перенос документов из оперативного в архивное хранение;
• осуществлять контроль доступа к документам и, таким образом, предотвращать несанкционированный доступ и копирование документов.

Большим преимуществом созданных цифровых архивов является быстрый поиск нужного документа по базе данных. 

Работайте со специалистами

В наших силах не просто выполнить оцифровку документов, мы поможем вам привести в порядок все архивы и расставить все на свои места. Мы обязательно научим вас и ваших сотрудников обращаться с цифровым архивом. Работая с нами, вы существенно облегчите работу себе.

Обращайтесь к нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru