Автор: konst_archiv_s

Каждый из нас хоть раз в жизни сталкивался с необходимостью переплести разного рода документы — от собственного диплома до архивных бухгалтерских и юридических документов.  

Переплет документации позволяет:

• сэкономить место — переплетенные документы занимают в несколько раз меньший объем, по сравнению с отдельными не переплетенными бумагами, даже собранными в папки;
• упорядочить архив — расположить переплетенные документы в соответствии с выбранным принципом систематизации, тем самым облегчив работу с ними, минимизировать возможность утраты отдельных документов;
• увеличить срок службы бумажных документов за счет снижения их износа и сокращения возможности механических повреждений;
• упростить поиск нужного документа — ориентироваться по корешку переплета при соблюдении установленной последовательности.

Услуги по проведению переплетных работ

Компания «Архивный Сервис» предоставляет услуги по проведению переплетных работ любых документов, включая бухгалтерские и юридические, на выезде, то есть на территории вашей организации.

• Существует два вида переплета — цельный (цельнокартонный и цельноколенкоровый) и составной;
• Также различают мягкий (гибкий) и жесткий переплеты.
• Переплет документации в организациях, как правило, выполняется составным переплетом, с использованием коленкора (переплетной ткани) для оформления корешка и переплетного картона для оформления корок.     

Преимущества составного архивного переплета

Большая часть переплетаемой документации (около 90%) представляет собой бухгалтерские документы. Мы выполняем переплет документации составным способом, применяя технологию жесткого архивного переплета, позволяющую увеличить сохранность документов. Правильно выполненный составной переплет документов, соответствующий принятым стандартам и нормам архивного делопроизводства, позволяет уменьшить их объем более, чем в два раза, а также обеспечивает легкость просмотра документации (текст на каждой странице виден полностью), возможность снимать ксерокопии без расшивки архива или повреждения документов.
Еще одним важным преимуществом переплета является сохранность документов — будучи переплетены, документы хранятся в несколько раз дольше, меньше изнашиваются, не получают механических повреждений. 

Оказание услуг по переплету

Специалисты «Архивный Сервис» гарантируют вам качественный и правильный составной переплет  документации на месте. 

Сопутствующие услуги

В дополнение к переплетным работам мы предлагаем провести сопутствующую архивную обработку — опись, простановку штампов и шифров, оформление обложек и заверительных листов. На все наши услуги по переплету документов мы даем гарантию. 

Обращайтесь к нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru 

Смена руководства компании – ответственное и не всегда приятное событие, которое требует выполнения множества мероприятий.  

В их числе – надлежащее оформление и передача документов на хранение : при смене директора этим вопросам следует уделить самое пристальное внимание, дабы процедура смены прошла безупречно с юридической точки зрения. 

Работа с документами при смене руководства состоит из двух основных стадий. 

В первую очередь выполняется документальное оформление самой процедуры смены. Соблюдение требований, установленных законодательством в отношении такого оформления, позволит снять с предприятия ответственность за действия предыдущего директора, обеспечит правовую базу для разбора возможных конфликтных ситуаций.

 Документы о смене директора

Решение о смене руководства должно быть принято на общем собрании учредителей компании; результаты такого собрания оформляются протоколом. После принятия решения о смене издается приказ об увольнении директора, покидающего компанию. Следует помнить о том, что смена руководителя обретает юридическую силу лишь после предоставления документов о такой смене в регистрирующие органы и внесения последними соответствующей записи в Единый государственный реестр юридических лиц.

Комиссия по передачи документов

По завершении документального оформления смены руководителя необходимо выполнить передачу документов. Издаётся приказ о приёмке-передаче дел при смене руководителя организации, создаётся комиссия, в состав которой входит председатель комиссии, члены комиссии, назначается дата, время передачи дел, определяются ответственные лица за передачу дел. Созданная комиссия, контролирует передачу документов и иных ценностей, хранящихся у прежнего руководителя организации.

Комиссия, руководитель и его правопреемник должны подписать двусторонний акт приёма-передачи, в котором отражаются все существенные моменты, связанные с деятельностью организации и его прежнего руководителя, описываются, перечисляются передаваемые документы и материальные ценности.

Акт передачи документов состоит: 

• из вводной части, в которой содержится указание на место и время передачи документов, наименование компании, фамилию, имя и отчество председателя общего собрания или единственного участника процесса передачи; 
• описательной части, которая содержит полный перечень передаваемых документов. 

Контроль передачи документов в полном объеме

Крайне важно проконтролировать, чтобы передача документов при смене директора была осуществлена в полном объеме с тем, чтобы прежний директор не смог тем или иным способом повлиять на деятельность компании или распорядиться ее денежными средствами. Все ранее выданные доверенности должны быть отозваны; кроме того, сообщение о таком отзыве должно быть опубликовано в СМИ.

При возникновении спора (например, об утере каких-либо документов) будут иметься необходимые доказательства (подписанный акт передачи с описью передаваемых документов и ценностей), которые можно будет представить в суд.

Замена банковских карточек

Еще одним немаловажным действием, которое должно быть выполнено в ходе передачи документов при смене директора, является замена банковских карточек – своеобразных «ключей», открывающих доступ к расчетным счетам предприятия.

Новый руководитель организации вправе провести осмотр  документов или ценностей для подтверждения их наличия (сохранности). Данную процедуру можно организовать путем проведения выборочной или сплошной инвентаризации.

Обращайтесь к нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru 

В процессе работы каждой компании возникает вопрос, что делать с документами длительного хранения. Оптимально, если они находятся в предназначенных для хранения специализированных помещениях — архивах. 

Необходимость правильного оформления архивных дел

Чтобы сдать документы на хранение в архив, прежде всего, их необходимо правильно оформить. 

Правильное оформление архивных дел не только значительно облегчает их сдачу на хранение, но и упрощает в дальнейшем доступ к архивным ресурсам. Поэтому такую работу необходимо поручить опытным специалистам, знающим все тонкости данной процедуры с учетом действующего законодательства. 

Обратившись в ООО «Архивный Сервис», вы можете быть уверены, что оформление ваших архивных дел будет грамотным и правильным. Наша компания предлагает полный комплекс услуг по подготовке и оформлению документов, подлежащих хранению. 

Порядок оформления архивного дела

Вначале проводится экспертиза ценности документов. Она необходима для точного установления сроков их хранения и сортировки документов в зависимости от длительности хранения. Таким образом изучают происхождение, содержание документов, их научную и практическую ценность. Параллельно делается вывод, требуется ли хранение данного документа или, возможно, подошел срок его утилизации.

После чего документы, представляющие ценность и требующие хранения, обязательно оформляются в установленном порядке.

Непосредственно оформление дела включает в себя такие этапы:

• документы данного дела располагают в хронологической последовательности;
• каждому из них присваивается порядковый номер; 
• для особо важных и требующих длительного хранения документов составляется архивная опись — перечень всех имеющихся в архиве единиц; 
• в дело подшивается лист-заверитель, содержащий информацию о количестве листов;
• выполняется архивный переплет документов. 

Документация брошюруется, чтобы сохранить возможность ее использования в будущем. Отдельно оформляется обложка с указанием названия документа, количества страниц и сроков хранения.

В последующем создается архивный справочник, в который вносится информация обо всей документации, находящейся в архиве. 

В результате правильного оформления архивных дел вы получаете:

• существенное облегчение поиска нужного документа, особенно при работе с большими объемами хранимой информации.
• упрощение проверки хранимых дел на предмет их наличия, а также физического состояния.

Контроль над документами

Благодаря упорядоченности архивного фонда вы сможете контролировать, все ли документы имеются на своих местах, и, если потребуется, вовремя сделать дубликат. Кроме того, грамотно и профессионально выполненное дело свидетельствует о прозрачности деятельности учреждения, поэтому снижает риск возникновения недоразумений с проверяющими государственными органами.

ООО «Архивный Сервис» оказывает услуги по оформление архивных дел

Наши специалисты по архивной обработке документов проведут отбор документов в дела постоянного и более десяти лет хранения, в том числе и на документы по личного составу. Согласно архивным правилам, группировка документов при архивной обработке происходит по годам. Эти дела не должны превышать более двести пятидесяти листов, толщина тома — до четырех сантиметров. В случае превышения параметров все, что свыше при архивной обработке документов, определяется в отдельное дело.

Архивная обработка документов проводится нашими специалистами исключительно в рамках правового поля действующего законодательства в области архивного дела. Правильное оформление архивных дел – гарантия стабильности работы компании!

Звоните нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru мы поможем обработать документы правильно.

Архивная опись – это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Содержание архивной описи

Как правило, опись архивных дел составляется отдельно на документы, предназначенные для постоянного или временного хранения, и бумаги личного состава. Также в отдельный список могут попасть дела, которые будут отражать особую специфику данного учреждения (например, отчеты в научно-исследовательском институте). Каждый такой каталог представляет собой нумерованный список документов с их кратким содержанием. В данный раздел входят несколько обязательных элементов, позволяющих получить достаточно много дополнительной информации. 

Сведения в содержании архивной описи:

• о дате создания;
• о количестве листов;
• о сроках хранения.

Зачем нужна опись архивных дел?

Такой список необходим при создании и пополнении архива любого предприятия. Придя в архив, любое знакомство с документами начинается именно с чтения описи дел, находящихся на хранении в архиве. Такая справочная информация будет отражать систематизированные сведения обо всех завершенных на момент создания архива делах постоянного или временного хранения. Составление такого документа позволит максимально облегчить процесс учета бумаг, подлежащих архивации. Также это необходимо для отражения их краткого содержания.

Экспертная оценка

Как правило, бумаги, попавшие в архивную опись, проходят экспертную оценку. Такие списки обычно составляются ежегодно, перед передачей документов на хранение в архив. Эта работа является достаточно трудоемкой и отнимает много времени у сотрудников. В большинстве случаев проще доверить этот процесс профессионалам, которые сделают все быстро и правильно.

Мы составим опись архивных дел качественно

Наши специалисты помогут свести документы каждого подразделения в единую общую архивную опись. Необходимо отметить, что каждый такой список составляется по четко установленной форме. Составление подобных бумаг позволяет существенно упростить работу с документами, находящимися на архивном хранении, облегчить их поиск среди массы информации. Соответственно, от качества составления описи документов будет зависеть, насколько удобно и легко будет работать с архивной информацией.

Составление итоговой записи

Кроме части с кратким содержанием документов также будет составлена итоговая запись, где будет отражено, сколько дел находилось на хранении на момент составления списков, лист-заверитель и справочная информация, которая поможет значительно упростить работу с архивными документами. Т.е. при необходимости в составление описи может быть включено оглавление, указатели, список сокращений и прочие дополнения. При возникновении любых вопросов обращайтесь к нашим консультантам по  телефону (495) 227-04-94.

Архивное делопроизводство – деятельность государственных органов и частных организаций в области хранения, учета и комплектования официальных документов. Каждый из этапов архивного делопроизводства очень важен и позволяет влиять на оперативность и качество управления в учреждении. 

Задачи архивного делопроизводства

Ключевым вопросом делопроизводства является формирование архива. При создании архива документы проходят стадию подготовки: получают оценку своей научной и практической ценности, сортируются, прошиваются, а также отмечаются во внутренней описи. Согласно требованиям, прописанным в архивном деле, опись составляется для документов постоянного и долговременного хранения и является одним из важнейших инструментов поиска документации.

Архивное хранение

Хранение документов осуществляется в сухом помещении, изолированном от остальных помещений здания и удаленном от опасных в пожарном отношении объектов. Архивное делопроизводство предполагает строгое соблюдение правил безопасности: пригодность месторасположения архива определяется санэпидстанцией и службой пожарной охраны.

Последний этап архивного дела — уничтожение документов

Последним этапом архивного дела является уничтожение документов, которое должно проводиться установленным порядком и с соблюдением правил. Каждый подлежащий утилизации документ обязательно вносится в акт о выделении документов к уничтожению, а утилизация и конфиденциальных документов завершается внесением записи в учетную книгу и составлением еще одного акта.

Как наладить архивное делопроизводство

Как правило, многие предприниматели задумываются о создании архива, только когда поиск нужного документа начинает занимать много времени, а неразбериха в документах существенно тормозит работу. В этом случае проблема находится уже в запущенном состоянии, и фронт работ предстоит большой. Справиться с бумажной волокитой поможет налаживание архивного делопроизводства. Но как его организовать: силами своих сотрудников или привлекая специалистов со стороны?

Доверьте составление архива специалисту

Бытует мнение, что составить архив – дело нехитрое и привлекать к нему специалистов вовсе не обязательно. Однако стоит учитывать, что создать архив – это не просто разложить бумаги; тонкостей в архивном деле, как и в любой другой узкой области, предостаточно.

ООО «Архивный Сервис» работает на рынке архивных услуг уже 15 лет. 

Мы налаживаем архивное делопроизводство, предоставляем помещения для хранения документов и обеспечиваем своевременное проведение архивных работ. Тщательное отслеживание изменений в российском архивном законодательстве позволяет нам оперативно корректировать делопроизводство, обеспечивая нашим клиентам тыл при проверках и ревизиях.

Внимание конфиденциальности

Также мы большое внимание уделяем конфиденциальности: работа с документами ведется только нашими специалистами без привлечения посторонних лиц, а хранение документов осуществляется в помещениях с вооруженной охраной.

Организация работы с документами крайне важна для процессов управления и принятия управленческих решений. Если вы хотите добиться в этой сфере максимальной эффективности, лучше доверить архивное делопроизводство специалистам.

Правильное оформление архивных дел – гарантия стабильности работы компании

За различные нарушения порядка хранения документов(например, риск потерять архив) с 13 апреля 2009 года организации, а также их руководители могут подвергаться крупным административным штрафам — до 300 000 рублей.

Обязанности по хранению архива

В соответствии с законодательством РФ документы бухгалтерского учета, отчетности необходимо хранить не менее пяти лет. При этом организация не имеет права уменьшать сроки хранения документов, установленные Перечнем и пытаться уничтожить, выкинуть архив раньше срока. Руководитель организации обязан обеспечить хранение бухгалтерских документов в оптимальных условиях в течение обозначенного в Перечне времени. Разрешена только законная утилизация документации по истечении срока хранения, просто так выкинуть архив не получится.

Кто несет ответственность при выкинутом архиве, затопленном архиве, потерянном архиве?

Кстати, ответственность грозит не только тем, кто решил незаконно уничтожить, выкинуть архив — штрафы ждут также и тех, кто умудрился затопить архив, потерять архив. Несмотря на то, что данные ситуации можно отнести к неумышленным, штрафные санкции также очень жесткие.

Оптимальные условия для хранения архива

Поэтому владельцы, директора организаций обязаны обеспечить наиболее оптимальные условия для хранения архива. Оптимальным вариантом в этом случае станет обращение к профессионалам — в таком случае, вам не придется искать ответ на вопрос, что будет, если выкинуть архив, испортить документацию, затопить архив или потерять архив.

Ответственность архивной компании.

Всю ответственность за выкинутый архив, испорченную документацию, затопленный архив или потерянный архив берет на себя архивная компания.

Если вы решите обратиться в архивную компанию, вы сможете быть уверены в том, что выкинуть ваш архив никто не сможет, равно, как и потерять архив.

В архивных хранилищах созданы все условия для оптимального хранения документации. Таким образом, риск затопить архив, потерять архив сводится к нулю.

Кроме того, специалисты архивных компаний смогут предложить вам услугу по оцифровке документации. Если вы решите воспользоваться такой услугой, сможете больше не бояться потерять архив или затопить архив, ведь вся необходимая документация будет находиться в оцифрованном виде в компьютере.

Последствия если выкинуть архив, затопить архив, потерять архив

Многие руководители компаний, которые не уделяют должного внимания документообороту, задаются сегодня вопросом — что будет, если выкинуть архив, затопить архив, потерять архив?

Последствия могут быть самыми разными, но в любом случае радости они вам не доставят — от штрафов до заключения под стражу. 

Доверить создание и ведение архива профессионалам

Зачем думать о том, что будет, если выкинуть или потерять архив, если затопить архив, если можно доверить создание и ведение архива профессионалам? Нашей компании, которая возьмет на себя ведение архива вашей организации, сведет риск потерять архив, затопить архив к нулю, обеспечит грамотную систематизацию документации, при необходимости проведет оцифровку документов.

На сегодняшний день остро стоит проблема обеспечения безопасного хранения информации. В связи с этим конфиденциальная архивная обработка документов позволяет избавить предприятие от возможной утечки важных сведений.

Компания «Архивный Сервис» предоставляет услуги обработки как только что поступившей документации, так и уже существующего массива документов. При этом вы можете выбрать либо ручную обработку, в процессе которой будут составлены описи, проведена систематизация документов по хронологическому принципу и так далее, либо сканирование документов и формирование электронного архива или базы данных предприятия.

Вопрос о конфиденциальности

Какой вариант вы бы не выбрали, вопрос о конфиденциальности необходимо поставить во главу угла. Если раньше основная опасность заключалась в утрате документов, содержащих конфиденциальную информацию, и разглашении полученной информации, то теперь, с появлением электронного документооборота, широко используется внедрение в базу данных предприятия с последующим извлечением материальной выгоды из полученной незаконным путём информации.

Конфиденциальная архивная обработка документов

Чтобы этого не произошло, вам потребуется конфиденциальная архивная обработка документов. В своей работе компания «Архивный сервис» использует комплексный подход, который подразумевает не только использование технических, программно-аппаратных и криптографических средств и методов, но и соблюдение требований, предъявляемых существующими законодательными нормами и инструкциями.

Какие же документы требуют конфиденциальности:

• о научных разработках;
• о производстве, продукции и рынке;
• о материально-техническом обеспечении организации;
• об условиях заключённых контрактов и результатах переговоров;
• о персонале;
• о системе безопасности компании.

Чаще всего конкуренты интересуются информацией, которая содержит данные об эффективности услуг, предоставляемых предприятием, и динамике сбыта продукции. Особое внимание необходимо уделять документации, в которых содержится коммерческая или производственная тайна клиентов, заказчиков и партнёров организации.

Конфиденциальность при архивной обработке данных

Осуществить архивную обработку документов своими силами и не нарушить требования конфиденциальности достаточно сложно. Соблюдение конфиденциальности при архивной обработке данных подразумевает

— централизацию всех этапов и процедур в процессе обработки;
— строгий учёт и обеспечение сохранности всех документов и учётных форм.

Профессиональные архивариусы

Обратившись в компанию «Архивный Сервис», вы сможете обеспечить полную конфиденциальность процесса архивной обработки данных, что позволит не только сохранить производственную и коммерческую тайну, но и сосредоточить свои усилия на более важных для предприятия задачах.

Компания ООО «Архивный Сервис» предоставляет услуги в сфере архивных дел и делопроизводства, среди которых и архивное хранение личных дел. Наша компания предоставляет только качественные услуги благодаря сплоченной команде высококвалифицированных специалистов и хорошей программно-технической базе. Обратившись к нам, вы сэкономите драгоценное время и сможете решить проблемы, связанные с хранением и обработкой архивов и прочей различной документации.

Естественно, мы гарантируем полную конфиденциальность информации.

Ведение личных дел

Во всех государственных и некоторых частных организациях практикуется ведение личных дел сотрудников. Объемы информации и количество этой документации постоянно растут. Личное дело представляет собой подборку документов, несущих информацию о сотруднике (копии удостоверения личности, документов об образовании и прочие). Личные дела широко используются в общем документообороте организации, они постоянно пополняются новыми документами. Согласно законодательству личные дела должны храниться достаточно длительное время в связи с этим возникает необходимость в архивном хранении личных дел.

Услуги по архивному хранению личных дел

Наша компания предоставляет услуги по архивному хранению личных дел (краткосрочному и долгосрочному). Кроме этого, в пакет услуг входит проведение экспертизы по определению ценности документов, а также их обработка по необходимости, составление описи, проверка целостности, выделение дел к уничтожению и систематизация по окончанию всех работ.

Компания ООО «Архивный Сервис» организует надежное архивное хранение личных дел и не только

Мы оказываем высококачественные услуги по архивной обработке и систематизации архивных дел с дальнейшей передачей их на хранение в государственный архив или на хранение вне офиса. Осуществляя архивное хранение дел, мы следим за сроком хранения дел и проводим уничтожение и списание документов, у которых истек срок хранения с составлением соответствующей документации. Документы с истекшими сроками хранения уничтожаются в присутствии заказчика на специальном оборудовании.

Временное хранение личных дел

Кроме того, мы осуществим временное архивное хранение личных дел на выгодных для вас условиях. Это проходит следующим образом: документацию описывают и составляют учетные записи с той целью, чтобы по вашему запросу вы смогли получить нужные документы в самый короткий срок. Эта услуга будет выгодна для вас, если вам необходима дополнительная архивная площадь или вы осуществляете переезд офиса и необходимо, чтобы на время переезда личные дела находились в открытом для вас доступе.

Вы смело можете доверить нам архивное хранение

Вы смело можете доверить нам архивное хранение личных дел вашей компании — высокий профессионализм наших сотрудников позволяет обеспечить надежность и качество.

Обращайтесь к нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru

Отправляясь в архив, документ либо занимает место в уже существующем деле, либо (в случае если формат дела не допускает подшивку к нему дополнительных материалов или документ является уникальным) для него создается новое дело. При этом документ вносится в реестр архива – детальную опись все дел и составляющих дело бумаг. В реестре документов содержится полная информация о каждом документе, его месте, дате помещения в архив и т.д.

Составление и ведение реестра документов

Составление и ведение реестра документов, особенно на первых порах – задача чрезвычайно сложная. Начать с того, что каждый документ необходимо соответствующим образом обработать, присвоить ему те атрибуты, которые в итоге (зафиксированные в реестре) позволят не только быстро его находить, но и вовсе избавят от необходимости поиска. 

Работы по составлению реестра

Правда последнее возможно только при действительно грамотном и аккуратном ведении реестра, своевременном его заполнении, должной подготовке документа. Эти работы, в числе прочих архивных услуг, проводит компания ООО «Архивный Сервис» уже давно – в чем смогли убедиться десятки коммерческих и государственных организаций. Реестр специалисты компании вполне справедливо считают сердцем любого архива. Если учесть, что существует архив в бумажном виде, то правильное ведение реестра архива – это единственная возможность сократить время работы с документами до минимума. А иногда, как мы уже упомянули, работа с архивными документами может быть сведена просто к поиску нужного в реестре – все данные об искомом документе доступны именно в реестре.

Создание реестра включает:

• систематизацию документов с последующей разработкой категорий самого реестра;
• описание каждого дела и занесение описания в реестр;
• расположение документов и дел в хронологическом порядке в реестре.

По мере появления новых документов они отправляются в ту или иную категорию, в то или иное дело – и информация о них тоже попадает в реестр, в соответствующую категорию. 

Наиболее распространенные типы реестров

Организации чаще всего обращаются к нам при необходимости в составлении и ведении реестра договоров и контрактов – это один из наиболее распространенных типов реестров, наряду с реестром отдельных категорий бухгалтерских документов. Есть сложности, которые испытывает организация при оптимизации документооборота. Невозможность создать самостоятельно реестр договоров контрактов, составление и ведение которого попросту некому поручить, риск возникновения ошибок– все это говорит в пользу того, что лучше поручить работу специалистам, обладающим и опытом, и знаниями, и чутьем. 

Обращайтесь к профессионалам 

За их плечами составление реестров и последующее их ведение, для десяток организаций, самой разной организационно-правовой формы и с самыми разными видами деятельности. Руководствуясь соответствующими нормами права и методическими рекомендациями, мы оперативно разработаем для вас реестр архива и поможет с его ведением. Отсутствие ошибок, полнота информации и своевременность пополнения реестра гарантируются и опытом и четким пониманием роли реестра в деятельности любой организации.

Если вы являетесь руководителем государственного или же частного предприятия или организации, то, наверняка, вам приходилось сталкиваться с таким понятием, как утверждение описи в архиве и другими архивными процессами. Давайте более подробно коснемся данного вопроса.

В соответствии с действующим российским законодательством, как государственные, так общественные, коммерческие и другие независимые учреждения должны после истечения сроков хранения документов, сдавать их в муниципальные и государственные архивы.

И данный процесс часто влечет за собой ряд проблем.

Потому как здесь нужно подготавливать не просто документацию, но и различные приложения, грамотно оформленные описи, акты, в последствии играющие роль так называемого «путеводителя». 

Без утверждение описей и актов никуда

Последний шаг таких процедур — это завершающее утверждение описи в архиве.
Как опись, так и документы требуются в огромном количестве согласований. А при необходимости каких-либо изменений, это должно происходить еще до того момента, когда они окажутся за пределами учреждения или организации. 

Ответственные сотрудники составляют опись, а руководитель утверждает ее. Для того чтобы осуществить утверждение описи в архиве, понадобится утверждение не только руководителя организации, но и архивной комиссии.

Помимо описей существуют акты о выделении документов и их уничтожении.

Такие документы формируются в результате оценки документации экспертами и отбора уничтожаемых дел. Помимо списка разновидностей этих дел, указывают их количество, номера статей, нормативную документацию. По этим статьям определяют сколько времени хранилась та или иная документация. Также в обязательном порядке указывают и года, за которые отбирались документы в акты на выделение и их уничтожение.

Проблемы при проверке документов

Нельзя произвести утверждение актов в архиве, если при проверке документов возникают заниженные, завышенные или вовсе опущенные позиции в количестве документации. А также если срок хранения еще не истек. Это будет являться незаконным уничтожением документов, что может обратиться в серьезные последствия (уголовная, а также административная ответственность).

К таким актам прилагаются акты, о уже проведенном уничтожении документации, указывают общее количество всех документов и их веса.

Как видите, утверждение актов и описи в архиве- процесс очень нелегкий, а ошибки могут вовлечь руководителей предприятия в большие неприятности.

Доверяйте утверждение описей и утверждение актов специалистов

Сотрудники нашей компании с большим удовольствием помогут вам грамотно оформить все документы. Составление, утверждение актов в архиве, а также описей, вы можете доверить нашим профессионалам, которые хорошо разбираются в данной структуре. Тем самым, вы сэкономите огромное количество времени работы ваших работников, которые к тому же не являются знатоками архивных дел, и могут допустить серьезные ошибки из-за отсутствия практики в составлении таких документов.

Наши специалисты имеют колоссальный опыт и оказывают услуги по качественному хранению, а также быстрому уничтожению документации, в соответствии со всеми правилами и нормами законодательства.

У нас вы всегда можете получить необходимую консультацию или заказать выполнение архивных работ качественно, доступно и в срок!