Автор: konst_archiv_s

Обработка архивных документов — это достаточно трудоёмкий процесс, который значительно упрощают инструменты для работы с архивными документами.

Такие инструменты можно условно разделить на две группы: специализированные, используемые только профессиональными архивариусами. К числу последних можно отнести компьютеры, сканеры, принтеры и другую офисную технику, которая позволяет упорядочить архивные документы.

Использование оборудование

Необходимость использования специализированного инструментария при работе с архивными документами зачастую возникает уже на первом этапе формирования архива предприятия или организации. Поэтому оптимальным и более целесообразным вариантом обработки документов является обращение в компанию, специализирующуюся на оказании целого комплекса архивных услуг.

Компания «Архивный Сервис» не только имеет полностью укомплектованную материально-техническую базу, в которой есть все необходимые инструменты для работы с архивными документами, но и позволит вам значительно сэкономить.

Штатный сотрудник

Как правило, обработкой бухгалтерских, кадровых и других документов в большинстве компаний занимается штатный сотрудник. Конечно, он может отлично справляться со всей скопившейся документацией, но в некоторых ситуациях его усилий может оказаться недостаточно.

К примеру, справиться с такими работами, как создание электронного архива, реставрация, переплёт и оцифровка документов без соответствующих знаний и инструментов не только затруднительно, но и зачастую практически невозможно.

В такой ситуации выход лишь один: обратиться в компанию «Архивный Сервис». В результате вы сэкономите не только на приобретении специализированного оборудования, которое завтра уже не понадобится, но и на оплате труда и социального пакета штатного сотрудника.  

Какие же инструменты для работы с архивными документами могут оказаться необходимы?  

Для работ реставрации архивных документов может понадобиться паровой карандаш, с помощью которого появляется возможность сохранить сильно повреждённые документы. Этот инструмент используют для снятия различных наклеек, удаления наносящих вред бумаге микроорганизмов, очистки, локального увлажнения и расцементирования.

Защита часто используемых документов

Для защиты документов, которые часто используются, можно создать обложки любого размера и формы с помощью машинки для склеивания полиэфирной плёнки. А с помощью устройства, позволяющего вакуумировать архивные документы, упаковать документы для долгосрочного хранения, исключив тем самым вредное воздействие окружающей среды.

Работа с большим количеством архивных документов

Также при обработке больших массивов документации не обойтись без переплётной машины или брошюратора. Эти приспособления являются практически незаменимыми инструментами при работе с архивными документами, поскольку позволяют оформить все бумажные документы надлежащим образом и сэкономить время. 

Возможности, которые предоставляют инструменты для работы с архивными документами, трудно переоценить. 

 Особенно, если они находятся в руках профессиональных архивариусов. Архив вашей организации окажется в надёжных руках, если вы доверите работу специалистам компании «Архивный Сервис».

Архивариусы — специалисты по архивному делу, то есть проведению разного рода работ и мероприятий, облегчающих архивный документооборот. 

Сегодня эта профессия снова актуальна, можно сказать, получила новую жизнь — из-за необходимости вести архивы дел, документов, счетов, договоров каждой организации необходим специалист подобного профиля. В обязанности архивариуса входит организация и ведение архива (комплектация, систематизация, проведение экспертизы ценности документации, пополнение и т.д.).

Архивные компании

Однако не все предприятия, особенно это относится к организациям мелкого и среднего бизнеса, могут позволить себе «дополнительного» сотрудника, или нескольких, в штате, на первый взгляд не особо обремененного работой. Сегодня получают распространение архивные центры — компании, выполняющие архивные работы для различных организаций на заказ.

Архивное дело — целый комплекс работ.

Вы можете обратиться к нам в «Архивный Сервис» по вопросам проведения любых архивных мероприятий для упрощения документооборота. Понимание принципов архивного дела, умение работать с разного рода документами, внедрение современных технологий в процесс работы с архивами, профессионализм и ответственность — именно эти качества отличают сотрудников «Архивный Сервис».

Правильное ведение и обслуживание архива-работа специалисты архивного дела.

Ведь сердце любой компании в ее бухгалтерских и юридических документах, хранящихся в архиве. Чтобы ваш архив был систематизирован, упорядочен, удовлетворял требованиям сотрудников, занимал определенное место; чтобы каждый документ можно было найти тогда, когда он нужен, а не случайно через месяц; чтобы бумаги были защищены от риска потери или повреждений; чтобы быстро и конфиденциально уничтожить архив или создать его электронную копию; чтобы ваш архив был предметом гордости, а не пыльным складом горы папок и отдельных документов в запертом подсобном помещении, — обращайтесь к нам, в «Архивный Сервис».

Работа наших специалистов архивного дела

Наши специалисты архивного дела проведут все нужные вам архивные работы быстро и качественно, и дадим гарантию сохранности всех документов и долгой службы вашего архива. Специалисты по архивному делу проводят консультации, экспертизы ценности бумаг, занимаются организацией и ведением архива предприятия, разрабатывая нужные технологии и принципы систематизации.

Мы гордимся своей профессией

Мы гордимся своей профессией архивариуса. Архивное дело для нас это, прежде всего, профессионализм и качество выполняемых работ, профессиональный подход к каждому делу и каждому клиенту. Все наши сотрудники — дипломированные специалисты по архивному делу. Каждый из них выполняет свою работу на своем месте быстро, качественно и надежно. 

«Архивный Сервис» существует на рынке архивных услуг уже 15 лет!

Обращайтесь к нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru 

Ретроспективная конверсия (ретроконверсия документов) — одна из наиболее востребованных на сегодня услуг.

Под этим термином подразумевается использование специальной промышленной технологии, позволяющей преобразовать библиотечный картотечный каталог в структурированную электронную базу данных, информацию о которой можно запросить в любое время. 

Профессиональные услуги по ретроконверсии документов

ООО «Архивный Сервис» предоставляет профессиональные услуги по переводу любых документов в электронный вид выбранного заказчиком формата. Ретроконверсия документов осуществляется при помощи самого современного оборудования и программного обеспечения, позволяющих в кратчайшие сроки произвести оцифровку, сканирование и индексирование огромного количества листов. 

Документы, предоставляемые нашими заказчиками, — всегда уникальны, поэтому с каждым из клиентов представители ООО «Архивный Сервис» работают отдельно, подбирая технологические решения для сканирования и индексирования конкретных архивов.

В целом, ретроконверсия документов состоит из нескольких этапов:

1. Экспертиза архива и составление техзадания.
2. Подготовка документов к сканированию (сортировка, освобождение от скоб, ниток, скрепок).
3. Сканирование архивов и цифровая обработка изображений (обрезка, очистка, перевод в электронные форматы PDF, JPEG, TIFF и проч).
4. Индексирование файлов и создание электронной базы данных, которая после загрузится в информационную систему клиента.
5. Сборка оригиналов в соответствие с той структурой, которая была у документов при сдаче на обработку (сборка или брошюровка, реставрация архива).

В ООО «Архивный Сервис», ваш заказ будет выполнен:

— Качественно. Наши специалисты используют профессиональное передовое оборудование, сканирующее документы любого качества и формата.

— Вовремя. Сроки устанавливает заказчик после того, как будет составлено техническое задание и обозначен объём работ.

— Согласованно. Вы можете контролировать каждый этап работы и вносить допустимые правки. Мы ничего не делаем самовольно.

Также мы гарантируем не только полную сохранность предоставленной клиентами информации, но и её защиту от утечки и несанкционированного использования.

Что в итоге получают клиенты ООО «Архивный Сервис»?

— Старые архивы, приведённые в порядок;

— Нужный объём обработанных документов, включая библиотечные архивы;

— Информационные ресурсы, готовые к загрузке в вашу инфобазу;

— Новые базы данных с подробной классификацией, что облегчает поиск электронных документов;

— Защищённый от копирования и кражи электронный архив.

— Уничтожение документов с истекшим сроком хранения.

 Кроме этого, вы экономите время, средства и здоровье, возвращаясь к нам через несколько дней уже за готовым заказом.

Качественная ретроконверсия документов обеспечивает макисмальную эффективность работы с любыми архивными и информационными базами в учреждениях, офисах, на предприятиях, в библиотеках. 

Более подробную информацию вы можете получить, связавшись прямо сейчас с представителями ООО «Архивный Сервис». 

     Мы работаем для вас более 15-ти лет!

Зачастую с созданием электронного архива и ввода в него всех наличных документов, которыми оперирует компания, архивная работа начинает стопориться. И причина этому – недостаток квалификации сотрудников компании (нехватка времени, отсутствие нужного оборудования и умений) для грамотного ввода информации в архив новых документов. Вложенные в создание архива деньги в результате попадают в разряд лишних трат, а организация так и продолжат вести дела с использованием бумажных документов (испытывая, таким образом, те же трудности, что и до создания архива или базы данных). 

Меж тем, для того чтобы организовать ввод информации в базу данных – регулярный или экстренный, по мере накопления бумаг – требуется не так уж много.

Услуги по вводу информации в базы данных 

Располагая штатом опытных специалистов, уже не один год работающих с архивами и базами данных самых разных структур и всем необходимым оборудованием, понимая принципы работы баз данных и зная о том, насколько эффективным может быть их использование, компания ООО «Архивный Сервис» в числе прочего оказывает услуги по вводу информации в базы данных. Силами сотрудников компании ежедневно пополняются десятки электронных архивов – от самых простых до масштабных, со значительным количеством категорий и разделов.

Как производится ввод информации в базу данных

Новые документы, призванные пополнить собой архив или базу, проходят через те же этапы обработки, что и первичный массив бумаг, составляющий основу базы данных:

• документы тщательно сортируются;
• осуществляется оцифровка;
• производится категоризация и маркировка;
• документы встраиваются в соответствующий раздел базы данных.

Ключевыми моментами в работе по вводу информации в базу данных является:

Определение её места в архиве (раздела, связей – перекрестных ссылок – с другими документами) и качество оцифровки. Последнее предполагает, что в документе не будет неясностей, нечитаемых участков, если это графика – то она будет легко воспроизводимой на печатном оборудовании.

И именно с этими моментами у организации, пытающейся самостоятельно вести пополнение базы данных, чаще всего возникают сложности.

Мы не испытываем трудностей ни с квалифицированным персоналом, ни с оборудование. Прекрасно разбираясь в принципах ввода данных в базы любого типа, любых организаций, сотрудники компании в максимально сжатые сроки справятся с пополнением базы данных необходимым объемом информации.

Как оказывается данная услуга

Услуга может оказываться как на постоянной основе, так и инцидентно, по мере накопления в организации определенного объема не оцифрованной информации.

Мы рекомендуем обратить внимание именно на формат ввода информации в базу данных на постоянной основе – в этом случае работа с ней не сотрудников организации-заказчика услуги может продолжаться в любое время, поскольку актуальность данных будет максимальна.

На сегодняшний день информация — это самый ценный, а точнее сказать — бесценный продукт современности, которым стоит распоряжаться крайне разумно, грамотно и очень аккуратно. Поэтому каждая компания или организация должна осознавать всю ответственность за архив документов, который всегда должен быть в идеальном состоянии и храниться в надежном и защищенном месте. 

Архивная проверка — это как снег на голову. 

Вроде бы точно знаешь, когда они должны начаться, но получается так, что они являются даже очень неожиданно. Налоговая инспекция вправе потребовать абсолютно любой документ, и вы обязаны его предоставить. Ни для кого не секрет, что, если вы скажете, что документ утерян, вам никто не поверит, в данном случае вас спасут только форс-мажорные обстоятельства. Но так как никакого наводнения и пожара не было, организация автоматически подвергается жесточайшей проверке. Ответственность за утерю документов фактически несет руководитель компании, и только потом — главный бухгалтер. Крупных неприятностей избежать практически не удастся, так как налоговым инспекторам только повод дай для наложения штрафов. 

Помощь ООО «Архивный Сервис» с архивными проверками

Мы предлагаем вам оптимальный вариант хранения архивов — предоставить это дело нам. Наша компания возьмет всю ответственность за архив на себя. Мы гарантируем, что вы навсегда сможете забыть, что такое архивные проверки. Мы широко известны налоговым службам как ответственная и перспективная компания, оказывающая подобные услуги. Многочисленные архивные проверки показали, что компании, которые курируем мы, еще ни разу не попадали в неприятности.

Решение внештатных ситуаций

В случае возникновения любых внештатных ситуаций, наши специалисты максимально оперативно находили пути решения, которые не вызывали нареканий со стороны проверяющей стороны. Поэтому, если ваш архив документов у нас — значит, он находится в одном из самых надежных мест. Но, если вы все же решили обойтись своими силами и верите в могущество и непоколебимость своего главного бухгалтера, вам стоит учесть следующее. 

Ответственность при архивных проверках 

Статья 27 Федерального закона №125 гласит: если архивные проверки обнаружили утерю документов, на должностные лица компании распространяются следующие виды взысканий:

• Налоговая ответственность за утерю документов. Согласно статье 126 НК РФ пункту 1, надлежит штраф в размере 200 рублей за каждый непредъявленный документ по требованию налоговой инспекции. Если произошла утрата документации за один налоговый период, организация заплатит 10 000 рублей. Согласно статье 120 НК РФ, пункту 2, организация заплатит 30 000 рублей за потерю первичной документации за несколько отчетных периодов. Также это двадцатипроцентные штрафы от суммы заниженного налога, который вызван потерей первичной документации, не меньше 40 000 рублей, согласно статье 120 НК РФ пункту 3.
• Административная ответственность за архив. Если организация нарушила срок хранения архива или уничтожила его раньше установленного времени, что привело к уменьшению налоговой базы, а также к искажению отчетности больше, чем на 10%, должностным лицам грозит штраф в размере от 2000 до 3000 рублей.
• Уголовная ответственность за утерю документов. Если должностное лицо замечено в уклонении от налогов, выраженном преднамеренной утерей документации, на него налагается штраф в размере от 100 000 до 300 000 рублей или удержание зарплаты от 1 до 2 лет, или лишение свободы сроком до 2 лет, при этом, человек не имеет права занимать аналогичную должность в течение 3 лет.
• Если должностное лицо замечено в уклонении от налогов в особо крупных размерах, на него налагается штраф в размере от 200 000 до 500 000 рублей или удержание зарплаты от 1 до 3 лет, или лишение свободы до 5 лет, при этом, человек не имеет права занимать аналогичную должность в течение 3 лет.

Правильное оформление архивных дел – гарантия стабильности работы компании!

Во время работы любого предприятия количество документов стремительно увеличивается. Ведь до сих пор практически вся важная информация размещается на бумажных носителях, которые занимают большое количество места. Но проходит время, и любые юридические и экономические бумаги устаревают. Таким документам, как правило, требуется срочная утилизация. Ведь в ненужной документации часто содержится конфиденциальная информация, утечка которой легко может привести к плачевным последствиям. Вот и возникает у руководителей крупных компаний и небольших фирм вопросы о том, как оперативно и грамотно осуществить вывоз архива.

Как вывезти архив?

Конечно, можно попытаться вывезти архив своими силами. Для этого придется подготовить бумаги: перебрать их, изучив ценность, и, отсортировав, упаковать важные документы, а ненужные — выбросить в мусорную корзину или утилизировать специальным образом. Стоит отметить, что, выброшенная документация довольно часто представляет собой большую ценность для конкурентов.

Главное не вывезти, то что нельзя

Поэтому лучше не рисковать, осуществляя вывоз архива самостоятельно, а воспользоваться услугами тех организаций, которые специализируются на выполнении этих работ. Ведь качество в этом случае гарантировано, да и вывоз архива будет выполнен в минимально возможные сроки. А все ненужные бумаги будут тщательно утилизированы, что предотвратит даже частичное их восстановление.

Как заказать вывоз архива в нашей компании.

Чтобы воспользоваться нашими услугами, необходимо связаться с менеджерами нашей компании и оставить заявку. Оставить свои контактные данные, согласовать с нашими менеджерами время, в течение которого должен быть выполнен заказ. Опытный сотрудник нашей компании оценит как размеры архива, так и объем предстоящих работ. Специалист составит предварительную смету и ответит на все возникшие у клиента вопросы.

Выбирайте удобное время для себя

В указанное в заявке время на место, оговоренное с заказчиком, будет подан автотранспорт, на котором впоследствии и будут перевозиться архивные документы. Разгрузочные и погрузочные работы будут выполняться опытными специалистами. Также сопровождение документов будет осуществляться сотрудниками нашей компании.
После того, как архивные документы будут доставлены в нашу компанию, то они будут полностью уничтожены при помощи шредера. После такой обработки восстановить бумаги невозможно. Бумажная масса, получившаяся в результате работы современного оборудования, будет переработана. Стоит отметить, что при необходимости заказчик или его представитель сможет присутствовать во время работы шредера.

Стоимость вывоза

Стоимость наших услуг доступна. Время, в течение которого будет осуществлен вывоз архива, минимальное. При этом мы гарантируем нашим клиентам полную конфиденциальность.

Сканируйте бумажные документы и формы в формат PDF или преобразуйте изображения JPEG в PDF и получайте интеллектуальные файлы с возможностью поиска, которые легко хранить

Достоинства сканирования в формате pdf.

Сканирование документов в формате pdf позволяет создавать многостраничные файлы. Достоинством формата pdf является то, что при обработке документов различными версиями программного обеспечения, pdf формат сохраняет единообразие их внешнего вида, включая шрифты, поля, отступы, переносы слов и прочие элементы форматирования.

Наша компания поможет вам надежно сохранить все ваши документы.

Мы также поможем вам максимально оперативно преобразовать ваши документы и архивы в удобный цифровой формат. Оцифровка архива сможет существенно облегчить работу с документами, как для вас, так и для ваших клиентов. Одним из таких методов является сканирование документов в pdf.

Услуга по сканированию документов в pdf

Наша услуга по сканированию документов в pdf поможет вам сократить расходы, а также значительно сэкономить время на управление электронным архивом. Наша компания работает с любыми организациями и с любыми документами. Мы понимаем, что в наше время информация стоит немалых денег, поэтому полная конфиденциальность гарантируется. Мы имеем богатый опыт работы в данном направлении, поэтому можем отсканировать документы в pdf формат любых объемов.

Сканирование документов в pdf осуществляется нами на ультрасовременном оборудовании, что позволяет сохранить великолепное качество документов, а также существенно сократить сроки на их оцифровку. Мы беремся за любые объемы, так как наш опыт позволяет нам справляться даже с немыслимым количеством документов, которые необходимо перевести в цифровой формат.

Работа по сканированию на территории заказчика 

Если ваши документы имеют особую ценность, и вы не желаете, чтобы они покидали территорию вашей организации, наши специалисты приедут к вам и выполнят сканирование документов в pdf в вашем присутствии. Мы также имеем все необходимое для того, чтобы грамотно организовать безопасный вывоз всех ваших документов к нам, и уже не мешая вашей работе, быстро и качественно выполнить свою работу.

Все ваши документы, которые были переданы нам на хранение в архив, по вашему усмотрению могут быть переведены в цифровой формат. После этого мы незамедлительно предоставим их вам, но только уже в более удобном формате.

Порядок работы у нас отточен до мелочей. После того как сканирование документов в pdf закончено, мы передаем их в отдел обработки. Затем уже готовый цифровой архив записывается на компакт-диски (DVD, CD, BD) и передается курьером вам.

Работа с документами, отсканирванными в pdf

Сканирование документов в pdf поможет вам быстро и легко находить необходимую информацию, используя компьютер и удобный поиск. Мы также можем предоставить вам отсканированную информацию и в любом другом формате, который вам подойдет. Обращаясь к нам, вы гарантируете себе полную безопасность и сохранность всех документов. Эта работа требует постоянного контроля и внимательности.

Поэтому не стоит пытаться оцифровать свои архивы собственными силами. Как показывает практика, после этого наши специалисты вынуждены для начала все приводить в порядок, а только потом оцифровывать. Безусловно, это в наших силах, но ваши расходы при этом возрастут.

 Цель нашей компании — помочь организациям отказаться от бумажной работы и перейти на новый уровень.

К счастью, в наши дни, экономя материальные средства компании и делая все возможное для того, чтобы предотвратить всевозможные трудности, вы всегда можете обратиться к профессионалам, которые оперативно и грамотно оформят акт приема передачи документов архива, при реорганизации.

Нужны грамотные архивисты

Грамотные архивариусы оперативно сделают опись всех документов архива при реорганизации, а в случае утери каких-то бумаг в кратчайшие сроки восстановят их. При необходимости они создадут электронный архив. Опытные специалисты смогут передать архив при реорганизации таким образом, что все нюансы законодательства РФ будут полностью соблюдены. 

Не надо путать реорганизацию с ликвидацией

Важно знать разницу с точки зрения архива: при реорганизации архив передаётся правопреемнику, а при ликвидации в государственный или муниципальный архив. Мы понимаем что реорганизация требуется в разных ситуациях, когда некоторые подразделения организации становятся самостоятельными структурными объектами. Однако иногда реорганизация является лучшим выходом из сложной ситуации, при которой требуется немедленная ликвидация компании. Очевидно, что определенным образом обрабатывать придется архив при реорганизации в каждом отдельно взятом случае. И только профессионал сможет выполнить необходимые работы таким образом, что ни одна проверка не найдет никаких недочетов.

Сберечь материальные средства компании

Получается, что, если поручить составление акта приема передачи документов архива, при реорганизации профессионалам, то можно сберечь материальные средства собственной компании и избежать нервотрепки. Только опытные архивариусы, которые неоднократно выполняли эти работы, в точности смогут соблюсти существующий в нашей стране порядок передачи документов архива при реорганизации. 

Почему мы

У нас работают опытные архивариусы, прекрасно разбирающиеся во всех нюансах, передачи документов архива при реорганизации. Работники нашей организации грамотно сделают полную опись всех передаваемых документов. А акт приема передачи документов архива, при реорганизации будет составлен с учетом норм российского законодательства. 

Приведем в идеальное состояние архив компании

Мы приведем в идеальное состояние архив вашей компании: проверим наличие всех необходимых документов и восстановим отсутствующие бумаги. Оперативно выявим и уничтожим бумаги, срок хранения которых закончился. Определенным образом проведем систематизацию. После того как акт приема передачи документов архива, при реорганизации будет полностью оформлен, мы передадим бумаги правопреемнику. Если вдруг правопреемник будет находиться в другом регионе, то мы легко сможем передать документацию в муниципальный архив. 

Сотрудничество с нами

Сотрудничество с нашей компанией «Архивный Сервис» будет выгодным для вашей организации. Стоимость работы наших архивариусов доступная. Наши специалисты прекрасно знают порядок передачи документов архива при реорганизации. В сжатые сроки, с учетом всех обстоятельств они составят акт приема передачи документов архива, при реорганизации.

В России практически в каждом предприятии, какое ни возьми, есть бухгалтер, если его функции, разумеется, не возложены на генерального директора. Но это бывает крайне редко, в маленьких фирмах. Обычно бухгалтер настолько загружен своими прямыми обязанностями, что до проведения архивных работ по внутренней описи документов дело доходит в последнюю очередь.

Не хотите возиться с внутренней описью документов и дел самостоятельно?

И не нужно! Зачем тратить свое драгоценное время на рутинную работу, если его можно использовать более рационально? Позвоните в нашу компанию archiv-s.ru и закажите эту услугу. Мы организуем процедуру внутренней описи документов дела по всем правилам проведения архивных работ.

Проблемы при самостоятельной сдаче документов архив

Мы понимаем, что в большинстве организаций эту обязанность поручают бухгалтерии или сотрудникам структурных подразделений. Но, порой, от незнания всех имеющихся нормативов сдачи документации в архив, происходит большая путаница. Документы ошибочно попадают не туда, куда нужно. При необходимости их просто невозможно найти. Разве вам нужен такой бардак в документообороте? Если ответ «НЕТ», смело звоните нам!

Содержание архива

Не относитесь к архиву, как к чему-то вспомогательному и не экономьте средства на его содержание. Такая скупость чревата серьезными последствиями. Если у вас попросту нет отдельной штатной единицы, отвечающей за формирование и содержание архива в полном порядке, заключите договор с нашей компании на долгосрочное обслуживание. Мы поможем вам не только составить внутреннюю опись документов личного дела сотрудников, но и проведем все работы по систематизации и описи всех документов.

Составление внутренней описи дел

Внутренняя опись документов – всего лишь малая часть услуг, которые предоставляет наша компания. Не поручайте функции архивариуса секретарям, бухгалтерам и кадровикам. У них предостаточно СВОЕЙ работы. Поручите свой архив нам! Мы справимся!

Как организовать архивное хранение в компании? И как провести архивные работы по внутренней описи документов?

Первое, на что мы обращаем внимание, начиная сотрудничество с новой для нас компанией – на ряд документов, который запрещен к уничтожению. В этот перечень входят:

• Документы, содержащие информацию о стаже сотрудников,
• Документы, в которых прописана средняя заработная плата сотрудников,
• Кадровые и бухгалтерские отчеты со сроком обязательного хранения свыше 10-ти лет.

При ликвидации организации руководство в обязательном порядке должно сдать  документы в госархив на постоянное хранение. Мы поможем вам и в этом случае! Звоните!

Электронный документооборот и проведение архивных работ с составлением внутренней описи электронных документов.

Любой современный документальный фонд содержит входящие, исходящие и внутренние документы в электронном варианте. Их необходимо хранить в информационных системах предприятия.

При проведении архивных работ по внутренней описи документов или дел стоит учесть, что они делятся на:

• Документы, которые необходимо хранить в упорядоченном виде до 10-ти лет;
• Документы, подлежащие хранению свыше 10-ти лет;
• Документы с постоянным сроком хранения – бессрочные.

По всем вопросам составление внутренних описей дел, обращайтесь по телефону 8 (495) 227-04-94

Как правило, любой коммерческой структуре рано или же поздно придется столкнуться с тем, что называется опись документов постоянного срока хранения. На практике, если на момент начала процесса в распоряжении компании накопилось достаточно много архивной информации, и вся она не систематизировалась длительный период времени, составление качественной и полной описи документов постоянного сроков хранение представит определенного рода трудность. Но это в том случае если не привлечь к организации подобного процесса нас, профессионалов своего дела.

Немного о самом процессе работ

Опись документов постоянного хранения включает в себя три возможных принципа построения данных.

• Первым можно назвать хронологическим, при котором все документы представлены в определенной последовательности;
• Вторым принципом считается структурный, при котором документы объединяются в группы и подкатегории;
• И наконец, третьим является универсальный, комбинированный принцип, который мы и предлагаем попробовать своим клиентам.

Для чего нужна опись документов постоянного хранения?

Непосредственно сама опись документов постоянного срока хранения составляется, как правило, с целью последующего их легкого нахождения, и систематизации документов. 
Сложностью можно назвать необходимость создания обязательного справочного аппарата.  Он включает в себя создание всех требуемых исторических справок, вступлений, послесловий и многого другого. С этой задачей мы также сможем легко и оперативно справиться, независимо от ее объема.

Сделать опись самостоятельно

Давайте представим себе, что опись дел в архиве была выполнена с ошибками. Однако этого никто не знает, так как проверять вряд ли кто будет. Однако спустя время, может понадобиться какой-либо документ. А ведь никому неизвестно, сколько может пройти времени и как теперь восстанавливать эти документы? Вполне возможно, что и персонал сотрудников мог уже поменяться, и искать виновных просто не представляется возможным. Начинаются серьезные проблемы внутри организации.

А если нагрянет проверка?

Если пробовать решить данный вопрос самостоятельно, возможно допустить массу ошибок и неточностей, которые так или иначе повлияют на дальнейшее составление структуры разделов, создадут путаницу и неточности. И наконец, самая главная проблема, с которой может столкнуться организация при составлении подобной описи, а именно ее утверждение.  

Где утверждается опись?

Порядок утверждения хоть и кажется достаточно простым, но, тем не менее, потребует четких и слаженных действий. Сама опись документов постоянного хранения утверждается непосредственно в Государственном муниципальном архиве, который курирует данную организацию как того и требует регламент систематизации и регистрации подобных документов. С этой задачей мы, имея солидный опыт, справимся в кратчайшие сроки. При чем можно отметить, что опись дел может проводиться как по одной, конкретной, так и по ряду групп.

На какие документы делают описи?

Как правило, описи наиболее часто делают описи на следущие дела постоянного хранения: различные соглашения, договора связанные с правом собственности, протоколы, отчёты, возможно судебные и следственные дела, если таковые имеются. Особенно сложными и важными являются категории ценных документов, упорядочивание которых наиболее ответственный и сложный процесс.

Мы справимся со всем, главное только правильно поставить задачу, согласовать некоторые моменты и можно смело приступать к делу.

По всем вопросам описи документов постоянного срока хранения обращайтесь в нашу архивную компанию.