Автор: konst_archiv_s

Помещение документов в архив — необходимая работа, с которой сталкивается любая компания. В процессе деятельности образуются документы, которые нужно передать в архив. Однако это не самый простой процесс.

Для самостоятельной организации работы архива необходимо:

• Нанимать специалиста или поручать эту работу кому-то из сотрудников. В первом варианте вы несете затраты на зарплату, соцпакет, отведение рабочего места и прочее. Во втором — теряете эффективность одного или нескольких сотрудников, которые вынуждены теперь заниматься еще и архивом.
• Соблюдать правильность архивации документов. Каждый документ архивируется в соответствии с существующим законодательством. При организации работы архива важно учитывать все законы относительно данного процесса.
• Отведение соответствующего пространства под архив. А со временем его потребуется все больше и больше. Ведь в процессе работы образуется все больше документации.

Это основные и наиболее частые, но далеко не все заботы, с которыми приходится сталкиваться компании при самостоятельной организации архива. Однако есть решение и оптимальный выход из сложившейся ситуации — поручить эту работу профессионалам.

Специализация нашей компании — организация работы архива в Москве.

Мы занимаемся любыми документами, которые необходимо передать в архив. При этом гарантируем грамотное выполнение всех услуг.

Наши услуги организации работы архива позволят вам:

• Сэкономить на самостоятельной организации архива, найме сотрудников и связанных с этим издержках.
• Быть уверенными в грамотном оформлении всей документации для помещения ее в архив.
• Получить гарантию в правильно проведенной экспертизе ценности для определения сроков хранения каждого документа.
• Получить правильную организацию архива для удобного хранения и поиска документов.

Организация работы архива в Москве нашими специалистами может происходить следующим образом:

• Передача на государственное хранение вышедших из оборота документов, но представляющих определенную ценность.
• Организация архива вне территории заказчика — в нашей компании, с специально подготовленном для этого индивидуальном архиве.
• На территории заказчика.

Удобная форма хранения документов

Удобная форма хранения документов в архиве подбирается как от типа документации, так и от ваших собственных интересов или предпочтений. В частности, часть документов передается только на государственное хранение.

Если вы ищете грамотные, профессиональные услуги организации работы архива в Москве, специалисты нашей компании — к вашим услугам. Позвоните нам или оставьте заявку на сайте, и мы с радостью примемся за организацию архива для вашей компании.

Каковы сроки хранения приказов на современном предприятии? И вообще, как правильно организовать хранение приказов? Собрать их вместе или разложить по разным папкам?

Попробуем разобраться в этих «бумажных делах».

Сроки хранения приказов, пусть даже изданных в один день, могут быть совершенно разными. Скажем, хранение приказов по основной деятельности фирмы считается бессрочным. То есть, их нужно должным образом классифицировать и хранить постоянно.

Хранение приказов о хозяйственной деятельности

Хранение приказов о хозяйственной деятельности фирмы должно длиться 5 лет. Если таких бумаг накапливается очень много, для удобства их делят на несколько томов. По истечении срока хранения эти приказы нужно уничтожить, составив об этом специальный акт.

Что же касается приказов по личному составу, то здесь всё не так однозначно.

Сроки хранения приказов по личному составу могут быть:

• Кратковременными. 5 лет — таков срок хранения приказов о предоставлении отпуска, назначении дежурства, о взыскании или о краткосрочном командировании сотрудника в другой город.
• Длительными. В этом случае сроки хранения приказов достигают 75 лет. Это приказы об увольнении или принятии на работу, о переводе, о поощрении либо о перемене анкетных данных сотрудника.

Со сроками хранения документов мы разобрались. Но как грамотно организовать хранение приказов?

Прежде всего, приказы должны храниться отдельно друг от друга. Если после регистрации подшивать их в одно и то же дело, то вскоре возникнет настоящий хаос. В результате работа фирмы застопорится (не говоря уже о претензиях проверяющих организаций).

Создать номенклатуру дел

Вот почему на предприятии необходимо создать номенклатуру дел. Для небольшой организации — общую, а для крупного предприятия — разделённую на отделы и со специальным литерным шифром. Но в любом случае все приказы придётся разделить как минимум на три категории: приказы по хозяйственной деятельности, по основной деятельности и по личному составу. А затем — правильно классифицировать каждый документ, пронумеровать и расположить в строгом порядке.

Как видите, грамотно хранить приказы — означает не просто раскладывать их по папкам.

Это сложный, тонко организованный процесс, в котором неточности недопустимы. Малейшая небрежность тянет за собой целую цепочку ошибок — иногда, увы, неисправимых. Поэтому организацией хранения приказов должен заниматься только профессионал.

Сотрудникам, пусть даже очень старательным, но не имеющим опыта составления описей, такую сложную работу поручать не стоит. Гораздо более спокойный и надёжный ход — прибегнуть к помощи настоящих профи. Опытные архивариусы определят сроки хранения приказов, классифицируют их, обработают должным образом и найдут для каждой бумаги верное место в архиве. Именно такой работой занимается «Архивный Сервис».

Доверяйте архивную обработку специалистам

Наш коллектив состоит из тех, для кого обработка документов — настоящий профессиональный «конёк», дело всей жизни. Работая с архивами российских компаний, мы неукоснительно соблюдаем госстандарты РФ по хранению приказов и других документов. И ещё одно наше правило — прежде чем приступить к работе, мы гарантируем Клиенту абсолютную корректность обработки бумаг и составления описей. С «Архивным Сервисом» Вы будете спокойны за каждый документ.

Обращайтесь в нашу архивную компанию по телефону: 8 (495) 227-04-94

Успешная деятельность любой коммерческой организации напрямую зависит от того, насколько грамотно организована система хранения наиболее ценных документов. Если вы пока не знаете, для чего нужен страховой фонд архивных документов вашей компании, то эта статья позволит вам найти ответ на поставленный вопрос.

Создание страхового фонда архивных документов

Зачастую утрата важнейшей документации, связанной с ведением бизнеса, приводит к приостановке работы. Что в итоге влечёт за собой крупные финансовые потери. Чтобы этого не произошло и доверие клиентов к вашей компании было высоким, необходимо заблаговременно создать страховой фонд архивных документов.

В процессе создания фонда каждый документ, обладающий ценностью и уникальностью, проходит процедуру микрофильмирования. Совокупность сделанных таким образом фотокопий документов (обычно это негативы) и является страховым фондом архивных документов, который передаётся на хранение в госархив.

Фонд пользования

Наряду со страховым фондом создаётся и фонд пользования, в который включаются ксерокопии важных документов, а также их оцифрованные варианты, сохраняющиеся на электронных носителях.

Для того чтобы создать микрофильмы, а также правильно оцифровать документы, необходима специальная аппаратура, приобретать которую для однократного использования, не выгодно ни одной компании. Сэкономить время и деньги вам помогут сотрудники компании «Архивный Сервис».

Наша компания оказывает комплексные услуги, поэтому сможет выполнить весь спектр необходимых работ.

Создание страхового фонда архивных документов предполагает:

— проверку физико-химического состояния документов, правильности их обработки, учёт особенностей оформления;

— осуществление микрофильмирования, оцифровки и копирования документов и размещение их на электронных носителях;

— составление описи страхового фонда, которая должна быть оформлена в четырёх экземплярах;

— передачу созданных копий ценных документов на хранение в госархив;

— предоставление собственного хранилища для размещения страхового фонда архивных документов организации.

Процедура создания страхового фонда архивных документов имеет ряд особенностей

На первом этапе специалисты нашей компании изучат предоставленные вашей организацией документы и определят наиболее ценные из них. Важным моментом на этом этапе является определение физического состояния каждого документа.

На втором этапе первыми копирование и обработку проходят документы, находящиеся в плохом состоянии. Затем копируется вся остальная документация, а также проводится анализ годности документов и уничтожение тех из них, сроки хранения которых уже истекли.

Обратившись в компанию «Архивный Сервис»

Обратившись в компанию «Архивный Сервис», вы можете быть уверены в том, что создание страхового фонда архивных документов будет выполнено в соответствии с действующим законодательством и нормами, существующими в архивном деле. Кроме госархива, страховой фонд можно разместить и в нашем архивохранилище, в котором установлено оборудование, 

В век, когда проще написать коллеге из соседнего отдела электронное письмо, чем позвонить по телефону или подойти поговорить лично, проблема хранения почтовых сообщений встала особенно остро. Дело в том, что электронная почта стала играть значительно более важную роль в деятельности фирмы, чем можно было представить еще какие-то пять лет назад. Корпоративная электронная почта стала хранилищем информации, важность которого не уступает обычному архиву финансовых или проектных документов.

Как образуется мини архив

За несколько лет работы, у каждого сотрудника образуется личный мини-архив, который он ведет по своему усмотрению. В нем скапливаются документы, деловая переписка с клиентами и партнерами, даты назначенных встреч, словом – все, что за счет чего ежедневно существует компания.

Входящие и исходящие сообщения

Согласно общей тенденции, входящие и исходящие сообщения составляют около 35% корпоративной «базы данных». И в некоторых странах уже бьют тревогу по этому поводу. Чтобы избежать потери этой значимой части информации, на законодательном уровне организации были обязаны создать архив электронной почты и хранить сообщения до 7 лет. А в США некоторые сообщения хранятся до 26 лет. Это даже больше, чем сроки хранения стандартных документов!
Несмотря на то, что пока в нашей стране нет обязательного хранения электронной переписки, хороший руководитель должен задуматься над этим.

Чем полезен архив электронной почты:

• Обеспечивает порядок в хаосе непрерывно поступающих сообщений, быстрый поиск и оперативный доступ к данным;
• Гарантирует надежность хранения и защиту от утечек информации;
• Участвует в принятии решений и ускоряет бизнес процессы;
• Решает проблему резервного копирования в случае, если владелец ящика случайно или умышленно удалит важное сообщение;
• В нем хранятся письма даже сотрудников, ушедших из компании; Служит инструментом при расследовании внутренних инцидентов организации;

Обращайтесь к профессионалам

Данные могут являться неоспоримыми доказательствами в суде в случае возникновения юридических претензий. Мы готовы помочь вам справиться с непрерывным потоком входящей и исходящей информации, надежно заключив ее в электронный архив.

Вы решились изменить жизнь вашей компании к лучшему и начать хранить ваши документы в электронном виде? Тогда сейчас вас, скорее всего, интересует, как будет работать ваш электронный архив, и что нужно для успешного взаимодействия с ним. Какую систему  управления электронного архива поставить?

Какие варианты есть?

Все очень просто! Разработчики нашей компании уже позаботились об удобстве вашей работы с цифровыми архивами. Вам не нужно будет приобретать дополнительное дорогостоящее программное обеспечение – мы разработали для вас уникальный продукт. Обратившись к нам, вы получите уже полностью готовую к работе систему. Система управления электронным архивом, созданная у нас в компании — это удобный инструмент для работы с документами.

Что вы можете делать с помощью системы управления электронным архивом?

• Помещать документы в архив путем несложных действий. Система отвечает за их сохранность;

• Создавать для них индивидуальную информационную карточку и заполнять ее. Система обеспечит быстрый и точный поиск по введенным реквизитам;

• Создавать столько версий одного документа, сколько вам нужно. А система будет вести их учет и фиксировать изменения;

• Вы сможете установить разный уровень доступа к определенной информации или же частично скрывать часть информации одного документа. Система будет следить за не нарушением конфиденциальности;

• Вы ищите документы, задаете параметры запроса, делаете выборки, закладки. Система это запоминает, чтобы в следующий раз не тратить ваше время на новый поиск.

• Вы и ваши коллеги активно пользуетесь информацией, а затем получаете автоматический отчет от системы о том, какие документы были использованы и кем. 

Работа системы управления электронного архива документами в офисе

Система управления электронного архива документами будет легко взаимодействовать с офисными приложениями, что обеспечивает успешное наполнение электронного архива и удобство просмотра и создания новых файлов. В процессе установки системы на рабочие компьютеры сотрудников, наши специалисты объяснят принципы работы с ней. Интуитивно понятный для пользователя интерфейс позволит быстро обучить коллектив. Вы всегда сможете получить квалифицированные консультации по работе вашей системы.

 Результат 

В результате у вас на предприятии образуется надежное централизованное хранилище данных, которое обеспечивает постоянный доступ к ним. Будет создана эффективная база знаний, которая поможет вам оптимизировать хозяйственно-экономические процессы вашего предприятия и вывести ваш бизнес на новый уровень.

По всем вопросам  организации электронного архива обращайтесь по телефону: 8 (495) 227-04-94

В ходе деятельности любой компании неизбежно происходит увеличение объёма документов. Работа с ними (например, поиск нужных деловых бумаг) из года в год усложняется, усилий и времени такая работа начинает отнимать всё больше. Это, в свою очередь, снижает общую эффективность деятельности предприятия. Закономерен вопрос: можно ли предотвратить подобный сценарий, обеспечив лёгкость работы с документами вне зависимости от их объёма?

Архив электронных документов

В наши дни на него можно с уверенностью ответить утвердительно. Для достижения этой цели воспользуйтесь услугой создания архива электронных документов, профессионально оказываемой компанией «Архивный Сервис».

Суть услуги архива электронных документов

Архивом электронных документов называется аппаратно-программный комплекс, предназначенный для хранения документации в цифровой (электронной) форме, и сам массив этой документации, переведённой в такую форму. Создание архива электронных документов открывает сотрудникам компании широкие возможности по оперативной работе с ними и обеспечивает множество других преимуществ, речь о которых пойдёт далее.

Преимущества архива электронных документов

Воспользовавшись услугой компании «Архивный Сервис», которой посвящён этот обзор, вы непременно оцените по достоинству:

— удобство работы с документами. Значительно упростится и ускорится поиск необходимой информации. Архив электронных документов позволит вести поиск по любым реквизитам — например, наименованиям и датам документов, любым ключевым словам и фразам, содержащимся в них;

— возможность быстрой сортировки документов по любым критериям, создания нужных выборок буквально в два клика «мышки»;

— значительно возросший уровень безопасности деловых бумаг. При создании архива электронных документов такие факторы, как пожар, подтопление, активность грызунов и противоправные действия (например, уничтожение или кража деловых бумаг) не приведут к утрате ценной информации: она останется в архиве электронных документов;

— возможность разграничения прав доступа разных сотрудников к разным документам;

— значительное снижение издержек предприятия, связанных с хранением и обработкой деловых бумаг;

— существенное повышение производительности труда, объясняющееся перечисленными выше преимуществами.

Создание архива электронных документов нашей компанией

Наши специалисты имеют большой опыт организации архивов электронных документов любого объёма и степени сложности на предприятиях любых форм собственности. Мы используем проверенные временем, отлично себя зарекомендовавшие программные инструменты и технологии создания архива электронных документов, которые:

• с одной стороны, обеспечивают высокую функциональность архива;
• с другой стороны, отличаются простотой в освоении и доступны для понимания даже неспециалистами, каковыми, как показывает опыт, в большинстве случаев являются сотрудники компаний-заказчиков. 

Заказав нам создание архива электронных документов, вы сэкономите

Заказав создание архива электронных документов нам, вы сэкономите рабочее время персонала, позволите ему заниматься своими основными обязанностями. В результате оказания услуги вы приобретёте современную электронную систему документооборота, которая, без преувеличения, позволит вашей компании выйти на новые уровни развития.

Каждый документ компании или предприятия имеет свою ценность и обладает определенной степенью важности и именно поэтому при завершении текущих дел, вся документация подлежит хранению, срок которого зависит от типа документов. При этом в отдельных случаях, необходима сдача документов в Госархив, установленная законодательством.

Процесс сдачи документов в государственный архив

Передача документации предприятия в государственный архив представляет собой достаточно кропотливый процесс. Он требует соблюдения различных требований и очередности этапов. В первую очередь необходимо провести экспертизу ценности и важности документации. Документы, не представляющие собой важности и с истекшим сроком хранения, подлежат уничтожению перед передачей в Госархив. Оставшаяся документация с еще не истекшим сроком хранения должна быть сдана в государственный архив.

Составление описей дел

На следующем этапе происходит составление описей дел, которое необходимо для удобного дальнейшего ориентирования архивных работников в переданной им информации. Опись документов должна проводиться структурировано – в случае неправильной описи документов, Госархив может отказать в передаче им документов. Делается исходя из того что Госархиву с этими документами ещё работать

Переплет дел

Далее все документы, предназначенные для сдачи в Госархив, необходимо переплести, что обеспечит удобство их передачи и дальнейшего хранения. Сдача документов в Госархив происходит только в переплетенным виде. На практике передача документов в гос архив представляет собой не только сложный, но и длительный процесс, требующий особого внимания со стороны исполнителей. Любая ошибке в подготовке, описи и передаче документов может привести к отказу со стороны Госархива и потере не только времени, но и денег.

Как предотвратить ошибки при сдаче Госархив

Для предотвращения возникновения каких-либо ошибок, передачу документов в Госархив необходимо доверять профессионалам с большим опытом работы в данной области.

Опыт работы с Госархивами

Наша компания оказывает полный спектр услуг по работе с документацией, ее хранением и передачей документов в государственный архив.

Узнать цены на передачу документов в государственный архив вы можете позвонив нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или написать info@archiv-s.ru

Электронные документы – это не просто отсканированные изображения бумажных оригиналов. Электронный документ – это полноценный источник информации, который обладает всеми необходимыми качествами привычного вам бумажного эквивалента.

Юридическая сила электронного архива документов

Электронный архив документов имеет такую же юридическую силу, как и его физический аналог в том случае, если он имеет цифровую подпись. Электронно-цифровая подпись (ЭЦП) – это присвоение уникальных реквизитов документу, подтверждающее авторство и право владельца на него.

Электронно-цифровая подпись означает, что:

• документ подписан добровольно;
• документ подлинный;
• документ подписан уполномоченным на это лицом.
• Иными словами, документ, подписанный от руки, ничем не отличается от документа с электронно-цифровой подписью.

К вопросу перехода на электронные документы в архиве надо подходить очень серьезно. Были разработаны стандарты и обозначены требования, которые необходимо соблюдать владельцам электронных архивов.

Требования к электронному архиву документов:

Все документы должны иметь ЭЦП, подтверждающую их достоверность, подлинность и неизменность;
Документы, подписанные ЭЦП должны получить правовое признание. Все действия, совершаемые с ними, не должны противоречить требованиям законодательства;
Электронные версии должны соответствовать по содержанию бумажным документам, для которых законодательно определены нормы оформления (например, формы отчетности).

Создание документов для электронного архива

Документы для электронного архива могут создаваться как на основе бумажного оригинала путем сканирования и оцифровки, или же создаваться программными средствами в самом архиве непосредственно. Такие документы могут содержать выпадающие подсказки, комментарии создателей, активные ссылки на другие связанные документы.

Работа электронного архива документов

Работа с электронными документами – это интерактивное взаимодействие с целой базой знаний компании. С их помощью вы можете в режиме рабочего времени создавать необходимые для себя пакеты документов, создавать выборки и делать комплексный анализ прямо на своем рабочем месте.

Возможности цифровых документов

Цифровые документы дают вам возможность иметь дело только с самой актуальной информацией. При их составлении экономится время на утверждение всеми участниками — каждый может вносить правки в реальном времени, и только после того, как все согласны ставится ЭЦП. Устраняется долгий процесс, когда бумага с проектом ходит из кабинета в кабинет и покрывается множеством пометок и приписок.
Электронные документы в архиве уже стали международным инструментом обмена информации, с помощью чего уже взаимодействуют крупнейшие корпорации мира.

Как создать электронный архив документов?

• Анализ документооборота в организации;
• Разработка технического задание;
• Внедрение и настройка по для электронного архива документов;
• Сканирование и обработка имеющихся бумажных документов;
• Обучение и техническая поддержка программы для электронного архива.

По всем вопросам электронного архива документов вы можете связаться по телефону: 8 (495) 227-04-94

Компания «Архивный Сервис» предлагает услуги архивации документов, которые актуальны на любом из этапов делопроизводства, работы с бумагами различного масштаба и характера.

Архивация документов это комплекс процедур

Для нас архивные работы – это целый комплекс процедур, направленных на обеспечение информационной безопасности клиента, сокращение финансовых и временных затрат при работе с бумагами и максимальное упрощение документооборота. Именно эти 3 цели должны лежать в основе деятельности компании, занимающиеся архивацией документов. Еще один важный критерий выбора исполнителя – широкий комплекс предлагаемых услуг. Наша компания старается идти в ногу со временем и, работая с клиентами, учитывать их требования и пожелания. Именно поэтому список оказываемых услуг постоянно расширяется.

На сегодняшний день наши услуги это:

• услуги архивации документов юридического, бухгалтерского, банковского и кадрового характера;
• проведение экспертизы бумаг для определения их реальной практической и научной ценности;
• составление архивных описей и определение сроков хранения документации;
• сканирование и создание электронных архивов;
• передача архива при ликвидации;
• списание и уничтожение документов с истекшими сроками хранение.

Понятно, что это лишь небольшой перечень услуг, которые предлагают компании, занимающиеся архивацией документов. Этот список можно продолжать еще долго. А лучше всего зайти и узнать про каждую услугу подробно, в разделе «Услуги». При возникновении вопросов свяжитесь с нашими менеджерами по телефону.

Кому доверить важную документацию?

Наши сотрудники уже много лет оказывают услуги архивации документов и знают, какие требования предъявляются к таким компаниям:

• предоставление гарантии о 100% сохранности документации и полученных данных
• применение только профессионального подхода к организации архива
• наличие в штате исключительно высококвалифицированных архивариусов
• умение работать не только с бумажными, но и электронными архивами
• индивидуальный подход к каждому заказчику.

Плюсы работы с нами

Еще один важный плюс в пользу компании, занимающиеся архивацией документов, — работа с клиентами разного масштаба, начиная с небольших организаций и заканчивая международными холдингами. Такой достаточно большой разброс в клиентах позволяет исполнителю быстро и эффективно находить решения для абсолютно любых нужд. Итак, теперь вы знаете, какими должны быть надежные компании по архивации документов.

Звоните нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 ;или info@archiv-s.ru мы поможем заархивировать документы правильно.

Мы уверены, что если процесс создания электронных архивов будет проходить еще более активными темпами (такая тенденция сегодня прослеживается достаточно четко), бумажная документация все равно не утратит своей актуальности. Бумажные документы будут всегда и везде, независимо от масштабов и характера деятельности юридического лица.

Потому наша компания не прекращает акцентировать внимание на такой важной для клиента услуге, как систематизация листов в делах постоянного хранения и передача их в специальный архив.

Почему эта услуга действительно востребована?

Первая причина того, почему систематизация листов в делах постоянного хранения нужна практически каждой компании, — удобство и эффективность работы с бумагами после их передачи в архив.

К дополнительным преимуществам мы, как правило, относим:

• надежную защиту от негодования проверяющих служб и инстанций, ведь в данном случае все документы будут оформлены в строгом соответствии с требованиями отраслевого законодательства
• существенную минимизацию временных затрат, которые могут потребоваться для работы с архивными документами, для поиска нужной бумаги
• систематизация листов в делах постоянного хранения – это еще и четкое упорядочение бумаг по хронологическому, номинальному, географическому и ряду других признаков, что также не менее важно.

Систематизация листов в делах по личному составу

Итак, перед вами 3 основные причины того, почему нужно систематизировать листы в тех делах, которые предназначаются для постоянного хранения. Приблизительно такие же особенности имеет и систематизация листов в делах по личному составу. Как в первом, так и во втором случае крайне желательно обращаться за помощью к опытным архивариусам, которые знают все тонкости процедуры.

Исполнители для систематизации листов в делах

Находитесь в поисках ответственного и надежного исполнителя, для которого такая услуга, как систематизация листов в делах по личному составу, уже давно знакома? Считайте, что вы его уже нашли. Достаточно лишь сделать один телефонный звонок по номеру (495) 227-04-94, и наш сотрудник оперативно прибудет по указанному адресу для ознакомления с фронтом работ и обсуждения деталей будущего сотрудничества.

Нами систематизация листов в делах по личному составу будет проведена в сжатые сроки, потому ни вы, ни ваши сотрудники не ощутят даже малейшего дискомфорта.

Мы делаем все возможное для того, чтобы вам было удобно и комфортно.