Что такое электронный архив?

Что такое электронный архивЭлектронный архив – это корпоративная система хранения информационных материалов (документов), размещенных на материальном носителе в электронно формате PDF/A, PDF, SGML, XML или TXT. Единица хранения электронного архива -  электронный файл. Один файл может содержать в себе как несколько документов в виде сканированных и сохраненных изображений с бумажных носителей, так и сам по себе представлять какой-либо документ.

Как формируется электронный архив

Формирование электронного архива осуществляется путем последовательного сканирования и перевода в цифровой формат бумажного архива организации. Путем сканирования, с каждого бумажного документа снимается его цифровая копия для архива. Бумажные документы после создания электронного архива могут быть использованы организацией по своему усмотрению, как правило, затем они хранятся по дальше от офиса компании Это позволяет сэкономить значительные суммы на содержания документов.

Где хранится электронный архив?

Полученные в результате сканирования цифровые финальные версии каждого документа могут размещаться: 

  • на серверах;
  • в облаке;
  • в компьютере;
  • на сьемных носителях.

Для обеспечения гарантированной сохранности документов, вне зависимости от срока их хранения и исключения риска порчи, морального или физического старения носителя, создаются резервные копии архива.

Как просматривать и читать

Для воспроизведения электронных файлов используется специальное программное обеспечение, обладающее возможностью управлять цифровым контентом архива. В качестве аппаратного обеспечения для просмотра материалов электронного архива, выступает компьютер с монитором, на который выводится изображение документов для их чтения.

Особенности и преимущества

Все файлы в электронном архиве хранятся в структурированном виде, что позволяет администратору выполнять мгновенный и удобный поиск документов, вести их учет, описание, контролировать историю использования. Система защиты архива не допускает несанкционированного доступа к базе данных, а так же изменения и удаления документов.

Оптимизация ресурсов 

Мы имеем большой практический опыт работы по сканированию документов и созданию электронных архивов различных видов, предлагая клиентам доступные цены и гибкие условия оплаты. Всю подробную информацию можно узнать по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru

смотрите также:

Конфиденциальное хранение и уничтожение документов

Cоставление исторической справки

Как прошить документы?

Сканирование архива: экономия места, денег и времени

Основные правила перемещение архивов

Наши клиенты