Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов — это операция, позволяющая установить необходимость хранения документа и его архивный тип (в частности, определить его возможную историческую или иную ценность).

Когда и кем выполняется экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности обычно выполняется на начальном этапе образования архива для каждого отдельно взятого документа, имеющегося в компании. Для этих целей руководством создаётся специальная экспертная комиссия, в состав которой обычно входят наиболее опытные представители компании, а также консультанты или специалисты из архивных служб. Экспертиза ценности документа, выполняемся квалифицированными сотрудниками организации в присутствии профессионального архивиста, обычно гарантирует, что никаких сложностей с последующим хранением не предвидится. Обычно (в общем случае) экспертиза ценности документа подразумевает определение сроков хранения для каждой бумаги, а также выделение тех документов, которые необходимо уничтожить. Экспертиза ценности документов при большом архиве — достаточно трудоёмкий процесс, так как требуется просматривать каждое дело по отдельности: на основании заголовков или иной сводной документации (например, картотеки) выполнение экспертизы ценности документа недопустимо.

Экспертиза ценности документов в деятельности архива

Экспертиза ценности документов является важным предварительным этапом как создания архива компании, так и передачи документов в уже существующий архив. Дело в том, что при несоблюдении правил хранения документов (в частности, уничтожении или утере бумаг, подлежащих хранению), к административной ответственности привлекается руководитель компании. В этом случае штраф составляет всего до 500 рублей. Однако куда серьёзнее ситуация может сложиться, к примеру, при налоговой проверке, когда обнаружится отсутствие какого-либо первичного документа: в этом случае в действие вступает статья №126 Налогового Кодекса Российской Федерации. В случае неправильного архивного хранения документов (при их фактическом наличии) налоговая служба также может наложить штраф до 30 МРОТ на соответствующих должностных лиц.

Гарантия отсутствия претензий

Таким образом, экспертиза ценности документов является не только средством определения срока хранения и актуальности бумаги в архиве, но и процедурой, гарантирующей отсутствие претензий со стороны проверяющих организаций. Результатом экспертизы ценности документов является подробная опись, где указывается, сколько именно какой документ должен храниться. Архивная экспертиза документов включает в себя сразу несколько задач, четкое выполнение которых гарантирует сохранность важным бумагам в течение определенного периода времени. 

Определение сроков хранения

Основной задачей такой экспертизы является отбор документов, а также грамотное определение их принадлежности к определенному архиву. После того как эти задачи решены, определяются сроки, в течение которых данные бумаги будут представлять ценность. Максимальный срок хранения после заведения дела составляет 75 лет. Как правило, такой длительный срок хранения требуется для обеспечения сохранности личных дел. Также существуют документы, которым необходимо временное хранение. 

Восстановление утраченной документации

Если часть архивного фонда утрачена, то требуется обеспечить наличие всех утерянных документов. К счастью, это возможно сделать благодаря фондам иных учреждений. Определяется ценность каждого документа трижды. Во-первых, важные бумаги оцениваются в делопроизводстве, когда определяется срок их хранения. Во-вторых, работы проводятся в ведомственном, в котором бумаги подготавливаются к сдаче в государственный архив. И затем дело передается в государственный архив. Бесплатно вызвать специалиста  для консультации по организации экспертизы ценности документов вы можете по телефону: (495) 227-04-94