Оцифровка архивов: нюансы, особенности, преимущества

Чем о более крупной организации, компании идет речь, тем больше хранится документов в ее архиве, тем сложнее ее документооборот, тем более привлекательно выглядят услуги по оцифровке архивов. Итак, что такое оцифровка архивов - это процесс по сканированию и каталогизации документов.

Неудобства при работе с бумажными архивами

Так, в больших архивах на поиск нужного документа очень часто приходится тратить много времени сил. Кроме того, наиболее часто используемые документы со временем могут быть повреждены или вообще "потеряны", если их ошибочно расположили в архиве. Нередко в любом виде бизнеса случаются ситуации, когда требуется высокая оперативность в предоставлении информации: бывает нужно быстро подготовить документы для подписания, сделать бумажные или цифровые копии, аккуратно сброшюровать - при работе с бумажными архивами оперативность теряется. Это далеко не полный перечень неудобств, с которыми приходится сталкиваться при работе с бумажными архивами. Но при этом существует достаточно простой и элегантный способ решения проблемы - оцифровка документов.  

Преимущества оцифровки архивов? 

  • стоит отметить уменьшение нагрузки на бумажные архивы, а также на участок ксерокопирования. Так, теперь если одновременно нескольким сотрудникам организации понадобился один документ, его совершенно не обязательно ксерокопировать.
  • оцифровка документов позволяет существенно сократить расходы на содержание бумажного архива, а также высвободить некоторую площадь, ранее используемую под хранение бумажных архивов.   

Как происходит процесс оцифровки документов?

  • Специально обученные специалисты занимаются сортировкой документов (на территории вашей компании или доставляют их на территорию организации, занимающейся оцифровкой архивов), затем с помощью современных сканеров производят оцифровку архивного фонда в полном объеме или отдельных документов.
  • Штрих-коды и печатные документы системой оптического распознавания символов автоматически переводятся в электронный вид. При этом сохраняются ключевые реквизиты документов: название, дата, тип, контрагент и так далее.
  • Для того, чтобы избежать возможного искажения при перепечатывании контактных данных, телефонов для оцифровки рукописной информации при оцифровке архивов применяется система двойного ввода. То есть, оцифровка документов в будущем даст вам возможность осуществлять полноценный оперативный поиск по ключевыми словам или поиск по определенным типам документов/контрагентам. 

Управление файлами

Электронные архивы позволяют управлять файлами, полученными в результате сканирования. После оцифровки архивов бумажные документы подлежат систематизации и описанию. Они брошюруются, составляется систематизированный полный каталог документов с учетом потребностей и специфики компании-заказчика. Это позволяет в дальнейшем существенно экономить силы и время при работе с архивами.  

Работы по оцифровке архивов

В настоящее время актуальна оцифровка архивов и хранение электронных копий документов . В результате оцифровки архивов каждый документ приобретает электронную копию, что может служить дополнительной гарантией сохранения информации. Документы, могут содержать чертежи, схемы, подписи, печати. Специалисты нашей компании - это команда высококвалифицированных специалистов, которые успешно завершили не один проект. Нашими клиентами были как мелкие организации, так и крупнейшие компании, где архивы действительно занимали не одну комнату. Мы имеем богатейший опыт работы с документами и архивами любых объемов. Оцифровка документов и архивов - это самый рациональный и удобный вид хранения любых документов различного назначения. Мы прекрасно понимаем, что нам придется напрямую работать с вашими документами, в связи с чем заявляем: каждый наш сотрудник сохраняет полную конфиденциальность и забывает о содержании каждого документа после его оцифровки. Обращайтесь к нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru 

смотрите также:

Шредирование документов

Что такое ретроконверсия документов

Федеральные архивы России

Порядок хранение, списание и уничтожение бланков строгой отчётности

Инвентаризация архивов

Наши клиенты