Прием, передача и ведение архива электронных документов

Приём и передача документов в электронном виде наиболее часто осуществляется либо менеджерами по работе с клиентами организаций, либо отделами документооборота и бухгалтерии. В малых компания достаточно высокий процент входящих документов приходится на секретариат.

Правила приёма и передачи электронных документов

Приём и передача электронных документов требует соблюдения определённого ряда правил: также как при использовании бумажных документов соблюдаются правила внутреннего документооборота, так и при работе с электронными требуется дисциплина и необходим порядок. Ведение архива в электронном виде без специальных систем - задача весьма и весьма сложная.

Проблемы приёма-передачи документов в цифровом виде

1. Неподготовленность традиционной системы документооборота

Первая проблема приёма-передачи документов в цифровом виде - это недостатки инфраструктуры, точнее, неподготовленность традиционной системы документооборота, складывающейся десятилетиями, к такой системе. Каждый входящий электронный документ должен классифицироваться и отправляться либо в уже сконфигурированный электронный архив с соответствующими пометками (например, «на исполнение» для конкретного отдела, либо «на рассмотрение» и так далее). В случае, если в организации не используется система электронного документооборота, то часто бывает достаточно просто распечатать электронный документ - и далее работать с ним как с поступившим бумажным.

2. Требования к персоналу

Вторая сложность - это требования к персоналу, то есть необходимость навыков работы с информационной средой. На текущий момент это практически всегда выполняется, так как компьютерная грамотность уже вошла в список обязательных требований при приёме на работу в отдел, работающий с документами.

3. Легкость утери или повреждения электронных документов

Третья проблема - это легкость утери или повреждения электронных документов в результате неквалифицированных действий. Разумеется, сконфигурированные электронные архивы организаций защищают от такой проблемы, но всё же количество компаний, использующих электронный архив, достаточно мало по сравнению с числом организаций, применяющих обычные, можно сказать, пользовательские системы приема и отправки электронных документов.

Примеры приема архива электронных документов

Рассмотрим два примера: первый - это весьма и весьма распространённое хранение всех входящих и исходящих писем компании прямо на пространстве почтового ящика, например, на @mail.ru, @rambler.ru или @yandex.ru. Разумеется, удобная структура (возможность быстрого поиска и сортировки, автоматическая фильтрация по папкам в зависимости от отправителя и темы, сбор писем с других почтовых ящиков и так далее) делает эти инструменты очень практичными. Также важно то, что любой сотрудник, имеющий право доступа к корпоративной почте, может работать с поступившими электронными документами.

Проблема уязвимости

Однако в таком случае вы расплачиваетесь двумя явными уязвимостями:
- Любой сотрудник может злоупотребить своим положением и в течение буквально пары секунд удалить весь электронный архив организации без возможности его восстановления.
- Почтовые ящики компаний, как правило, очень плохо защищены - и при определённом желании любой конкурент может не просто уничтожить (что, в принципе, ещё поправимо) - а скопировать информацию. Утечка всей коммерческой информации, а также переписки между партнёрами, инвесторами, клиентами и контрагентами - это катастрофа для любой компании.

Своевременное создание резервных копий

Следует отметить и тот факт, что ведение архива переписки без своевременно выполняемых резервных копий не просто уязвимо, а крайне опасно. Одним из наиболее частых примеров является политика сохранения паролей и других критичных данных: как правило, такая информация не фиксируется нигде, кроме переписки. В тот момент, когда организация сталкивается с любой проблемой в IT-сфере, связанной с целостностью данных, приходит понимание необходимости правильного ведения архива. Тем не менее, такое понимание обычно появляется только после первой (а то и второй) кризисной ситуации. Именно в плане паролей и аналогичной коммерческой информации существует отличный принцип копирования, выручающий многие компании: пришла важная информация - распечатали, подшили - и отправили в сейф отдела или на хранение документов в архиве .

Для правильной организации работы с электронными документами,  есть два пути:

- Использовать ведение архива в электронном виде, выполненного конкретно под вашу организацию;
      - Использовать традиционную бумажную схему документооборота, просто распечатывая поступающие документы. 

Эффективность и удобство цифрового архива

Ведение архива в цифровом виде намного эффективнее и удобнее: вам нужно потратиться только один раз на процедуру интеграции - и полностью избавиться от всех последующих трат на поддержание архивной деятельности. Более того, ведение электронного архива не требует специальных навыков от итоговых пользователей, обеспечивает высокий уровень защиты ваших документов и позволяет добиться отличных практических результатов.


смотрите также:

В чем отличие копирования документов от сканирования

Несанкционированное уничтожение документов

Сроки хранения кадровых документов

Подготовка дел к архивному хранению в электронном архиве

Хранение и уничтожение архивных дел на магнитных носителях

Наши клиенты