Сканирование архива: экономия места, денег и времени

Большой объём бумаг, с которыми приходится сталкиваться в своей работе практически любой организации, рано или поздно требует систематизации – для этого и создаётся архив бумажных документов. Но, если компания или государственная структура, функционируют долго, бумажный архив может «не справляться» со своими задачами.

Комплекс мероприятий по оптимизации документооборота

Поэтому комплекс мероприятий по дальнейшей оптимизации документооборота включает сканирование архивов. Процесс сканирования или оцифровки может осуществляться на любом этапе приведения в порядок документов организации: при подготовке к созданию полноценной системы документооборота, при каталогизации документов, их ранжировании по степени важности и т.д.

Профессиональное сканирование архивов, этапы

Процедура существенно упрощается, если документы компании уже распределены на нуждающиеся в сохранении и оцифровке и на те, что должны быть уничтожены – в этом случае существенно сокращается время сканирования. В целом, сканирование архива проходит через следующие этапы:

  • категоризация (или проверка правильности категоризации, если она уже была проведена);
  • распределение документов по типам (сканирование документов архива, например, содержащего схемы или рисунки требует совсем иного подхода и настроек оборудования, нежели сканирование бухгалтерских бумаг или юридических);
  • собственно сканирование архива, с маркировкой каждого документа.

Сканирование архива и его преимущества

С точки зрения ускорения работы с документами, сканирование архивов позволяет:

  • использовать один и тот же документ несколькими сотрудниками;
  • ускорить поиск любого документа, благодаря маркировке.

      Сканирование помогает сэкономить:

  • пространство офиса, необходимое для хранения документов организации;
  • деньги, которые пришлось бы потратить, например, на уничтожение ненужных документов;
  • время каждого сотрудника.

Современная техника сканирования

Благодаря современной технике, обладающей хорошим разрешением и цветопередачей, возможно сканирование архива, содержащего фотографии, цветные изображения, схемы и графики, слайды – без потери информации на них, с сохранением, как цветовой гаммы, так и соответствующей чёткости графики.

Повышение уровня безопасности хранения документов

Немаловажно, что сканирование архива существенно повышает и уровень безопасности хранения документов организации. Должный уровень безопасности сохраняется и в том случае, если сканирование архивов производится на территории компании, оказывающей эти услуги: оцифровка происходит в присутствии представителя организации-заказчика. 

Этапы сканирования документов:

  • Выяснение у клиента задачи и наличие программного обеспечение для работы с электронными документами;
  • Подготовка документов к сканированию: разброшюровка дел, изъятие скрепок, файлов и других крепежей;
  • Сканирование документов любых форматов;
  • Настройка и установка при программного обеспечение для работы с электронными документами;
  • Ввод информации в карточки поиска отсканированных документов;     
  • Проверка введенной информации;
  • Сдача работ клиенту;

Работайте со специалистами

В наших силах не просто выполнить сканирование документов, мы поможем вам привести в порядок все архивы и расставить все на свои места. Мы обязательно научим вас и ваших сотрудников обращаться с цифровым архивом. Работая с нами, вы существенно облегчите работу себе, а также вашим сотрудникам, которые теперь могут тратить свое время на работу, а не на поиски бумажек.  

Обращайтесь к нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru 

 


смотрите также:

Передача документов внутри организации

Как составить опись документов постоянного хранения

Организация делопроизводства в бюджетном учреждении

Основные правила перемещение архивов

Оцифровка архивов: нюансы, особенности, преимущества

Наши клиенты