Уничтожение документации, как правильно это сделать?

Этот вопрос довольно часто встает перед руководителями организаций. Управление предприятием неизбежно требует создания многих видов документов. Именно документы, т.е. зафиксированная на материальном носителе информация, имеет юридическую силу. Документация закрепляет производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров. Поэтому к уничтожению документации надо подходить со всей ответственностью. Значение и практическая ценность документации предприятия различны. Одни документы используются длительное время, другие очень быстро утрачивают свою значимость.

Разделение документов по срокам хранения

Но уничтожение документации до полного истечения сроков хранения не допускается Поэтому уничтожение документации должно проводиться опытными специалистами. Документы, образующиеся в деятельности организации, по срокам хранения подразделяются на документы временного срока хранения (до 10 лет включительно), документы долговременного срока хранения (свыше 10 лет) и документы постоянного хранения. Сроки хранения конкретных документов установлены Перечнем типовых документов. Документация, хранящаяся краткие сроки, затем выделяются к уничтожению.

Уничтожение документов с истекшим сроком хранения

На дела с истекшими сроками хранения, отработанные к уничтожению, составляют акт, который утверждается руководителем предприятия после чего организация имеет право произвести уничтожение документации, включенной в акт. Акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению должен быть составлен должным образам в соответствии с законодательством. Необходимо проводить ежегодный отбор документов для архивного хранения и уничтожения документации, сроки которой истекли. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей предприятия, существуют организации, которые оказывают профессиональные архивные услуги.

Уничтожение документов сторонними организациями

При невозможности произвести уничтожение документации своими силами всегда можно обратиться к помощи знающих специалистов, которые не только составят Акт о выделении к уничтожению, документов не подлежащих хранению, но и непосредственно вывезут и уничтожат документацию. Неважно на каком уровне будет вестись делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным обменом электронными документами - в любом случае документирование и работа с документами осуществляется по установленным правилам.

Порядок проведение уничтожение бухгалтерских документов

1 этап: Экспертиза ценности. Оценивается практическая ценность документов. Без такой экспертизы какую-либо документацию уничтожать запрещено.

      2 этап: Определение документов с истекшим сроком хранения. Бухгалтерские документы имеют разный срок хранения, поэтому на данном этапе необходимо консультироваться с нормативными документами. 

      3 этап: Составление акта о выделение дел на уничтожение. Документ заверяется подписями Руководителя организации.

      4 этап: Подготовка дел к утилизации. Документы пакуются в короба для транспортировки и утилизации.

      5 этап:  Вывоз и уничтожение. После уничтожения составляется ещё один акт, свидетельствующий о том, что документы физически уничтожены и больше не являются носителями информации. 

Акт уничтожения документов

ООО "Архивный Сервис"  предлагает вам  два варианта составление Акта уничтожение документов. 

1. Акт уничтожения для документов с истекшими сроками хранения 

Для начала мы проводим  экспертизу ценности документов и отбираем дела, предназначенные для дальнейшего хранения или уничтожения. Для этих целей создается экспертная комиссия, состав которой утверждает директор предприятия.По результатам проведенной работы составляется акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Документы включаются в него, если их срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. После того как руководитель компании утвердит вышеупомянутый акт, включенные в него документы уничтожаются на шредере.  

2. Вывоз документов,  составление Акта об  уничтожение документов 

ООО "Архивный Сервис" предлагает  также услуги по вывозу и уничтожению документов, включающие в себя:  погрузо-разгрузочные работы, предоставление необходимого автотранспорта, экспедирование документов и их утилизацию на промышленных шредерах в присутствии клиента.

Предоставления набора сопроводительных документов

Также ООО "Архивный Сервис" предоставляет клиенту полный набор сопроводительных документов (договор на выполнение работ по уничтожению документов, счет, счет-фактуры, акт приёмки работ,  акт уничтожения документов). Мы гарантируем уничтожение документов с истекшими сроками хранения  согласно всем установленным нормам в Российском законодательстве.


смотрите также:

Инвентаризация архивов

Как передать архив

Специалисты по архивному делу

Списание первичных бухгалтерских документов

Переплет бухгалтерских документов

Наши клиенты