Создание электронного архива

Если вы устали от непрекращающегося потока бумажной информации в вашем офисе, если вы не можете найти даже прошлогодний договор, а девушки из бухгалтерии постоянно жалуются на нехватку места в шкафах, то самое время задуматься о  создание электронного архива документов в Вашей организации.

Электронный архив предприятия ещё не создан

Ваш архив уже трещит по швам и грозит вырваться из своего хранилища и заполонить все свободное пространство вашего офиса? Сотрудники бьют тревогу и требуют отдать под документы все новые и новые драгоценные метры рабочего помещения? Не поддавайтесь – существует спасение от нашествия бумаг.  Создание электронного архива документов способно не просто полноценно заменить масштабный бумажный архив, а еще и изменить к лучшему работу вашей компании.

Почему вашей организации нужен электронный архив?

  • Вы освободите драгоценное офисное пространство, так как он занимает мало места;
  • В кабинетах будет порядок, документы перестанут скапливаться на рабочих столах и раздражать вас и самих сотрудников;
  • Электронные документы невозможно потерять, порвать, или залить кофе;
  • Коллеги перестанут ссориться из-за одновременно понадобившегося договора – каждый сможет работать с ним прямо со своего персонального компьютера;
  • Налоговые и аудиторские проверки перестанут вас пугать — у вас всегда будут готовые пакеты документов для предоставления по требованию. Придирчивые ревизоры оценят вашу сознательность.

Вы сможете держать в нем неограниченное количество документов «на всякий случай», даже если срок их хранения давно истек, но вам, по какой-то причине, они могут еще понадобиться.
Успешный опыт международных и отечественных организации показывает, что переход к электронному хранению документов положительно сказывается на их экономической деятельности.

Это происходит по следующим причинам:

  • Снижение затрат на содержание целого архивного подразделения, а это достаточно значимая статья расходов бюджета любой компании;
  • Сокращение времени на поиск нужного документа и увеличение производительности труда каждого сотрудника;
  • Повышается уровень доверия, укрепляется авторитет стабильной компании, у которой все на своих местах.

Что нужно сделать, чтоб создать электронный архив документов?

Все, что вам нужно для этого сделать – это обратиться  к нам. Архивный Сервис — это команда профессионалов, задача которой – создать надежную и слаженную систему работы электронного архива в вашей организации. Для ее создания вам понадобится только предоставить доступ к вашему архиву. Обо всем остальном позаботятся наши специалисты.
В самые кратчайшие сроки несколько комнат бумажного хранилища займут свое место на сервере, и вы сможете найти тот самый контракт, который считался безвозвратно утерянным несколько лет назад.

Только подумайте, сколько офисного пространства освободится, сколько документов сразу найдется и займет свое место!

Наши специалисты занимаются созданием электронного архива для предприятий любой величины. Не волнуйтесь, что процесс может занять чересчур много времени – команда профессионалов архивного дела сделает все так быстро и четко, что вы даже не заметите их присутствия, но результат работы сможете оценить сразу же.

Что будет сделано:

  1. Сначала мы с вами обговорим структуру архива и определим, какие документы необходимо туда включить;
  2. Далее выбранные экземпляры будут оценены, рассортированы и подготовлены к сканированию;
  3. Для создания архива будет привлечена самая современная техника: промышленные сканеры любых форматов, мощные рабочие станции и устройства хранения. Ни один значимый документ не потеряется;
  4. Отсканированные данные будут обработаны, переведены в нужный формат и зарегистрированы под индивидуальным номером. Для удобства последующего поиска каждому документу будут присвоены реквизиты и установлена его связь с остальными файлами системы;
  5. Будет запущена система электронного архива: оборудованы специальные сервера для хранения данных, установлено и настроено специальное ПО, обеспечен доступ к архиву каждого рабочего места и определен его уровень доступа.

Что получится в итоге:

  • Просторный офис без бумаг;
  • Довольные благодарные сотрудники;
  • Полный контроль движения документации компании;
  • Быстрый доступ к необходимому документу без необходимости ждать, когда он освободится;
  • Оперативное формирование пакетов документов для налоговых и аудиторских проверок;
  • Уверенность в сохранности информации;

Опыт компаний, которые уже создали на своем предприятии  электронные архивы, показывает, что  грамотное внедрение данной системы электронного архива способствует заметному увеличению производительности труда работников. Это значит, что, обеспечив, таким образом, себе и своему коллективу комфортные условия труда, вы получаете существенную отдачу.

Создание электронного архива документов c нами - это верный шаг к увеличению прибыли и развитию.

Наши клиенты