Электронная опись

Электронный архив добросовестно справляется со своими обязанностями по хранению ваших документов. Но чтобы в конечном итоге самим не забыть, что и когда было помещено в его недра, необходимо сначала составить, а затем регулярно обновлять электронную опись документов. Можно, конечно, откладывать «на потом» все работы, связанные с  составление электронной описи на документы. Но, как показывает наша практика, такой подход к проблеме приводит лишь к замедлению работы предприятия, к снижению эффективности работы по поиску документов внутри организации. При отсутствии должного порядка в документации на поиск одного документа может уйти огромное количество времени, а в некоторых случаях документ и вообще не находится. И это, если не вспоминать о рисках потери документов, рисках их порчи - в некоторых случаях столь безответственное отношение к документации может караться административными штрафами. Поэтому составление электронной описи документов является отличным выходом из положения и с финансовой точки зрения

Для чего нужна электронная опись?

Она содержит базовую информацию о документах, сданных на хранение в архив, на ее основе составляются различные каталоги, указатели или путеводители. Такие описи могут, составляются для каждого пакета документов,  отдельно описи электронных документов и отдельно описи бумажных документов, приготовленных для сдачи в архив.

Электронная опись составляется в обязательном порядке под контролем сотрудников архивной службы. 
Для обычных архивов она формируется в бумажном виде, для чего необходимо вручную пересматривать и пересчитывать подготовленные к сдаче дела.

Для каждого вида документации создается отдельная опись. Виды документов:

  • Документы, хранящиеся постоянно; 
  • Дела с временным сроком хранения; 
  • Личные дела сотрудников; 
  • Дела, отражающие специфику деятельности компании (судебные дела, проектные работы, научные исследования и т.д.).

В подобном описании должна содержаться следующая информация:

  • Реквизиты каждого дела (номер, количество документов, крайние даты документов); 
  • Указано количество находящихся на хранении дел; 
  • Справочные материалы (указатели, список сокращенных слов, и т.д.)

Таким образом, все описи вместе составляют краткую версию бумажного архива, которая заверяется ответственными лицами, сшивается и скрепляется печатью организации. Для цифровых аналогов составляется электронная опись. Она представляет собой подробный справочник того, что есть в архиве. Электронная опись — это интерактивное краткое содержание, которое хранит уменьшенные образы документов, их номер, дату и краткое описание. 


При изучении такой описи вы можете быстро просмотреть каждый документ и убедиться, что это именно то, что вы ищите. Формируется целая система, с помощью которой можно быстро найти интересующий файл.

Общая электронная опись должна содержать также образы ранее составленных описей архива.

Мы предлагает услуги по созданию электронной описи документов. Во время создания электронного архива на предприятии может быть сразу составлена отдельная опись для каждого вида документов. Производится полная идентификация данных описи и с документами архива, что гарантирует надежность последующей работы с ней.

В то же время при организации исключительно бумажного архива, в некоторых случаях такая опись тоже очень актуальна. Например, электронная опись юридически дел,  или личных дел сотрудников.

 

Проконсультироваться по вопросам электронной описи. Вы можете info@archiv-s.ru  или по телефону 8 (495) 227-04-9

Наши клиенты