Электронная опись
Чтобы в итоге самим не забыть, что и когда было помещено в архив, необходимо сначала составить, а затем регулярно обновлять опись документов. При отсутствии должного порядка в документации на поиск одного документа может уйти огромное количество времени, а в некоторых случаях документ и вообще не находится. И это, если не вспоминать о рисках потери документов, рисках их порчи - в некоторых случаях столь безответственное отношение к документации может караться административными штрафами. Поэтому составление электронной описи документов является отличным выходом из положения и с финансовой точки зрения. В описании минимум должна содержаться информация о наименовании документов, реквизитах дела, справочная информация.
Что такое электронная опись
Все описи вместе составляют краткую версию бумажного архива, которая заверяется ответственными лицами, сшивается и скрепляется печатью организации. Для цифровых аналогов составляется электронная опись. Она представляет собой подробный справочник того, что есть в архиве. Электронная опись — это интерактивное краткое содержание, которое хранит уменьшенные образы документов, их номер, дату и краткое описание. Она содержит базовую информацию о документах, сданных на хранение в архив, на ее основе составляются различные каталоги, указатели или путеводители. Такие описи могут, составляются для каждого пакета документов, отдельно описи электронных документов и отдельно описи бумажных документов, приготовленных для сдачи в архив.
Когда актуальна электронная опись:
- при смене руководителя;
- при передаче бухгалтерских документов;
- при слиянии организаций;
- при ликвидации организации.
- при передаче на гос.хранения
- при сканирование и создание электронного архива
Стоимость
Рассчитать стоимость услуг по созданию электронной описи документов для организации. можно по телефону указанному на сайте или отправить запрос info@archiv-s.ru