Электронная опись

Чтобы итоге самим не забыть, что и когда было помещено в архив, необходимо сначала составить, а затем регулярно обновлять электронную опись документов. При отсутствии должного порядка в документации на поиск одного документа может уйти огромное количество времени, а в некоторых случаях документ и вообще не находится. И это, если не вспоминать о рисках потери документов, рисках их порчи - в некоторых случаях столь безответственное отношение к документации может караться административными штрафами. Поэтому составление электронной описи документов является отличным выходом из положения и с финансовой точки зрения

Для чего нужна электронная опись

Она содержит базовую информацию о документах, сданных на хранение в архив, на ее основе составляются различные каталоги, указатели или путеводители. Такие описи могут, составляются для каждого пакета документов, отдельно описи электронных документов и отдельно описи бумажных документов, приготовленных для сдачи в архив.

Описи по категориям

В описании должна содержаться информация:

• наименование документов;
• реквизиты дел;
• справочная информация.

Таким образом, все описи вместе составляют краткую версию бумажного архива, которая заверяется ответственными лицами, сшивается и скрепляется печатью организации. Для цифровых аналогов составляется электронная опись. Она представляет собой подробный справочник того, что есть в архиве. Электронная опись — это интерактивное краткое содержание, которое хранит уменьшенные образы документов, их номер, дату и краткое описание.

Наши услуги

Мы предлагает услуги по созданию электронной описи документов. Узнать стоимость Вы можете info@archiv-s.ru  или по телефону: 8 (495) 227-04-94