Сдача документов в архив

Сдача документов в архив является завершающим этапом процесса делопроизводства. Дела всегда должны хранится всегда в правильно обработанном виде. Как безболезненно пройти все этапы по подготовке и передаче документов принимающей стороне. Наши специалисты ответят на все ключевые вопросы: подготовка документов, зачем сдавать, этапы работ а самое главное какой должен быть итог.

Подготовка документов перед сдачей в архив включает: 

  • Экспертиза (оценка) научной и практической ценности документов;
  • Отбор необходимых дел к сдаче в архив;
  • Описание документов;
  • Оформление архивных дел;
  • Обеспечение их сохранности;
  • Согласование всех учётных документов с принимающем архивом.

А зачем вообще сдавать в архив документы?

Архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий. Дела для сдачи документов в архив готовятся в соответствии с общегосударственными требованиями, изложенными в нормативных документах. В архив организации сдаются дела постоянного и временного хранения через определённый срок после завершения их делопроизводством  в структурных подразделениях или отделах. Правильность формирования и оформления дел, соответствие их количества описи проверяется сотрудником архива предварительно, на стадии подготовке к сдаче документов в архив.  Одной из главной функции архива является работа с поступающими запросами на принятые документы которые хранятся в архиве. Соответственно в связи с этим большое внимание и уделяется правильному оформлению дел.

Правильное оформление дел

Оформление дела - это комплекс работ по его учету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов; начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки к передаче документов в архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено. Оформление дела во многом зависит от объема и ценности представленного в нем массива документов и соответствующих сроков хранения. Так, дела временного (до 10 лет включительно) хранения оформляются по упрощенной схеме: проверяется их наличие, проводится предварительная систематизация и сдача документов в архив. Дела остаются в скоросшивателях или других папках. Исключением является только отдельные требование принимающего архива или специфические документы . Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению перед сдачей документов в архив, включающему в себя: подшивку или переплет дела, нумерацию листов, оформление всех реквизитов обложки (титульного листа). 

Особо ценные дела

Особо ценные дела (личные, судебные, о присуждении степеней и званий, патентная документация) при подготовке к сдаче документов в архив содержат внутренние описи. Элементы обложки определены ГОСТом 17.914-72 «Обложки дел длительного пользования». Если в деле имеются особо ценные документы, приложения к основному документу и т. п., наличие которых не может распознаваться по заголовку дела, то к заголовку добавляется аннотация, оформляемая после заголовка с красной строки.

Порядок сдачи в архив: как это обычно происходит в действительности

  •  согласование возможности приёма документов с принимающим архивом;
  •  Выяснение требований архива по оформлению документов, подлежащих передачи;
  •  Архивная обработка и оформление документов согласно всем требованиям;
  •  Оформление описей и научно-справочного аппарата (историческая справка и предисловие)
  •  согласование всех описей и научно-справочного аппарата с принимающем архивом;
  •  Физическая проверка дел архивом перед передачей;
  •  Получение Акта-приёма-передачи документов.

Сдача документов в архив осуществляется по заранее утвержденному графику. Дела сдаются по описям и с приложением справочного аппарата архива. 

Конечный итог передачи

А главным итогом сдачи документов в архив, должен быть Акт приёма-передачи документов, подписанный принимающей и сдающей стороной. Где отражаются следующие показатели. Что сдано, кем сдано, количество дел, дата передачи и состояние документов.

В каких случаях актуальна сдача документов в архив  

  • Нет места внутри организации; хочется освободить помещение;
  • Происходит реорганизация; все документы передаются правопреемнику;
  • Передача осуществляется внутри организации;
  • Сдача в ведомственный архив; происходит в среднем раз в 3-5 лет;
  • Сдача документов в архив при ликвидации организации. 


Специалисты Архивный Сервис оказывают услуги по всем видам сдачи в архив, включая согласование с принимающим архивом

Наши клиенты