Архивная обработка документов

Архивная обработка документов представляет собой основной этап грамотного построения структуры самого архива, что необходимо для правильного содержания документов организации. Каждая фирма работает, развивается, расширяет клиентскую базу и увеличивает документооборот. Не проходит и трех-пяти лет, как на предприятии скапливается огромное количество документов требующих архивной обработке. Эти документы содержат жизненно важную информацию и, соответственно, требуют особого к себе отношения.

Кто делает архивную обработку

Лучшим помощником в удобном и быстром использовании документов является своевременная профессиональная архивная обработка документов от специально обученных этому делу архивистов.Архивная обработка документов достаточно сложна для проведения собственными силами организации, требует особого внимания и специальных знаний в данной области.На первом этапе работы специалистами выполняется предварительный осмотр архива, в ходе которого производится оценка объема предстоящей работы и ее согласование с заказчиком. Важную роль на данном этапе играет критерий существенности, грамотное применение которого способно свести к минимуму временные и финансовые затраты. В ходе последующей инвентаризации определяется количество дел, входящих в архив, их разнесение по категориям в соответствии с перечнем типовых документов и номенклатурой дел.
Отбираются дела, находящиеся в неудовлетворительном состоянии, далее производятся сортировка дел по срокам их хранения и экспертиза ценности документов, входящих в дела архива, с составлением соответствующего заключения о результатах экспертизы.

Что обычно обрабатывают в компаниях?

  • Кадровые документы;
  • Бухгалтерские документы;
  • Договора;
  • Финансовые документы;
  • Техническая документация;

Архивной обработке может подлежать абсолютно любая документация, причем обработка может происходить как в электронном виде так и в бумажном.

Наши специалисты по архивной обработке документов проведут отбор документов в дела постоянного и более десяти лет хранения, в том числе и документы по личного составу. Согласно архивным правилам, группировка документов при архивной обработке происходит по годам. Эти дела не должны превышать более двести пятидесяти листов, толщина тома - до четырех сантиметров. В случае превышения параметров все, что свыше при архивной обработке документов, определяется в отдельное дело.
Архивная обработка документов проводится нашими специалистами исключительно в рамках правового поля действующего законодательства в области архивного дела.

Архивная обработка документов в бумажном виде включает в себя:

  • систематизацию документов по годам и видам;
  • экспертизу ценности и научно-техническую обработку дел;
  • выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;
  • качественный архивный переплет и последующее оформление документов;
  • составление описей дел;
  • систематизацию документов после проведения экспертизы ценности, научно-технической обработки и оформительских работ внутри фонда по годам и структурным частям;
  • стеллажирование документов в архивохранилище;
  • создание при необходимости научно-справочного аппарата и нормативно-методологической базы по организации деятельности архива вашей организации.

В электронном виде, эта процедура выглядит следующим образом:

  • подготовка документов к сканированию;
  • сканирование всех бумажных документов;
  • индексирование отсканированных документов в учетную программу;
  • проверка введенной информации;
  • обратная укладка документов в дела
  • архивная обработка позволит Вам обеспечить:
  • своевременное комплектование документами;
  • учет и сохранность документов;
  • эффективное использование хранящихся в архиве документов.


Кроме того, значительно сокращается физический объем документов, что позволит высвободить площади. Мы полностью гарантирует качественную и своевременную архивную обработку документов на любых носителях.

Звоните нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru мы поможем обработать документы правильно

Наши клиенты