Информация об организации архивного дела на новых территориях Москвы

Управление в области архивного дела на территории Троицкого и Новомосковского административных округов осуществляет Главархив Москвы. Он принимает решения по всем вопросам организации архивного дела в городе Москве, в том числе по вопросам хранения, комплектования, учета и использования архивных документов и архивных фондов городских архивов, архивов органов местного самоуправления в городе Москве (муниципальных архивов), органов государственной власти, государственных, муниципальных и других организаций. 

На территории Троицкого и Новомосковского административных округов действуют 2 муниципальных архива в городских округах Троицке и Щербинке, являющиеся структурными подразделениями администраций городских округов Троицк и Щербинка. В указанных архивах хранятся документы постоянного хранения о деятельности органов управления городами Троицк и Щербинка, начиная с 1930-х — 1940-х годов по настоящее время. Указанные архивы принимают документы по личному составу ликвидированных организаций муниципального уровня. Муниципальные архивы оказывают информационные услуги населению городских округов, в основном социально-правового характера, на основе хранящихся архивных документов. Организационно-методическое руководство муниципальными архивами и государственный учет хранящихся в них документов осуществляет Управление координации и регионального контроля деятельности организаций города Москвы в сфере архивного дела Главархива Москвы. 

В сфере влияния Главархива Москвы находятся администрации 19 поселений, в которых образуются документы, относящиеся к Архивному фонду Москвы. 

Для обеспечения правовой базы работы с органами самоуправления на новых территориях 13 июня 2012 года был принят Закон города Москвы «О внесении изменений в Закон города Москвы от 28 ноября 2001 г. № 67 «Об архивном фонде Москвы и архивах», который закрепляет за Главным архивным управлением города Москвы полномочия по содержанию и хранению архивных фондов поселений. Документы постоянного хранения, образующиеся в деятельности администраций поселений, после истечения сроков временного хранения в соответствии с законодательством (5 лет) будут передаваться на хранение в ГБУ «ЦГА Москвы» (документы, образовавшиеся до присоединения указанных территорий к городу Москве, передаются в соответствующие муниципальные архивы Московской области). 

Работу с администрациями поселений ведет Западный окружной отдел по координации деятельности организаций в сфере архивного дела Главархива Москвы.

Работники отдела оказывают методическую помощь работникам администраций, отвечающим за обеспечение сохранности документов, регулярно принимают участие в совещаниях представителей органов самоуправления, организуемых Префектурой Троицкого и Новомосковского административных округов, для информирования по вопросам организации работы архивов. Работниками отдела также было проведено обследование состояния хранения документов в органах самоуправления на новых территориях. В связи с созданием ГБУ «ЦГА Москвы» Главархивом Москвы был разработан и направлен в органы самоуправления новый трехсторонний договор о порядке взаимоотношений между органами местного самоуправления внутригородских муниципальных образований в городе Москве, Главархивом Москвы и ГБУ «ЦГА Москвы». 

В соответствии с действующим законодательством муниципальные архивы и администрации поселений должны взаимодействовать с Центральной экспертно-проверочной комиссий Главархива Москвы (представлять на утверждение и согласование комиссии описи дел, номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству, положения об архивах и другие документы). На II полугодие 2013 года запланировано рассмотрение Центральной экспертно-проверочной комиссией Главархива Москвы номенклатур дел органов местного самоуправления на новых территориях, а также положений об архивах и экспертных комиссиях. В IV квартале 2013 года будет проведена паспортизация архивов органов местного самоуправления для представления сведений в Федеральное архивное агентство. Главархивом Москвы также планируется работа по выявлению организаций, действующих на новых территориях, имеющих исторически значимые документы, которые будут включены в Архивный фонд Москвы.