Архивирование, учет и хранение проектной документации

Проектная документация – комплексная система важных документов: архитектурные чертежи, строительные расчеты для конструкций, схемы коммуникаций и другие важные материалы, которые использовались при проектировании и строительстве здания. Обязанность ответственного хранения, учёта и контроля распространяется на весь пакет документации, начиная с предпроектных этапов (эскизов) и заканчивая согласованными чертежами.

Что надо знать

Учет и хранение проектной документации – обязанность застройщика, задача которого – обеспечить сохранность материалов, при необходимости (например, в случае ликвидации) их передачу в государственные архивы и контроль за соблюдением установленных правил. По российскому законодательству, ответственные организации (разработчик и управляющие компании) обязаны хранить такую документацию по специальным правилам, обеспечивая по запросу доступ к чертежам и другим материалам.

1. Необходимо систематизировать и описать документы согласно правилам (эту трудоёмкую часть работ можно делегировать экспертам).
2. Формирование дополнительных экземпляров проектной документации (оригиналы и не менее трёх копий).
3. В случае ликвидации организации,  документы передается в государственный или муниципальный архив.
4. Хранение проектных документов в бумажном виде обязательно, независимо от сроков хранения. Документация специалистам может потребоваться через 10-15 лет, поэтому лучше всего организовать её постоянное хранение в архиве организации.
5. Защита от форс-мажорных ситуаций, страховой фонд, перевод в цифровой формат (электронные дубликаты).

Хотя ответственность за сохранность документов длится минимум 20-25 лет после ввода объекта в эксплуатацию, лучше обеспечить постоянное хранение

При проведении капитальных ремонтов или реконструкций документация обновляется, новые материалы добавляются к уже существующим проектным чертежам. Эти документы также нужно хранить в течение всего жизненного цикла здания.

По данным Минстроя России за 2024 год, 25% проектной документации уже представлено в электронном формате, что упрощает поиск и доступ к материалам. Но согласно законадательству документы также и должны храниться в бумажном виде.

Работа  архивистов

Мы помогаем структурировать проектную документацию, сделать описание документов, организовать хранение и подготовить электронные дубликаты. Правильно организованное архивирование проектной документации гарантирует быстрый доступ специалистов подрядных организаций, жильцов к необходимой информации и поможет избежать штрафов за нарушение правил хранения.