Архивирование в делопроизводстве: для чего необходимо и как осуществляется

Трудно представить деятельность любого предприятия или организации без ведения делопроизводства. Таким образом сотрудники компании обеспечивают документооборот, создают оптимальные условия для использования и хранения бумаг. Если документов слишком много, стоит задуматься об архивировании в делопроизводстве. Команда «Архивного Сервиса» поможет это сделать быстро, недорого и без каких-либо рисков.

Для чего необходимо архивирование в делопроизводстве

Каждый вид документа должен храниться столько, сколько указано в законодательстве РФ (в Федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации»). Если вы следуете этому правилу, вам не страшны никакие проверки со стороны контролирующих органов и служб. Но архивирование в делопроизводстве выполняет и другие функции:

• позволяет организовать так называемую «память» предприятия, которая необходима для решения различных организационно-юридических вопросов;
• создает условия для эффективного учета и контроля результатов деятельности компании любой формы собственности;
• существенно облегчает работу как целым подразделениям, так и отдельным сотрудникам.

Наличие современного архива направлено еще и на то, чтобы руководство фирмы могло наладить информационную логистику, включая почтовые отправления.

Особенности и правила ведения архивного делопроизводства

Специалисты «Архивного Сервиса» имеют многолетний опыт архивирования в делопроизводстве, поэтому для нас не составит труда выполнить даже сложный и нестандартный проект. Работая с клиентами, мы строго придерживаемся следующих правил:

• постоянное и временное хранение документов организовываем по отдельности;
• следим, чтобы в папках не было дубликатов (у каждого документа — один экземпляр);
• всегда систематизируем документацию по хронологическому или алфавитному принципу, если не оговорены иные требования.

При архивировании в делопроизводстве особое внимание уделяется таким мероприятиям, как систематизация и опись бумаг, экспертиза ценности документов, при необходимости сканирование документации и перевод бумажного архива в электронный. Некоторые компании предпочитают это делать самостоятельно, но лучше сразу обратиться к профессионалам.

Обсудить план работы, сроки и предварительную стоимость можно по телефону +7 495 227 04 94 или при личной встрече в вашем офисе.