Архивная деятельность в организации: c чего начать

Архивная деятельность в организации играет важную роль в процессе её формирования и дальнейшей успешной работы. Фиксация ценных бумаг, различных документов, прибытие или их выдача, контроль использования, хранения и содержания, просто не возможны без грамотно организованного архива. Поэтому крайне важно отнестись к архивированию документов со всей ответственностью ещё на начальных этапах, чтобы в дальнейшем не испытывать никаких трудностей. Любая утерянная документация, пусть и не такая важная, как большие контракты, со временем может создать для компании немалые неприятности, и придётся на неизвестных срок отложить любые важные дела, чтобы всё исправить.

Итак, вот основные документы, которые фундаментом основой вашего архива:

• книги для поступления документов, а также для выдачи;
• документ для контроля любых изменений в структуре архива;
• номенклатура;
• реестры, а также сводные описи дел подразделений;
• карточки учёта (личные дела, движение фондов, уничтожение или передача в другой архив).

Как действовать поэтапно?

Архивные документы в деятельности организации должны быть всегда в лёгкой доступности и иметь надлежащий вид. Для этого есть особые рекомендации, которые помогут вам не допустить неразберихи:

• перед тем, как приступить к архивированию, обязательно перепроверьте уже существующие документы на предмет состояния и ошибок, их количество, а также место, где предполагается создать архив;
• хорошо продумайте организацию приёма документов, их сохранность и структурные подразделения, которые будут удобны именно вашей компании;
• обязательно проверьте каждый документ и отберите ненужные бумаги, которые уже сейчас можно либо ликвидировать, либо передать на постоянное хранение;
• необходима инвентаризация каждого документа поступающего в архив от любого представителя организации;
• создание номенклатуры по отдельным бумагам, в случае утери документов, срочно заняться их поиском или восстановлением;
• чётко отладить приём и подачу документов в архив, с обязательным ограничением доступа посторонних лиц, чтобы сохранить целостность и гарантию безопасности вашей компании;
• очень внимательно отнеситесь к качеству переплёта, а также материалов для создания обложек с надписями о содержании папки, иначе будете иметь дело с «папирусами», которые очень быстро потеряют свою ценность.

Если вы понимаете, что это крайне сложный для вас процесс, или у вас нет времени или специалистов для организации архива, то вам лучше обратиться в компанию, профессионально оказывающую архивные услуги.