Аутсорсинг архива

Передать архив предприятия на внешнее хранение – например, для экономии площадей, затрат на штат или же для большей безопасности (при реорганизациях, риске утечки или утраты данных, внезапных проверках) или даже на обслуживание, считается прогрессивной и очень удобной услугой. Аутсорсинг архива, предоставляемый «Архивным Сервисом», призван сделать работу с документами для заказчика оптимальной.

Проблемы офисных архивов

Собственные хранилища документации – всегда головная боль руководства: дополнительные площади, дополнительный штат, затраты на обеспечение сохранности, ежегодная экспертиза, акты… А если персонал некомпетентен, то пользование таким хранилищем может оказаться крайне неудобным, что чревато и простоями, и утерей документов.

Проблемы рассредоточения архива предприятия

Если архив предприятия рассредоточен по отделам, то это увеличивает нагрузку на сотрудников, снижая и безопасность, и эффективность архивных работ. Собственный электронный архив – тоже не всегда выход, поскольку предполагает специальное оборудование, ПО и переподготовку персонала. 

Преимущества архивного аутсорсинга

Аутсорсинг архива – гораздо менее затратное занятие, чем самостоятельная организация и содержание архива большой компании. Передавать документацию на хранение в «Архивный сервис» можно в опечатанных, опломбированных боксах. Отдельные отсеки, оборудованные по новейшим архивным требованиям, обеспечат наилучшие условия хранения и повышенную безопасность. Важно, что из нашего хранилища рейдеры или внезапная ревизионная инспекция ваши документы не изымут. А если понадобится документ – его всегда можно затребовать и получить в считанные часы.

Электронное хранилище

Электронное хранилище обеспечивает не менее надежное хранение документов (электронных), а пополнение архива и круглосуточное пользование им происходит по спецканалам связи высокой надежности. Основа такого хранилища – специальный сервер на мощной платформе, документация хранится в зашифрованном виде.

Очень удобный вариант для компаний с множеством удаленных подразделений (филиалов): таким архивом можно пользоваться удаленно, причем коллективно (по разовым ключам) – так что безопасность обеспечивается.

Создание и ведение такого архива

Архивный Сервис поможет в создании и ведении такого архива, приняв на себя все технические вопросы. При необходимости утилизации всего архива или его части существует возможность сделать это практически мгновенно и без возможности восстановления.

Фонды, передаваемые нам на хранение, разумеется, предварительно проходят экспертную оценку, должное оформление, составление сопроводительной документации – с тем, чтобы использовать дела можно было без затруднений. Мы гарантируем и соблюдение архивных нормативов, и требований закона, а также безупречное обслуживание и доступные цены.

Компания «Архивный Сервис» предлагает комплексное решение по организации электронного архива

Обращайтесь к нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru