Что нужно знать при хранении личных дел работников

Действующее законодательство не содержит требования хранить личные дела работников всех без исключения организаций. Если такое хранение обязательно, об этом прямо сказано в нормативно-правовых актах — например, в федеральном законе «О государственной гражданской службе в РФ». Руководители коммерческих компаний самостоятельно решают, нужно ли им хранение личных дел работников — и, как показывает опыт, часто отвечают на этот вопрос положительно. Правильно оформленные дела позволяют упорядочить кадровый документооборот, ускоряют поиск информации о сотрудниках и её обработку.

Существуют правила создания и хранения личных дел работников. Их в совершенстве знают наши эксперты — и руководителям компаний разных форм собственности также не помешает знать их.

Содержание личных дел

Оформление и хранение дел сотрудников — право, а не обязанность большинства работодателей. В силу этого руководители компаний самостоятельно определяют содержание личных дел, учитывая свои потребности. В большинстве случаев в дела включают:

• анкеты, которые сотрудники заполняют при трудоустройстве;
• трудовые договоры;
• копии приказов, издаваемых в отношении сотрудников;
• должностные инструкции.

В дела не включают карточки, составляемые по форме Т2 и содержащие все сведения о работниках — их хранят отдельно.

Нередко руководители включают в личные дела копии паспортов, ИНН, СНИЛС, других документов сотрудников. В прошлом это было допустимо, сейчас — нет: такие копии содержат персональные данные, и их свободное хранение запрещено. Роструд сделал единственное исключение из этого правила — разрешил хранить документы с персональными данными при наличии согласия сотрудника на их обработку, причём с указанием определённых целей такого хранения.

Сроки хранения личных дел работников

Перечислены в Перечне, который утверждён Росархивом (приказ № 236 от 20.12.2019 г.) В организациях личные дела хранят в течение всего времени работы сотрудников, а после их увольнения — 3 года. Дела уволенных работников хранят в течение этого срока отдельно от дел тех, кто ещё работает. По истечении трёхлетнего срока личные дела уволенных сотрудников необходимо передать в архив. Кроме того, на архивное хранение передают все личные дела при ликвидации организации. В архиве документы хранят:

• 75 лет при увольнении работника и окончании делопроизводства по нему до 1 января 2003 года;
• 50 лет, если делопроизводство было окончено после 1 января 2003 года.

Подготовка личных дел работников к офисному и архивному хранению

При оформлении личных дел все их листы нумеруют и подшивают в обложку на 4 прокола. Составляют титульный лист, на котором в числе прочего указывают количество листов в деле и дату его окончания. В каждое личное дело в обязательном порядке включают лист-заверитель на специальном бланке и внутреннюю опись, содержащую перечень всех документов в деле.

Вам не понадобится изучать эти и другие правила хранения личных дел работников при обращении в компанию «Архивный Сервис» — их в совершенстве знают наши эксперты. Организуем правильное хранение, предотвратим штрафные и другие санкции, сэкономим ваше время.