Что такое архивное дело и архивное делопроизводство

Архивное делопроизводство – деятельность государственных органов и частных организаций в области хранения, учета и комплектования официальных документов. Каждый из этапов архивного делопроизводства очень важен и позволяет влиять на оперативность и качество управления в учреждении. 

Задачи архивного делопроизводства

Ключевым вопросом делопроизводства является формирование архива. При создании архива документы проходят стадию подготовки: получают оценку своей научной и практической ценности, сортируются, прошиваются, а также отмечаются во внутренней описи. Согласно требованиям, прописанным в архивном деле, опись составляется для документов постоянного и долговременного хранения и является одним из важнейших инструментов поиска документации.

Архивное хранение

Хранение документов осуществляется в сухом помещении, изолированном от остальных помещений здания и удаленном от опасных в пожарном отношении объектов. Архивное делопроизводство предполагает строгое соблюдение правил безопасности: пригодность месторасположения архива определяется санэпидстанцией и службой пожарной охраны.

Последний этап архивного дела — уничтожение документов

Последним этапом архивного дела является уничтожение документов, которое должно проводиться установленным порядком и с соблюдением правил. Каждый подлежащий утилизации документ обязательно вносится в акт о выделении документов к уничтожению, а утилизация и конфиденциальных документов завершается внесением записи в учетную книгу и составлением еще одного акта.

Как наладить архивное делопроизводство

Как правило, многие предприниматели задумываются о создании архива, только когда поиск нужного документа начинает занимать много времени, а неразбериха в документах существенно тормозит работу. В этом случае проблема находится уже в запущенном состоянии, и фронт работ предстоит большой. Справиться с бумажной волокитой поможет налаживание архивного делопроизводства. Но как его организовать: силами своих сотрудников или привлекая специалистов со стороны?

Доверьте составление архива специалисту

Бытует мнение, что составить архив – дело нехитрое и привлекать к нему специалистов вовсе не обязательно. Однако стоит учитывать, что создать архив – это не просто разложить бумаги; тонкостей в архивном деле, как и в любой другой узкой области, предостаточно.

ООО «Архивный Сервис» работает на рынке архивных услуг уже 15 лет. 

Мы налаживаем архивное делопроизводство, предоставляем помещения для хранения документов и обеспечиваем своевременное проведение архивных работ. Тщательное отслеживание изменений в российском архивном законодательстве позволяет нам оперативно корректировать делопроизводство, обеспечивая нашим клиентам тыл при проверках и ревизиях.

Внимание конфиденциальности

Также мы большое внимание уделяем конфиденциальности: работа с документами ведется только нашими специалистами без привлечения посторонних лиц, а хранение документов осуществляется в помещениях с вооруженной охраной.

Организация работы с документами крайне важна для процессов управления и принятия управленческих решений. Если вы хотите добиться в этой сфере максимальной эффективности, лучше доверить архивное делопроизводство специалистам.

Правильное оформление архивных дел – гарантия стабильности работы компании