Для чего нужен страховой фонд архивных документов

Успешная деятельность любой коммерческой организации напрямую зависит от того, насколько грамотно организована система хранения наиболее ценных документов. Если вы пока не знаете, для чего нужен страховой фонд архивных документов вашей компании, то эта статья позволит вам найти ответ на поставленный вопрос.

Создание страхового фонда архивных документов

Зачастую утрата важнейшей документации, связанной с ведением бизнеса, приводит к приостановке работы. Что в итоге влечёт за собой крупные финансовые потери. Чтобы этого не произошло и доверие клиентов к вашей компании было высоким, необходимо заблаговременно создать страховой фонд архивных документов.

В процессе создания фонда каждый документ, обладающий ценностью и уникальностью, проходит процедуру микрофильмирования. Совокупность сделанных таким образом фотокопий документов (обычно это негативы) и является страховым фондом архивных документов, который передаётся на хранение в госархив.

Фонд пользования

Наряду со страховым фондом создаётся и фонд пользования, в который включаются ксерокопии важных документов, а также их оцифрованные варианты, сохраняющиеся на электронных носителях.

Для того чтобы создать микрофильмы, а также правильно оцифровать документы, необходима специальная аппаратура, приобретать которую для однократного использования, не выгодно ни одной компании. Сэкономить время и деньги вам помогут сотрудники компании «Архивный Сервис».

Наша компания оказывает комплексные услуги, поэтому сможет выполнить весь спектр необходимых работ.

Создание страхового фонда архивных документов предполагает:

— проверку физико-химического состояния документов, правильности их обработки, учёт особенностей оформления;

— осуществление микрофильмирования, оцифровки и копирования документов и размещение их на электронных носителях;

— составление описи страхового фонда, которая должна быть оформлена в четырёх экземплярах;

— передачу созданных копий ценных документов на хранение в госархив;

— предоставление собственного хранилища для размещения страхового фонда архивных документов организации.

Процедура создания страхового фонда архивных документов имеет ряд особенностей

На первом этапе специалисты нашей компании изучат предоставленные вашей организацией документы и определят наиболее ценные из них. Важным моментом на этом этапе является определение физического состояния каждого документа.

На втором этапе первыми копирование и обработку проходят документы, находящиеся в плохом состоянии. Затем копируется вся остальная документация, а также проводится анализ годности документов и уничтожение тех из них, сроки хранения которых уже истекли.

Обратившись в компанию «Архивный Сервис»

Обратившись в компанию «Архивный Сервис», вы можете быть уверены в том, что создание страхового фонда архивных документов будет выполнено в соответствии с действующим законодательством и нормами, существующими в архивном деле. Кроме госархива, страховой фонд можно разместить и в нашем архивохранилище, в котором установлено оборудование,