Как правильно заключить договор на архивную обработку документов

Архивная обработка документов – это процесс последовательного отбора, комплектации, упорядочения и оформления документов в последовательности, установленной требованиями закона и отраслевых нормативов.

Важно: индивидуальные предприниматели и организации обязаны обеспечивать сохранность значимых документов, а при ликвидации компании – передать всю документацию на государственное хранение.

Для чего нужна архивная обработка документов

Во-первых, для соблюдения требований законодательства. Во-вторых, регулярная профессиональная архивная обработка позволяет быстро выявлять отсутствие определенных документов и некорректность их оформления. В перспективе это помогает своевременно устранять недочеты и не сталкиваться с претензиями контролирующих органов.

К тому же правильно обработанные документы гораздо проще хранить, использовать и перемещать. В определенный момент возникает необходимость передать документацию с истекшим сроком хранения в архив и провести предварительную подготовку бумаг. Если прежде вы регулярно проводили обработку и все делали правильно, то проблем с этим не возникнет.

Услуги по архивной обработке документов

По закону индивидуальные предприниматели и организации могут делегировать процесс архивной обработки документов сторонней компании, заключив с ней соответствующий договор. Часто это удобно и выгодно: профессиональные услуги исключают риски возникновения ошибок и необходимость найма ответственного за процедуру персонала.

Однако эксперты настоятельно рекомендуют предпринимателям быть внимательными при выборе подрядчика – от эффективности его работы зависит сохранность и корректность оформления значимых для вашей компании документов.

Порядок заключения договора на архивную обработку документов

Сотрудничество со сторонними подрядчиками в рамках архивной обработки документов может осуществляться только на договорной основе. Того требуют закон и здравый смысл. При этом договор на архивную обработку документов должен быть составлен юридически грамотно, иметь ключевые признаки действительности, содержать все значимые условия.

Мы проводим архивную обработку документа и заключаем с клиентами соответствующие договоры. При необходимости наши сотрудники разъясняют каждый пункт в тексте документа – это необходимо, чтобы обеспечить максимально прозрачное и комфортное сотрудничество.