Корпоративный электронный архив

Работа с корпоративными документами долгое время осуществлялось традиционным способом, подразумевающим использование бумажных носителей. Для создания таких архивов требовалось дополнительное помещение в офисе, а уровень удобства оставлял желать лучшего.

Однако, благодаря развитию технологий, стали появляться электронные документы. Это серьезно упрощало процесс работы и решало множество проблем. Создав корпоративный электронный архив, организация избавлялась от огромного количества бумаг и высвобождала часть рабочего пространства для других нужд.

Актуальность

На первый взгляд может показаться, что создание электронного архива не представляет каких-либо сложностей. Достаточно собрать файлы с документацией и объединить их в общую папку.

Однако все оказывается гораздо труднее. Электронный архив – это целая система хранения, в которой учитывается множество нюансов. При выполнении такой работы необходимо соблюсти требования законодательства и не допустить ошибок.

Поэтому для решения данной задачи лучше обращаться к профессионалам с опытом в этом деле. Корпоративный электронный архив может быть создан на сервере компании, в облаке или на съемном носителе. Однако в любом случае работу необходимо выполнить качественно.

Процесс создания

Для создания архива потребуется осуществить следующие действия:

• проверка имеющейся документации и отбор бумаг для перевода в электронный вид;
• оцифровка документов и их систематизация;
• подготовка системы электронного архива;
• создание описи;
• организация хранения документов.

Простота и удобство электронного архива делает его особенно актуальным для современных организаций и предприятий. Однако перед его созданием нужно учесть нормативно-правовую базу, чтобы исключить каких-либо проблем, связанных с незнанием в этой сфере.

Например, электронный документ должен быть в формате PDF/A. Также необходимо иметь копию, находящуюся в другом месте, соблюдать правила безопасности в течение всего срока хранения.

Специалисты компании имеют большой опыт работы с бумажной и цифровой документацией, благодаря чему окажут вам необходимую помощь. Для клиентов компании доступны и другие архивные услуги – будем рады видеть вас в их числе!