Наполнение электронного архива документами

Ключевая задача при создании и эксплуатации электронного архива — наполнение его документами. И для многих организаций наполнение архива превращается если и не в непосильную задачу, то в весьма сложную: занимающую много времени, требующую отвлечения от основных обязанностей сотрудников — но без гарантии хорошего результата.

Задача по наполнению электронного архива

Куда правильней, проще и дешевле поручить задачу по наполнению электронного архива сторонней организации — лучше той, которая занималась созданием архива и выполняла первичное его наполнение. В противном случае ошибки при наполнении неизбежны.

Ошибки при самостоятельном наполнении электронного архива.

Основная ошибка, которую допускают большинство сотрудников-неспециалистов, выполняющих наполнение архива, заключается в том, что сама по себе процедура включения в электронный архив новых документов воспринимается как простая оцифровка. Иными словами, если текст документа прошел через сканер и распознан — работа считается сделанной.

Оцифровка это еще не все

Подобный взгляд на наполнение архива является крайне упрощенным — и ни к чему хорошему не приводит: архив начинает представлять собой просто «сборище» документов, связь между которыми проследить сложно или вовсе невозможно.

Ошибка номер два: неправильный выбор формата хранения. И, наконец, в архиве частенько отсутствует система поиска, которая позволяет найти документ не по одному, а по нескольким признакам.

Причина ошибок

Причина ошибок — в корне неверный подход к наполнению: не соблюдается обязательный алгоритм наполнения архива. Не соблюдая алгоритма, просто купив современный мощный промышленный сканер и поставив на рабочие станции и сервера дорогостоящее программное обеспечение, вы не получите работоспособный архив.

Как происходит наполнение архива

Компания «Архивный Сервис», оказывая услуги по созданию или наполнению электронного архива документами, строго придерживается регламента работ. В ходе наполнения каждый документ должен пройти через ряд операций:

• экспертная оценка ценности документов;

• подготовка (дела расшиваются, с листов документов удаляются скрепки и кнопки, документ заносится в опись);

• оцифровка (производится либо с использованием промышленного сканера, либо с помощью мощного фотоаппарата — в тех случаях, когда разрешения сканера недостаточно велико, для схем или иной графики);

• распознавание;

• маркировка (благодаря маркировке и индексации документ в архиве можно найти по массе признаков — от даты до тематики или принадлежности к тому или иной отделу, по номеру дела);

• создание структуры дел;

• создание системы поиска.

Как видно, оцифровка и распознавание — это лишь два этапа.

Наполнение электронного архива документов, выполненное специалистами компании «Архивный Сервис», позволит вам сэкономить время и деньги: тщательно изученные, включенные в опись-каталог, с возможностью быстрого поиска по десяткам параметров, документы станут куда более доступными, чем в бумажном архиве.

Узнать о стоимости наших услуг вы можете по телефону: 8 (495) 227-04-94