Опись документов для передачи другой организации

Передавать третьим лицам, как и сдавать документы на архивное хранение, нужно под опись. Оформлять ее можно в электронном виде или на бумажном носителе. Причем это не столько формальность, сколько ценный источник информации о том, какие документы, когда и кем были сданы либо изъяты. Отслеживание состояния архива позволяет обезопасить себя от штрафов в случае утери важного документа.

В каких случаях обязательно составлять опись документов

Опись с указанием того, что было передано, когда и кому, составляется в следующих случаях:

• При передаче документов контрагентам, сторонним организациям, третьим лицам, например, для проверки их перед заключением сделки;
• В процессе проведения инвентаризации, в том числе при инвентаризации архива;
• В момент сдачи документов на архивное хранение;
• При отправке оригиналов и копий документов в государственные контролирующие органы;
• Перед утилизацией любых документов.
• Опись делается для того, чтобы в случае утери любой из сторон была возможность доказать факт передачи бумаг.

Как выглядит опись документов

Опись документов для передачи их другой организации традиционно оформляют в виде списка или таблицы с указанием информации об описываемых бумагах и данными получателя. Крайне важно скрупулезно фиксировать в описи каждую деталь: полные наименования, количества страниц, экземпляров и пр.

Обязательных — зафиксированных законодательно — требований к описям не предъявляют. Бизнес сам вправе решать по какой форме делать опись, как ее хранить, с какой периодичностью актуализировать и обновлять.

Зачастую работы по описи, особенно архивных документов, делегируют, особенно если в штате компании нет человека, ответственного исключительно за подобные операции. Это вызвано тем, что при кажущейся простоте процедура отнимает немало времени на составление и сверку данных, что бизнесу проще и дешевле обратиться к экспертам.

Закажите опись документов в компании «Архивный сервис»

Специалисты по архивному делу компании «Архивный сервис» внимательно подходят к составлению описей в соответствии с процедурой. Это гарантирует заказчику корректность данных, точность, скорость выполнения заказов, независимо от объема и количества описываемых документов.

Свяжитесь с нами для получения консультации по услугам. Мы детально расскажем о том, чем сможем помочь, а также подготовим персональное коммерческое предложение с расчетом стоимости услуг по составлению описи документов для передачи другой организации, архивирования, утилизации и любых других целей.