Оптимизация документооборота с помощью систем контроля задач

Одна из наиболее известных категорий бизнес-приложений — это системы постановки и контроля исполнения задач, которые призваны обеспечить удобную среду управления множеством проектов. Практически все развитые системы позволяют обмениваться развёрнутыми данными, включая мультимедийные — и тем самым, по сути, представляют не просто информационный ресурс, дающий возможность контролировать процессы в организации, но и масштабное хранилище документов. 

Некоторые специалисты архивной сферы уже задаются вопросом:

Может ли подобная модель документооборота применяться более широко? На текущий момент, фактически, копии документов получают все стороны, участвующие в любом бизнес-процессе компании. Имеется полный список свойств, характерных как для систем оптимизации документооборота, так и для крупных электронных архивов. Единственное серьёзное исключение — это процесс формирования фонда, основанный на нечёткой классификации и в некотором роде спонтанности, то есть отсутствии органа, обеспечивающего сортировку и отбор документов. По сути, эти задачи возлагаются на каждого сотрудника: для хранения «забираются» все документы, а их место в систематизации определяется ответственными за их создание, обработку и реализацию.

Интеграция архива в деловые процессы предприятий

Еще десятилетие назад обычный архив рассматривался как хранилище данных, которые достаточно редко выходят за его пределы. С появлением цифровых архивов и увеличением доступности появилось первое принципиальное изменение — интеграция архива в деловые процессы предприятий, деятельность которых напрямую не связана с работой самого архива. И, наконец, сегодня мы можем наблюдать зачатки третьей стадии процесса: слиянии статичного понятия «архив» с динамичным — «документооборот». По сути, мы наблюдаем появление дополнительного измерения — времени, ранее используемого только в качестве части классификации документов. 

Система Wave («Волна»)

Один из показательных примеров новых систем хранения данных — это разрабатываемая корпорацией Google система Wave («Волна»). Отметим, что по некоторым оценкам Google генерирует до 40% мирового трафика и имеет возобновляемую в реальном времени копию почти всех данных Интернета, то есть, по сути, представляет собой крупнейшего агрегатора и крупнейшее распределённое хранилище данных в мире. Разумеется, появление новых форм обработки данных (и оптимизации документооборота) должно было так или иначе быть связано с ней. «Волна» представляет собой модульную систему, где каждый документ уже находится в чёткой иерархии и связях с другими. Для системы характерна возможность использования разных форматов, а также вложение одних мультидокументов в другие, то есть неограниченная структурная сеть.

Развитие системы

«Волна» развивается не как обычная статичная иерархия, которую возможно проследить сверху вниз или наоборот, а сразу в нескольких временных направлениях (как если бы иерархические центры перестраивались и перемещались бы по мере её появления). Именно временные «слепки» позволяют оценивать состояние волн в локальные моменты, то есть выполняют ту роль, которую выполняли архивы до появления цифровых технологий. До полноценного осознания возможностей новой структуры и их внедрения, конечно же, ещё далеко — но уже сегодня частичное применение инноваций даёт огромные преимущества как в структуризации информации, так и в оптимизации документооборота. 

ООО «Архивный Сервис» предлагает современные решения по оптимизации документооборота