Особенности сканирования приказов по личному составу

Деятельность любой компании без оформления бумаг, в которых регулируются существующие трудовые отношения между работниками и работодателем, невозможна. Эта документация хранится несколько лет. Срок, в течение которого уничтожать бумаги запрещено, зависит от ценности документа, даты оформления бумаги и законодательства нашей страны. Чтобы упростить деятельность сотрудников, связанную с оформлением приказов по личному составу, облегчить поиск требующейся бумаги, необходимо перевести документы в электронный вид и систематизировать их. Первым делом стоит подумать о том, как выполнить сканирование приказов. К счастью, можно обратиться в компанию «Архивный Сервис». Оперативно и качественно наши сотрудники окажут любые услуги, связанные с созданием архива.

Классификация приказов по личному составу

Чтобы, выполнив сканирование приказов, грамотно систематизировать их, необходимо учитывать 3 категории, на которые делится документация этого вида. Сроки хранения документов по личному составу составляют 75, 50 и 5 лет.

Первая и вторая категории

Это приказы, определяющие отношения между работодателями и сотрудниками, оформленные до 2003 г. Храниться эти документы должны в течение 75 лет. Второй тип бумаг – это документация, регламентирующая права и обязанности работника компании и его работодателей, подписанная после 2003 г. Сохраняться эти документы должны 50 лет. К приказам этих двух категорий относятся соглашения между работниками и работодателями и изменения, внесенные в них, а также документация об увольнении, о нюансах выплаты зарплаты, о различных поощрениях, в частности о благодарностях, о премированиях, о вручении почетной грамоты, о необходимости съездить в длительную командировку.

Третья категория

Это приказы по личному составу, в которых прописываются некоторые функции работника. Хранится эта документация в течение 5 лет. К бумагам этого вида относятся приказы, в которых указывается информация о предоставлении очередного отпуска, о вынесенных дисциплинарных взысканиях, об обучении, в частности о направлении на переподготовку или на курсы повышения квалификации.

Как выполняется оцифровка приказов?

Переводя документацию в электронный вид, придется выполнить сканирование документов. Для этих целей применяется специальная техника и используются компьютерные программы, при помощи которых документы сохраняются в нужном формате. В зависимости от требований заказчика электронная документация систематизируется. Обратитесь в нашу компанию и обсудите детали предстоящего сотрудничества!