Подготовка дел к архивному хранению в электронном архиве

Давайте поговорим о вопросе подготовке дел к архивному хранению в электронном виде.

Задачи введение системы электронного хранения документов

Введение системы электронного хранения документов предполагает решение трёх основных задач: 

• Уменьшение затрат на хранение бумажных документов и оптимизация бизнес-процессов;
• Повышение уровня структурированности и доступности информации;
• Обеспечении соответствующего уровня безопасности и разграничения доступа. 

Формат носителя дел

Подготовка дел к архивному хранению может выполняться в любой форме (то есть независимо от формата носителя): в электронный архив может поступать любая информация: звук, текстовые документы, графика, видео или различные иные мультимедийные форматы. Подготовка дел к архивному хранению может выполняться для любых документов: от первичных финансовых данных до проектной документации и договоров.

 Подготовка дел к хранению в электронном архиве

Подготовка дел к архивному хранению в электронном архиве подразумевает их описание и введение классифицирующей информации, а также приведение в надлежащую форму для выполнения следующих свойств хранилища данных:

• Поддержка версионности, управления сервисами и безопасности, контроль документов на входе и выходе;
• Трансформация документов, то есть возможность представления в различных форматах;
• Поточная обработка, то есть автоматизация операций с массой структурно похожих или однотипных документов;
• Системы внутреннего комментирования или сообщений, дающие возможность пользователям архива обмениваться информацией между собой, координированно осуществлять подготовку дел к архивному хранению и контролировать исполнение тех или иных инструкций.

Специализированные функции, определяемые типом хранения документов

Дальнейшее размещение дел в архиве может требовать различных специализированных функций, определяемых типом хранения документов. К примеру, для нормативных архивов востребована функция актуализации данных, а для финансовых — реализация выборки.

Типы специализированных электронных архивов

Типы специализированных электронных архивов, отличающихся по функциональным возможностям и требованиям к подготовке дел к архивному хранению:  

• Архив финансовой документации;
• Архив проектной документации;
• Архив нормативных документов;
• Архив техдокументации;
• Архив юридической документации;
• Хранилище кадровых документов;
• Хранилище конструкторской документации.  

Как видите, в зависимости от типа хранения и назначения архива, процедуры могут существенно различаться для обеспечения наибольшей оптимизации процессов обработки документации и облегчения доступа к ним для лиц с соответствующим правами.