Потоковый ввод и распознавание документов

Быстрый ввод большого количества документов в информационную систему (электронного документооборота или электронный архив) невозможен без потокового ввода и распознавания. Если организация крупная и ежедневно «производит» сотни документов, обойтись обычным, пусть и качественным, сканером и несколькими часами работы штатного сотрудника не получится. Поскольку специальное оборудование и программное обеспечение стоят дорого, а обучение штатного сотрудника работе с ним может затянуться, проще — выбрать архивную компанию, которая оказывает услуги сканирования и ввода документов на инцидентной или постоянной основе. Например, компанию «Архивный сервис», которая работает в сфере архивных услуг и создания электронных архивов документов.

Работа специалистов

Для сканирования используют специальные промышленные сканеры, которые способны непрерывно обрабатывать большое количество документов. Программное обеспечение, которое специалисты приобретают либо отдельно, либо вместе со сканерами, позволяет сократить количество ошибок при распознавании документов до минимума. В зависимости от количества и типа вводимых документов, может использоваться как один сверхпроизводительный сканер, так и несколько менее мощных — в первом случае идет работа с большим числом однотипных документов, во втором — с меньшим количеством документов разного типа.

Обработка перед поточным сканированием:

• специалисты оценивают качество исходных документов, подбирают оптимальное для сканирования оборудование, настраивают его;
• создаются листы-разделители, с помощью которых документы отделяются друг от друга, формируются штрих-коды для идентификации документов;
• штрих-коды на листах разделителя помогают автоматически формировать карточку каждой цифровой копии документа, то есть распределять их по разделам архива и атрибутировать.

Проверка качества электронной копии — обязательна даже при потоковом вводе. Специалисты оценивают, насколько точны электронные копии.

Кому нужен потоковый ввод

Чем больше документов нужно ввести — тем более актуален потоковый метод. Он подходит для быстрой оцифровки и распознавания большого количества однотипных документов: например, счетов-фактур, приказов, кадровых документов крупных компаний. Наша компания проводит работы по потоковому вводу и распознаванию документов — для первичного наполнения электронных архивов и периодического пополнения, по мере того как накапливаются бумажные оригиналы. Использование профессионального оборудования и ПО позволяет подобрать для каждой ситуации свое решение: будь то потоковый ввод бухгалтерских документов или наполнение архива проектной документацией.