Профессиональное формирование электронного архива

Формирование электронного архива особенно актуально для тех компаний и предприятий, которые имеют дело с большим документооборотом. Главная задача этого мероприятия — обеспечить сохранность документов, создать более удобный и быстрый способ доступа к ним. Переводя бумажные документы в цифровой вид, вы минимизируете риски утери или повреждения первоисточников, создадите условия для одновременной работы с ними сразу несколькими сотрудниками.

Распространенная схема формирования электронного архива

Сотрудники «Архивного Сервиса» имеют многолетний опыт формирования и обслуживания электронного архива. При переводе бумажного архива в цифровой используются современные методики, технологии и инструменты. В большинстве случаев мы придерживаемся следующего плана:

• клиент определяется с местом хранения электронных документов и передает бумаги исполнителю;
• команда специалистов готовит архив к сканированию и непосредственно сканирует его полностью или частично;
• полученные данные индексируются и сохраняются в базе.

Формирование электронного архива подразумевает создание удобной системы поиска цифровых документов. Характер и уровень сложности этой системы выбирается, исходя из индивидуальных потребностей организации. Здесь обязательно учитывается расширение документа, ключевые слова и контекст содержания.

Ценообразование при формировании электронного архива

Процедура по формированию электронного архива является достаточно сложной и комплексной. Обязательное условие успешной реализации проекта — наличие высокотехнологичного оборудования и релевантного опыта у специалистов, которые работают над созданием архива. Соответственно, эта услуга не может быть дешевой, а на стоимость формирования электронного архива влияют несколько факторов:

• количество, тип и состояние бумаг, которые нужно оцифровать;
• условия работы сканировщиков и других специалистов;
• необходимость загрузки и настройки программного обеспечения, его поддержка;
• индексация отсканированных документов и пр.

Чтобы обсудить не только стоимость, но и другие условия формирования электронного архива, просто обратитесь к менеджеру компании «Архивный Сервис». Предварительная консультация возможна по телефону, но для максимально точной оценки фронта работ эксперту придется приехать к вам в офис.

Звоните нам прямо сейчас по телефону +7 495 227 04 94, если у вас возникла срочная необходимость в формировании электронного архива.