Работы по сортировке документов в архиве

Для создания грамотного, структурированного архива важно предварительно выполнить сортировку документов. От этого зависит, насколько удобно им будет пользоваться, и как быстро сотрудники будут находить нужные документы.

Сортировка архива — процесс, который требует немало времени и предельного внимания. Часто нецелесообразно поручать это сотрудникам компании, отвлекая их от основной работы. Тем более что люди, не работающие постоянно с архивами, могут не знать тонкостей оформления и сортировки. А это чревато серьёзными ошибками, которые могут привести не только к нарушению порядка формирования архива, но и к штрафам со стороны контролирующих организаций (к примеру, если уничтожены документы, подлежащие хранению определённый период времени).

Для чего выполняется сортировка документов в архив?

Основная цель этого этапа — обеспечить грамотную и удобную организацию электронного архива. Хорошо структурированный архив позволяет:

• быстро находить нужный документ при проверках, запросах из налоговой или другой инстанции;
• сократить время обращения к архиву;
• разграничить права и уровни доступа сотрудников к определённым частям архива;
• назначить срок хранения документации.

Всё это в целом значительно оптимизирует работу компании и её подразделений с электронным архивом. Если не сделать сортировку архива, найти нужный документ будет проблематично, и это займёт немало времени. Это надолго отвлечёт сотрудника от его прямых обязанностей, а значит, затормозит рабочий процесс.

Сортировка архива профессионалами

Вы можете самостоятельно выполнять сортировку документов, назначить для этого ответственных сотрудников или поручить специалистам компании «Архивный Сервис». В этом случае вам гарантированы:

• высокое качество обработки,
• быстрое выполнение даже большого объёма работы,
• маркировка по нескольким параметрам,
• экономия времени и сил ваших сотрудников,
• соблюдение всех норм законодательства в отношении срока хранения документов и правил их уничтожения.

Мы работаем с архивными документами много лет и знаем, как правильно организовать архив, которым можно будет пользоваться удобно и быстро.

При сортировке документов используем несколько вариантов маркировки:

• по дате,
• по названию документа в алфавитном порядке;
• по срокам хранения;
• по типу документации.

Вариант маркировки подбирается в соответствии с удобством для вашей компании.

Работы по сортировке архива, доверенные нашим профессионалам, помогут вам грамотно организовать архив без лишних временных и финансовых затрат.