Сдача документов на хранение через систему электронного документооборота

Разделение системы электронного документооборота и системы электронного архива позволяет получить несколько преимуществ по безопасности и контролю, заплатив за это скоростью исполнения процессов.

Система электронного документооборота и электронного архива

Если разделение производится не физически, а логически (архитектурно), то есть, к примеру, на одной пользовательской машине установлен клиент для доступа в систему электронного документооборота и второй клиент для доступа к электронному архиву, по сути, данный пользователь имеет параллельный доступ к обеим системам и может выполнять сдачу документов на хранение прямо из СЭД.

Преимущества  к сдаче документов на хранение через электронный документооборот следующие:

• Производительность системы зависит уже не от ответственных лиц архивного подразделения, а от самих пользователей, то есть при обращении большого количества пользователей задачи распараллеливаются и снижения скорости обработки задач не происходит.
• Сдача документов на хранение в электронный архив происходит автоматизировано, с учётом всех особенностей нормативных документов. Автоматизация достигает наибольшего уровня, то есть ручные работы, выполняемые сотрудником, сводятся к минимуму.
• Администратор систем имеет возможность автоматически разграничивать права доступа, определяя политику безопасности.
• Возможен детальный контроль работы с электронными документами и учёт сдачи документов на хранение.

С другой стороны, такое решение обычно несколько менее стабильно, чем традиционные и обладает тем недостатком, что администратор архива не имеет возможности оперативно вмешиваться в управление процессами (но, тем не менее, может их детально отслеживать).

Процедура выдачи электронных документов

Процедура выдачи электронных документов выполняется принципиально так же, как сдача документов на хранение , но в обратном порядке, то есть документ извлекается из электронного архива и размещаться в системе электронного документооборота.

Независимость пользователей от рабочих мест

Интересно, что подобная реализация системы обычно предполагает независимость пользователей от рабочих мест. Это означает, что сотрудники авторизуются не по компьютерам, а по своим персональным данным (системам пароль-логин, картам доступа или биометрическим данным) и могут получить соответствующие права на любой рабочей станции. 

Рекомендуемые  процедуры подготовки электронных документов к передаче в архив:

• отбор в информационной системе организации электронных дел, подлежащих передаче в архив;
• конвертирование электронных документов в формат, установленный для архивного хранения документов (pdf, pdf/A, tiff или иной графический формат), документы Архивного фонда Российской Федерации конвертируются в формат, рекомендованный государственным (муниципальным) архивом, источником комплектования которого является организация;
• проверка правильности формирования и систематизации единиц хранения электронных документов;
• проверка физического и технического состояния электронных носителей, предназначенных для записи электронных документов;
• проверка файлов с электронными документами на наличие вредоносных компьютерных программ;
• запись электронных дел на электронные носители (оптические диски) однократной записи в двух экземплярах — основном и рабочем;
• проверка качества записи и воспроизводимости электронных документов;
• составление в структурном подразделении описи (описей) электронных дел, передаваемых в архив (сдаточных описей).

Использование электронных документов архива 

Предусмотрены различные формы использования электронных документов архива  в том числе: 

• информационное обеспечение пользователей в читальном зале;
• исполнение запросов пользователей, в том числе социально-правового характера;
• выдача экземпляров архивных электронных документов по запросам физических и юридических лиц;
• выдача архивных электронных документов во временное пользование в структурные подразделения организации и сторонние организации;
• при наличии информационной системы — доступ работников организации к документам архива непосредственно с рабочих мест по локальной сети организации в соответствии с установленными правами доступа к документам.

 Архив организации может обеспечивать удаленный доступ к электронным документам архива, при организации удаленного доступа по информационно-телекоммуникационной сети. Интернет обеспечивается идентификация пользователей системы и защита от несанкционированного доступа.