Систематизация архива

Работа с архивом компании включает в себя ряд необходимых процедур, к которым относится систематизация архива. 

Существование архива в  компании

Существование архива в любой компании направлено не только на следование законодательным нормам Российской Федерации, но и на постоянное обращение к хранящимся делам. Ведь документы, находящиеся на хранении, позволяют следить за динамикой развития организации, вовремя пресекать регресс в работе и решать различные спорные моменты. А это значит, что для правильного функционирования архива и удобной работы с ним, необходимо периодически проводить такую процедуру, как систематизация архива. Она проводится в строго определенное время и несет в себе исполнение ряда задач.

Систематизация архива направлена на исполнение нескольких основных целей:

• контроль за физическим состоянием документов,
• контроль наличия всех, заявленных в архивном справочнике дел
• выявление дел с истекшим сроком хранения и своевременная их отправка на утилизацию
• оптимизация хранения дел для облегчения дальнейшего процесса работы с ними
• соблюдение норм, связанных с архивным делом

Систематизация может быть

• по видам документам (бухгалтерская, кадровая и.т.д)
• по дате
• по контрагентам и.т.д

Таким образом, мы видим, что систематизация архива не является исключительно бюрократической прихотью. Она значительно облегчает ежедневную работу с архивными делами.

Услуги по систематизации документов

Компания ООО «Архивный сервис» оказывает услуги по систематизации документов, которая необходима при организации любого архива, в том числе и электронного. Систематизация документов — это распределение документной информации по различным признакам родства или сходства – их классификация. Этот процесс крепко связан с созданием архивов или баз данных и нацелен, прежде всего, на облегчение вычленения нужной информации среди множества дел.

Классифицирование документов само по себе, номенклатура дел, индексирование – все это довольно сложные процессы, требующие профессионализма и навыков.

Электронный архив

Электронный архив имеет в этом отношении большие плюсы – в связи с тем, что это программа, систематизация документов здесь происходит точно по заданным параметрам, автоматически. К тому же электронная версия архива, в отличие от «бумажного» (существующего в одном месте), может дополняться копиями и виртуальными документами. В этом варианте хранения архивных дел можно использовать сложные классификации и систематизации, что позволяет архивным документам более полно соответствовать запросам пользователей.

Звоните нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru мы поможем решить этот вопрос.