Создание резервного архива особо ценных документов

Архивное законодательство содержит понятие особо ценных документов — таких, которые имеют не ограниченную по времени научную, историческую и культурную ценность, особо важны для общества и государства. Для таких документов разработан специальный режим хранения и учёта, их помещают в резервные (страховые) архивы. Наши специалисты определят, есть ли в вашей организации особо ценные документы, и организуют их хранение в соответствии с нормативными требованиями.

Как выявляют особо ценные документы?

Руководитель организации назначает их выявление совместно с Архивным фондом Российской Федерации. Он согласовывает с ним перечень дел, которые предположительно содержат особо ценные документы, нуждающиеся в помещении в резервный архив. Эксперты изучают эти дела и оценивают документы, которые в них содержатся, по нескольким критериям:

• ценность информации. Это — самый значимый критерий, в основе которого — объективная оценка. Чем более достоверно и полно в документе описаны важные факты, события, явления, тем выше его ценность;
• авторство. Документ признаётся особо ценным, если создан человеком или группой людей, сыгравших важную роль в общественной, научной, культурной, политической жизни страны;
• подлинность. Лишь тогда, когда она бесспорна, документ может быть признан особо ценным и помещён на хранение в страховой архив;
• юридическая сила. Эксперты определяют, порождают ли потенциально ценные документы правовые последствия в настоящее время;
• время создания. Особо ценными признают документы, созданные в ключевые периоды развития нашей страны и её регионов;
• палеографические, художественные, некоторые другие особенности документов.

При выявлении особо ценных документов на делах, которые их содержат, ставят соответствующую отметку — ОЦ. Эти дела включают в отдельную опись и помещают на хранение в резервный архив.

При определении ценности эксперты могут обнаружить уникальные документы — такие, которые не имеют подобных по содержанию и/или форме и не могут быть восполнены при утрате. В отношении таких документов специалисты составляют предложения об их включении в Госреестр уникальных документов РФ.

Эксперты компании «Архивный Сервис» определят наличие в вашей компании особо ценных и/или уникальных документов и организуют их хранение в резервном (страховом) архиве с полным соблюдением отраслевых требований.