Списание документов с истекшим сроком хранения

Далеко не все документы нуждаются в длительном хранении – сроки необходимо тщательно контролировать. Списание документов с истекшим сроком хранения должно проводиться грамотно – к сожалению, далеко не у всех даже опытных делопроизводителей есть нужные знания. Будет более правильным заключить договор с компанией, специализирующейся на работе с документооборотом.

Списание документов с истекшим сроком хранения

Необходимо знать, что существует единый порядок уничтожения всей документации (неважно, на бумажных или электронных носителях). Особенно внимательно надо относиться к бухгалтерским и кадровым документам.

Сначала проводится экспертиза ценности документов.

После этого специалисты составляют и подписывают акт списания документов с истекшим сроком хранения. Как узнать, что у документов закончился отведенный срок хранения? В этом поможет разобраться номенклатура дел компании. В случае возникновения вопросов можно ориентироваться на сроки хранения, рекомендованные для ведомственной документации. Уточним такой момент: компания исходя из своих соображений, имеет право увеличить на несколько лет срок хранения части документооборота. А вот уменьшать обязательные сроки нельзя ни в коем случае – это может иметь серьезные последствия, вплоть до судебного разбирательства. На определение сроков хранения также влияют регламенты, присутствующие в федеральных законах и налоговом кодексе РФ.

Большинство документов хранятся не менее пяти лет

Документы можно вписывать в акт на уничтожение только в том случае, если обязательный срок хранения истек к январю того года, в каком подписывается и составляется акт на уничтожение. В акте на уничтожение перед группой заголовков требуется указать название структурного подразделения. Заголовки однородных документов вносятся под общим названием, к тому же надо обозначить их количество. Нельзя вписывать неправильные данные, если это сделать, то могут возникнуть серьезные проблемы из-за несоответствия.

Обращайтесь к нам

Как видите, нюансов в составлении актов списания документов с истекшим сроком хранения довольно много. Поэтому лучше доверить это дело профессионалам.