Учёт архивных документов с помощью сканирования и описи

Сегодня сканированию подлежат любые документы:

— сшитые журналы, книги, буклеты. Планшетный сканер позволяет, не расшивая, перевести всё это в PDF-формат;
— отдельные листы (есть аппараты со скоростью сканирования до 90 страниц в минуту);
— фотографии – для них применяют фото-сканер с высокой разрешающей способностью;
— негативы, микроплёнка – на помощь приходит особый слайд-сканер;
— бумаги размером более А3 – используется широкоформатный сканер.

Внедрить учёт документов в архиве, основанный на новейших технологиях, не столь просто. Так, самая типичная ошибка при сканировании – нечитабельные изображения. Когда материалов много, внимание притупляется, и есть риск упустить контроль качества картинки. А ведь если размыта печать или смазана подпись, то проверяющая инстанция такой файл не примет. Не меньше проблем возникает в случае огрехов в описи. Стóит одной-единственной помарке (неверному коду, дате) закрасться в перечень – и дальнейший учёт архивных документов потеряет точность. Когда придёт время, учёт, построенный на неверных данных, рухнет, как карточный домик. А ведь на него была потрачена масса времени и сил.

Подход к задачи

Разумный способ избежать неверных действий и их последствий – доверить учёт документов Архивному Сервису. В распоряжении компании – весь опыт специалистов архивного дела и мощное оборудование для обработки бумаг. Это аппараты для потокового сканирования, работающие методично и быстро, тогда как обычный офисный сканер на большую нагрузку не рассчитан. Чувствительность потокового прибора такова, что изображения выходят чёткими и понятными. Мы также берёмся за сканирование и опись бумаг нестандартного формата. Результат труда наших профи – удобный электронный справочник, где каждой единице учёта есть своё место и нужный документ легко отыскать за 2-3 секунды.