Юридическая сила скан копий документов: что важно знать

Традиционный обмен бумажными документами постепенно остается в прошлом. Если организации срочно требуется подписанный договор, можно не отправлять его обычной почтой, а направить по email отсканированную копию. Другой вопрос, не возникнет ли ситуация, в которой партнер или контрагент заявит, что скан это не документ, а значит, никакого договора он не подписывал? Давайте разберемся, имеют ли юридическую силу скан копии документов.

Когда допустимо обмениваться сканами документов

Многие организации годами обмениваются отсканированными копиями договоров, расплачиваются по ним, не задавая никаких вопросов. Однако если в какой-то момент у одного из участников документооборота возникнет претензия и дело дойдет до суда, придется доказывать, что юридическая сила скан копии документа такая же, как и у бумажного аналога.

В соответствии с ГК РФ устные сделки не являются законными, нужно заключать договоры в письменном виде с подписью каждой стороны сделки. Некоторые виды сделок необходимо оформлять в бумажном виде — если, например, договору требуется госрегистрация или нотариальное заверение. Обычно речь идет о сделках с недвижимостью. В этих ситуациях электронные сканы документов не подходят — требуется личная подпись обеих сторон сделок, даже если эти стороны живут в разных городах или странах.

В других случаях необязательно ставить личные подписи уполномоченных сотрудников или руководителей, поэтому допускается подписать документ одному из участников сделки, отсканировать и направить через интернет. Но доказать юридическую силу скан копии документа можно будет при определенных условиях. Так, необходимо чтобы электронная почта одной из сторон, заключающей сделку, принадлежала этой стороне, например, была корпоративной почтой организации (или ее сотрудника). А сам документ должен в дальнейшем также храниться в электронном виде, например, на жестком диске, в облаке или в электронной почте.

Еще момент: юридическая сила скан копии документа не будет подвергаться сомнению, если электронный документ подписывается электронной подписью. Нужно добавить в сам договор пункт о равенстве электронных и бумажных документов. Наконец, в документе необходимо указать, что стороны могут обмениваться экземплярами договоров, приложений и так далее по электронной почте, что переписка по email имеет силу простой электронной подписи, и что стороны сохраняют конфиденциальность доступа к электронному почтовому ящику. В этом случае сам адрес email будет считаться электронной подписью.

Остались вопросы? Сотрудники компании «Архивный сервис» проконсультируют вас, помогут разобраться с нюансами использования скан копий. Обращайтесь!