Разработка системы документооборота
Безусловно, эффективность управления организацией или предприятием зависит от многих факторов, не последнюю роль в этом списке занимает корректное решение задач качественного и оперативного формирования документов. А также от того, какой контроль по их исполнению, непосредственно хранение документов, их поиск. Разработка системы документооборота на предприятии, в организации призвана решать следующие задачи:
Задачи разработанной системы документооборота
Существенное повышение результативности управления различными бизнес процессами, это достигается за счет оптимизации контроля по выполнению задач, улучшению исполнительной дисциплины, а также анализу деятельности самой организации
- существенно сокращение финансовых издержек на различные расходные материалы, а также затраты рабочего времени сотрудников;
- создание на предприятии единого информационного пространства (коллективное взаимодействие и координация работ);
- создание электронного архива (хранилище, где находится информация и сами документы);
- документооборот (автоматизация делопроизводства или канцелярии), управление знаниями и документами;
- должное обеспечение хранения и учета документов ;
- организация должной и эффективной защиты документов и информации.
Результаты, внедряя системы документооборота
- быстрый поиск информации и документов;
- улучшение взаимодействия между сотрудников по поиску документов и информации;
- улучшение контроля выполнения тех или иных работ, которые инициируются заданиями и документами;
- получить возможность правильно организовывать работу всех специалистов, как результат в организации улучшиться исполнительская дисциплина;
- облегчить процесс слежения за состоянием выполняемых процессов;
- обеспечить длительное хранение документов;
- разграничить права доступа к информации сотрудников организации;
- достигнуть конфиденциальности доступа и работы сотрудников с документами;
- получение различных прав доступа к документам в зависимости от должности специалиста;
- настроить бизнес-процессы, благодаря гибкому механизму проектирования маршрутов документации, заданий и поручений.
Особенности разработки систем документооборота
Несмотря на общность документооборота в целом у каждой организации свои задачи. Кто просит разработать систему исключительно бумажного документооборота, кто то технического. Иногда речь идёт и о гибридной системы документооборота: электронная привязка к бумажной, поэтому одного рецепта нет. Всё очень индивидуально.
Вопросы разработки системы документооборота
Все эти проблемные вопросы, наша компания способна решить с помощью своих квалифицированных специалистов. Также мы хотели отметить, что мы разрабатываем системы документооборота, как для бумажных, так и для электронных носителей. Резюмируя написанное нужно отметить, что разработка системы документооборота должна тесно сотрудничать и работать с другими подзадачами, которые решаются различными информационными системами в организациях.
Наше основное преимущество
За годы архивных работ мы сделали тысячи разных организации, каждый документ держали в руках и как следствие знаем, что где должно лежать и как должна работать система документооборота.
Обращайтесь в нашу компанию Архивный Сервис