Рубрика: Статьи

Архивное законодательство содержит понятие особо ценных документов — таких, которые имеют не ограниченную по времени научную, историческую и культурную ценность, особо важны для общества и государства. Для таких документов разработан специальный режим хранения и учёта, их помещают в резервные (страховые) архивы. Наши специалисты определят, есть ли в вашей организации особо ценные документы, и организуют их хранение в соответствии с нормативными требованиями.

Как выявляют особо ценные документы?

Руководитель организации назначает их выявление совместно с Архивным фондом Российской Федерации. Он согласовывает с ним перечень дел, которые предположительно содержат особо ценные документы, нуждающиеся в помещении в резервный архив. Эксперты изучают эти дела и оценивают документы, которые в них содержатся, по нескольким критериям:

• ценность информации. Это — самый значимый критерий, в основе которого — объективная оценка. Чем более достоверно и полно в документе описаны важные факты, события, явления, тем выше его ценность;
• авторство. Документ признаётся особо ценным, если создан человеком или группой людей, сыгравших важную роль в общественной, научной, культурной, политической жизни страны;
• подлинность. Лишь тогда, когда она бесспорна, документ может быть признан особо ценным и помещён на хранение в страховой архив;
• юридическая сила. Эксперты определяют, порождают ли потенциально ценные документы правовые последствия в настоящее время;
• время создания. Особо ценными признают документы, созданные в ключевые периоды развития нашей страны и её регионов;
• палеографические, художественные, некоторые другие особенности документов.

При выявлении особо ценных документов на делах, которые их содержат, ставят соответствующую отметку — ОЦ. Эти дела включают в отдельную опись и помещают на хранение в резервный архив.

При определении ценности эксперты могут обнаружить уникальные документы — такие, которые не имеют подобных по содержанию и/или форме и не могут быть восполнены при утрате. В отношении таких документов специалисты составляют предложения об их включении в Госреестр уникальных документов РФ.

Эксперты компании «Архивный Сервис» определят наличие в вашей компании особо ценных и/или уникальных документов и организуют их хранение в резервном (страховом) архиве с полным соблюдением отраслевых требований.

Компания «Архивный Сервис» предлагает умеренные цены на архивные услуги в Москве. Окончательная сумма формируется только после того, как эксперт оценит фронт работы и согласует характер всех задач, поставленных клиентом. Предварительную же стоимость можно узнать еще на этапе оформления заявки или во время консультации с менеджером.

Что обычно входит в цену на архивные услуги

Есть перечень услуг, которые пользуются стабильно высоким спросом. Они в большинстве случаев и составляют общую сумму. Оплата берется как за отдельно взятую услугу, так и за одно обработанное дело\документ. При формировании цены на архивные услуги учитываются такие позиции, как:

• подготовка дела с документами к архивному хранению;
• составление описи по всем правилам государственного архива;
• составление исторической справки;
• переплетные работы (одно дело — до 250 листов);
• отбор тех бумаг, которые можно утилизировать (с подготовкой актов).

При составлении сметы учитывается необходимость транспортировки документов в офис «Архивного Сервиса». Для экономии лучше проводить все подготовительные и непосредственно архивные работы у клиента.

Какие еще особенности нужно учесть при расчете цены на архивные услуги

Если вы не хотите переплачивать за архивные услуги, сразу обратитесь в компанию «Архивный Сервис». Наш консультант расскажет вам все секреты формирования цены и подскажет, как можно сэкономить. Вообще, основные моменты такие:

• чем большее количество документации требует обработки, тем дороже обойдется услуга;
• если вы решите хранить документацию на своей территории, вам не придется платить за это сторонней компании;
• стоимость вырастет, если требуется анализ ценности документов и дополнительное их упорядочивание.

Чтобы оптимизировать временные и финансовые затраты на ведение архива, советуем перевести его в электронный вид. На первый взгляд это мероприятие кажется затратным, но в результате вы поймете о рациональности такого решения. Многие клиенты «Архивного Сервиса» уже воспользовались этой услугой и не жалеют.

Также при общении с нашим менеджером уточните один очень важный вопрос: действует ли в данный момент какая-то акция или скидка. При расчете окончательной цены на архивные услуги эта информация будет приятным бонусом. Больше вводных по ценовой политике «Архивного Сервиса» можно получить по телефону +7 495 227 04 94.

Компания «Архивный Сервис» предлагает профессиональные услуги по сканированию документов без распознавания. Такое решение актуально в том случае, если у клиента ограничен бюджет или наблюдается серьезная нехватка свободного времени. Еще одна распространенная причина заказа сканирования без распознавания — создание цифровой базы данных, в которую в ближайшем будущем не будут вноситься какие-то изменения.

Как выполняется сканирование без распознавания

Любое сканирование невозможно представить без использования современного оборудования. Поэтому первый этап — проверка состояния сканеров и их настройка по индивидуальным параметрам. Далее сотрудники «Архивного Сервиса» переходят конкретно к работе с документами:

• подготовка дел к сканированию (разброшюровка, удаление скрепок, проверка качества бумаги);
• преобразование бумажных документов в цифровой вид по оптимальной технологии;
• систематизация отсканированных документов без распознавания;
• составление описи архива, выполнение других требований заказчика;
• сохранение данных на электронном носителей или отправка клиенту удобным способом.

Сканирование без распознавания иногда актуально при работе с бухгалтерскими и организационно-распорядительными документами. Но чаще всего такую технологию применяют при оцифровке проектной документации (чертежей, схем, графиков, диаграмм), изображений разного вида, периодических изданий (журналов, газет).

Главные плюсы обращения в нашу компанию

«Архивный Сервис» состоит из специалистов, которые умеют работать с документами разного типа и формата. Нас не пугает большой объем документов, так как в нашем парке есть лучшие модели сканеров с высокой производительностью.

Заказав сканирование без распознавания у нас, вы получаете целый комплекс преимуществ:

• максимально быструю обработку как черно-белых, так и цветных документов;
• оцифровку бумаг абсолютно любой толщины и практически любого качества;
• гарантию высокой точности передачи информации, что особенно важно для схем и чертежей;
• строгое соблюдение конфиденциальности, исключение риска порчи документации.

Если вам нужна услуга по сканированию без распознавания, обратитесь в «Архивный Сервис». Это можно сделать по телефону +7 495 227 04 94 или связавшись с менеджером компании другим удобным способом. Консультации бесплатные и профессиональные.

Действующее законодательство не содержит требования хранить личные дела работников всех без исключения организаций. Если такое хранение обязательно, об этом прямо сказано в нормативно-правовых актах — например, в федеральном законе «О государственной гражданской службе в РФ». Руководители коммерческих компаний самостоятельно решают, нужно ли им хранение личных дел работников — и, как показывает опыт, часто отвечают на этот вопрос положительно. Правильно оформленные дела позволяют упорядочить кадровый документооборот, ускоряют поиск информации о сотрудниках и её обработку.

Существуют правила создания и хранения личных дел работников. Их в совершенстве знают наши эксперты — и руководителям компаний разных форм собственности также не помешает знать их.

Содержание личных дел

Оформление и хранение дел сотрудников — право, а не обязанность большинства работодателей. В силу этого руководители компаний самостоятельно определяют содержание личных дел, учитывая свои потребности. В большинстве случаев в дела включают:

• анкеты, которые сотрудники заполняют при трудоустройстве;
• трудовые договоры;
• копии приказов, издаваемых в отношении сотрудников;
• должностные инструкции.

В дела не включают карточки, составляемые по форме Т2 и содержащие все сведения о работниках — их хранят отдельно.

Нередко руководители включают в личные дела копии паспортов, ИНН, СНИЛС, других документов сотрудников. В прошлом это было допустимо, сейчас — нет: такие копии содержат персональные данные, и их свободное хранение запрещено. Роструд сделал единственное исключение из этого правила — разрешил хранить документы с персональными данными при наличии согласия сотрудника на их обработку, причём с указанием определённых целей такого хранения.

Сроки хранения личных дел работников

Перечислены в Перечне, который утверждён Росархивом (приказ № 236 от 20.12.2019 г.) В организациях личные дела хранят в течение всего времени работы сотрудников, а после их увольнения — 3 года. Дела уволенных работников хранят в течение этого срока отдельно от дел тех, кто ещё работает. По истечении трёхлетнего срока личные дела уволенных сотрудников необходимо передать в архив. Кроме того, на архивное хранение передают все личные дела при ликвидации организации. В архиве документы хранят:

• 75 лет при увольнении работника и окончании делопроизводства по нему до 1 января 2003 года;
• 50 лет, если делопроизводство было окончено после 1 января 2003 года.

Подготовка личных дел работников к офисному и архивному хранению

При оформлении личных дел все их листы нумеруют и подшивают в обложку на 4 прокола. Составляют титульный лист, на котором в числе прочего указывают количество листов в деле и дату его окончания. В каждое личное дело в обязательном порядке включают лист-заверитель на специальном бланке и внутреннюю опись, содержащую перечень всех документов в деле.

Вам не понадобится изучать эти и другие правила хранения личных дел работников при обращении в компанию «Архивный Сервис» — их в совершенстве знают наши эксперты. Организуем правильное хранение, предотвратим штрафные и другие санкции, сэкономим ваше время.

Полистный просмотр документов в архиве позволяет вести документооборот грамотно, не допуская ошибок и не подвергая компанию рискам наложения штрафных санкций. Перед вами единственно верный способ обеспечить сохранность архивной документации и навести порядок на стеллажах. Команда «Архивного Сервиса» возьмет на себя обязательства по полистному просмотру документов — сделает это профессионально и сравнительно недорого.

Основные задачи полистного просмотра документов в архиве

Чаще всего полистный просмотр документов актуален при проведении экспертизы ценности бумаг перед передачей их в архив. Если за работу берется опытный специалист, для него не составит труда:

• просмотреть все дела и найти в них дубликаты;
• отсортировать документацию в хронологическом порядке;
• определить документы, которые были ошибочно подшиты к делу;
• выявить поврежденные бумаги и произвести их замену.

Также во время полистного просмотра документов в архиве выявляются дела, объем которых превышает 250 листов. Если количество листов в одном деле заметно больше указанного числа, его нужно разделить на тома. На обложке обязательно указываются или даты, или фамилии, чтобы в дальнейшем можно было идентифицировать папки.

Распространенная схема полистного просмотра документов

Сотрудники компании «Архивный Сервис» имеют успешный опыт проведения полистного просмотра документов в архиве клиента. У нас уже выработана определенная схема реализации проекта, которая, по нашим наблюдениям, является наиболее эффективной.

1. Определяем дела, требующие дополнительного изучения.
2. Проводим разброшюровку, удаляя металлические и другие крепежные материалы (например, скрепки).
3. Полистно просматриваем каждое дело, выявляя дубликаты, поврежденные документы, бумаги, которые случайным образом попали в папку.
4. При необходимости систематизируем документы в определенном порядке: хронологическом, алфавитном, процедурном.

Заключительный этап полистного просмотра документов — формирование дела. Для прошивания бумаги рационально использовать обычную капроновую нить, которая отличается эластичностью, прочностью, устойчивостью на разрыв.

Заказать полистный просмотр документов у нас просто: нужно лишь сделать один телефонный звонок по номеру +7 495 227 04 94. Менеджер «Архивного Сервиса» примет вашу заявку, отправит эксперта для согласования сроков и стоимости работы.

Личные дела сотрудников должны храниться в архиве организации. Причем это правило распространяется на действующих и уволенных работников. Срок хранения кадровых документов зависит от времени окончания делопроизводства.

Если оно было завершено до 2003 года, документы хранятся не менее 75 лет. Если это произошло позднее, то действует требование – от 50 лет. Эта законодательная норма предусмотрена в отношении всех документов, находящихся в личном деле человека.

Так что в этом вопросе не должно быть ошибок и нарушений. Архивирование личных дел является важным аспектом работы с документацией.

Дела действующих сотрудников

В личные дела сотрудников могут входить приказы об устройстве на работу, о переводах, отпусках, различные распоряжения и другая кадровая информация. Она касается их деловых качеств, достижений, профессиональных заслуг, нарушений и соблюдений трудовой дисциплины.

В настоящий момент в личном деле не должны находиться копии документов работников – паспорта, ИНН, СНИЛС. Нужная информация указывается в карточке сотрудника. При грамотной работе с кадровыми документами каких-либо проблем не возникнет.

Дела уволенных сотрудников

При правильном увольнении сотрудников учитываются следующие аспекты:

• соблюдение прав уволенного человека;

• выплата полагающихся денежных средств;

• верное оформление документов.

Когда сотрудник увольняется из организации, его личное дело не уничтожается. Оно должно храниться в архиве в соответствии с предусмотренными законом сроками. Поэтому архивирование личных дел уволенных – вопрос, который нельзя игнорировать.

Особенности хранения

Личные дела обычно хранятся в металлических шкафах или сейфах. При этом в законе отсутствуют конкретные требования относительно документов, которые обязательно должны быть туда включены.

Так что работодатель может самостоятельно определять, что именно находится в личных делах. Эти моменты обычно отражают в локальном акте. Важно, чтобы в личном деле не было документов, которые не относятся к профессиональной деятельности сотрудников (персональные данные).

Помощь профессионалов

Заказать архивирование личных дел вы сможете в компании «Архивный сервис». Специалисты с большим опытом помогут вам разобраться с документами, выполнив работу в соответствии с действующими законодательными нормами. Доверьте решение этого вопроса профессионалам!

Традиционный обмен бумажными документами постепенно остается в прошлом. Если организации срочно требуется подписанный договор, можно не отправлять его обычной почтой, а направить по email отсканированную копию. Другой вопрос, не возникнет ли ситуация, в которой партнер или контрагент заявит, что скан это не документ, а значит, никакого договора он не подписывал? Давайте разберемся, имеют ли юридическую силу скан копии документов.

Когда допустимо обмениваться сканами документов

Многие организации годами обмениваются отсканированными копиями договоров, расплачиваются по ним, не задавая никаких вопросов. Однако если в какой-то момент у одного из участников документооборота возникнет претензия и дело дойдет до суда, придется доказывать, что юридическая сила скан копии документа такая же, как и у бумажного аналога.

В соответствии с ГК РФ устные сделки не являются законными, нужно заключать договоры в письменном виде с подписью каждой стороны сделки. Некоторые виды сделок необходимо оформлять в бумажном виде — если, например, договору требуется госрегистрация или нотариальное заверение. Обычно речь идет о сделках с недвижимостью. В этих ситуациях электронные сканы документов не подходят — требуется личная подпись обеих сторон сделок, даже если эти стороны живут в разных городах или странах.

В других случаях необязательно ставить личные подписи уполномоченных сотрудников или руководителей, поэтому допускается подписать документ одному из участников сделки, отсканировать и направить через интернет. Но доказать юридическую силу скан копии документа можно будет при определенных условиях. Так, необходимо чтобы электронная почта одной из сторон, заключающей сделку, принадлежала этой стороне, например, была корпоративной почтой организации (или ее сотрудника). А сам документ должен в дальнейшем также храниться в электронном виде, например, на жестком диске, в облаке или в электронной почте.

Еще момент: юридическая сила скан копии документа не будет подвергаться сомнению, если электронный документ подписывается электронной подписью. Нужно добавить в сам договор пункт о равенстве электронных и бумажных документов. Наконец, в документе необходимо указать, что стороны могут обмениваться экземплярами договоров, приложений и так далее по электронной почте, что переписка по email имеет силу простой электронной подписи, и что стороны сохраняют конфиденциальность доступа к электронному почтовому ящику. В этом случае сам адрес email будет считаться электронной подписью.

Остались вопросы? Сотрудники компании «Архивный сервис» проконсультируют вас, помогут разобраться с нюансами использования скан копий. Обращайтесь!

Хозяйственная деятельность любой организации сопровождается документооборотом, в котором участвуют не только различные приказы, договоры, распоряжения, официальные письма, но и платежные документы.

Счет — один из видов первичной документации, который подтверждает факт оплаты организации услуг контрагентов, товаров и так далее. Все платежные документы, и счета, в том числе, содержат сведения о том, как организация зарабатывает, какие суммы через нее проходят, как она взаимодействует с контрагентами. На основании счетов ведется бухучет, и именно платежные документы позволяют подтвердить правильность данных для проверяющих органов. Поэтому необходимо строго следовать правилам хранения счетов.

Сколько хранятся счета?

Сроки хранения счетов, как и любой другой бухгалтерской документации, регулируются двумя документами: это ФЗ №402 от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете» и это утвержденный список типовых управленческих документов, где указана длительность хранения бумаг. Обратите внимание, что в ФЗ нет точных сроков хранения бухгалтерских документов, здесь определены виды бумаг и общий срок хранения документации. А уже в перечне можно найти сведения о периодах хранения документов в зависимости от их значимости.

Итак, сколько хранятся счета? Стандартный срок — 5 лет. Все платежные документы являются первичными, соответственно, отсчет срока хранения начинается после оформления документов. При этом срок 5 лет является минимальным. Если возникают разногласия и споры в отношении платежных документов, срок хранения счетов может и превысить эту цифру — хранить счета нужно будет до момента, пока спор не будет разрешен, даже если решение по делу будет принято после пятилетнего срока.

Обратите внимание, срок хранения счетов не зависит от того, в бумажном или электронном виде хранится документ.

Что будет, если не соблюдать сроки и правила хранения счетов? Если кратко, ничего хорошего. Контролирующие органы могут выдвинуть претензию, наложить административное взыскание. А в случае, если у организации возникнет спор с контрагентом, она не сможет подтвердить свою правоту.

Остались вопросы относительно правил хранения счетов? Сотрудники компании «Архивный Сервис» проконсультируют вас, а также при необходимости выполнят все работы по правильной комплектации архива, оформлению документооборота в вашей организации. Ждем ваших обращений!

Архивная обработка документов – это процесс последовательного отбора, комплектации, упорядочения и оформления документов в последовательности, установленной требованиями закона и отраслевых нормативов.

Важно: индивидуальные предприниматели и организации обязаны обеспечивать сохранность значимых документов, а при ликвидации компании – передать всю документацию на государственное хранение.

Для чего нужна архивная обработка документов

Во-первых, для соблюдения требований законодательства. Во-вторых, регулярная профессиональная архивная обработка позволяет быстро выявлять отсутствие определенных документов и некорректность их оформления. В перспективе это помогает своевременно устранять недочеты и не сталкиваться с претензиями контролирующих органов.

К тому же правильно обработанные документы гораздо проще хранить, использовать и перемещать. В определенный момент возникает необходимость передать документацию с истекшим сроком хранения в архив и провести предварительную подготовку бумаг. Если прежде вы регулярно проводили обработку и все делали правильно, то проблем с этим не возникнет.

Услуги по архивной обработке документов

По закону индивидуальные предприниматели и организации могут делегировать процесс архивной обработки документов сторонней компании, заключив с ней соответствующий договор. Часто это удобно и выгодно: профессиональные услуги исключают риски возникновения ошибок и необходимость найма ответственного за процедуру персонала.

Однако эксперты настоятельно рекомендуют предпринимателям быть внимательными при выборе подрядчика – от эффективности его работы зависит сохранность и корректность оформления значимых для вашей компании документов.

Порядок заключения договора на архивную обработку документов

Сотрудничество со сторонними подрядчиками в рамках архивной обработки документов может осуществляться только на договорной основе. Того требуют закон и здравый смысл. При этом договор на архивную обработку документов должен быть составлен юридически грамотно, иметь ключевые признаки действительности, содержать все значимые условия.

Мы проводим архивную обработку документа и заключаем с клиентами соответствующие договоры. При необходимости наши сотрудники разъясняют каждый пункт в тексте документа – это необходимо, чтобы обеспечить максимально прозрачное и комфортное сотрудничество.

Сравнительный анализ документов не имеет четкого нормативно-правового определения. Однако процедура актуальна для проведения – ее необходимо проводить, руководствуясь действующими регламентами. Поговорим о том, как лучше сделать сравнительный анализ документов и отметим, почему эту работу лучше делегировать профессионалам.

Как проводят сравнительный анализ документов

Традиционно выделяют три вида сравнительного анализа документации:

• Визуальное сопоставление документов, изготовленных на бумажных носителях.
• Сравнение документов, один из которых изготовлен на бумажном носителе, а второй представлен в электронном виде.
• Сопоставление двух электронных документов.

Процедуры сравнения первых двух видов никогда не исключают человеческий фактор. По этой причине они, в частности, редко используются при проведении камеральных проверок. Оптимальное и наиболее актуальное решение – сравнительный анализ электронных документов.

Он может выполняться двумя методами:

• Органолептический – предполагает вывод на монитор двух документов и их визуальное сличение.
• Автоматизированный – документы сравниваются с применением специального программного обеспечения.

Выполнение автоматизированного сравнительного анализа документов – оптимальное решение. Метод полностью исключает человеческий фактор и, соответственно, повышает точность результатов. Сложность его применения связана только с необходимостью разработки или покупки релевантного софта, а также его корректной настройки.

Сравнительный анализ документов «под ключ»

Наша компания предлагает профессиональные услуги по сравнительному анализу документов. Мы работаем в этом направлении с 2006 года, располагаем удобными инструментами и прогрессивным программным обеспечением. Совокупно это позволяет минимизировать издержки и временные затраты на проведение сравнительного анализа, гарантировать его предельную точность.

Мы решаем поставленные клиентом задачи в кратчайшие сроки и устанавливаем доступные цены на все услуги. Располагаем широким штатом квалифицированных специалистов, готовых справиться с проектами любого объема. Действуем быстро и точно, обеспечиваем полную конфиденциальность и не допускаем ошибок. Даже в условиях ограниченного времени. Свяжитесь с нами, чтобы получить профессиональную консультацию или заказать услугу.