Рубрика: Статьи

Работа с различными документами актуальна практически для любой организации. Этим вопросом занимаются мелкие и крупные фирмы, а также индивидуальные предприниматели.

Когда документации много, для ее хранения требуется архив, причем разобраться самостоятельно бывает сложно. Закон предъявляет конкретные требования к хранению документов, но человек неопытный может легко запутаться и нарушить действующие нормы.

Если архивом занимается профессионал, проблем не возникнет. Однако штатных сотрудников с необходимым опытом найти сложно. Поэтому лучше обратиться за помощью в архивную компанию.

Актуальность и выгода

Держать в штате собственного архивариуса и специалиста по обработке документов не всегда выгодно. Оптимальным решением станет архивная фирма, с которой вы работаете на аутсорсинге.

Привлечение специалистов со стороны дает серьезные преимущества, среди них:

• гарантия качественно выполненной работы;
• экономия средств;
• привлечение по мере необходимости.

Штатному сотруднику нужно платить зарплату, а также оплачивать ему отпуск, тратить деньги на дополнительные налоги и пенсионные отчисления. Если же нанимать профессионала, ему придется заплатить только за выполненный объем работы. Практика показывает, что такая стратегия приводит к уменьшению расходов.

К тому же хорошая архивная фирма дорожит своей репутацией, потому принимает только квалифицированных сотрудников. В итоге, обратившись в такую компанию, вы гарантированно получаете качественные услуги.

Также специалисты архивного дела разбираются во всех нюансах этого процесса, благодаря чему при обработке и хранении документов почти исключаются какие-либо ошибки. Взаимодействуя с такой фирмой, можно быть уверенным за результат. При этом возможно постоянное сотрудничество или периодическое обращение для выполнения конкретного объема работ.

Куда обратиться

Опытные специалисты помогут при работе с документами.Мы , осуществляем хранение, обработку и уничтожение документов, а также оказывает услуги по их переводу в электронный вид.

Ведение архива – весомая статья затрат даже для небольших компаний с минимальным объемом документооборота. Чтобы рационализировать эту функцию и сократить расходы на архив, доверьте его организацию и ведение профессионалам.

Компания «Архивный Сервис» реализует весь спектр архивных работ. Сотрудничаем с частными заказчиками и государственным сектором.

• предлагаем консультации экспертов по вопросам архивного дела;
• организуем делопроизводство;
• услуги ответственного хранения;
• структурирование массива документов;
• инвентаризация, экспертиза актуальности и ценности;
•  уничтожение старой отчетности;
• оперативное информирование об изменениях в архивном законодательстве.

Наши специалисты имеют опыт работы в государственных и ведомственных службах. Применяем актуальные методы систематизации и оптимизации архивов любой сложности. Мы готовы взять на себя не только сохранение документального массива, но и наполнение его новыми экземплярами, актуализацию и хронологическое ранжирование данных.

Мы помогаем экономить

1. Ваши сотрудники сосредоточены на главных функциях;
2. Сокращаются издержки на непрофильную деятельность;
3. Быстрый доступ к документации и оперативное принятие решений.

Поскольку расходы с архивом в большинстве организаций не относятся к профильным, оптимальное решение – делегировать эту функцию аутсорсинговой компании. Воспользовавшись нашими услугами, вам не придется заниматься рутинными операциями – оцифровывать, поддерживать актуальность данных, заботиться об уничтожении документов с истекшим сроком хранения.

Обращайтесь в «Архивный Сервис», чтобы воспользоваться поддержкой профессионалов. Мы проведем инвентаризацию массива документов, структурируем его и упорядочим. Организуем правильное хранение архива с системой быстрого поиска и доступа к документам.

При необходимости возьмем на себя ответственное хранение архива – это более выгодное решение, чем выделение отдельного помещения и подразделения в структуре компании.

Также наша компания может взять на себя создание и полное ведение электронного архива – пополнение документами, сверку, экспертизу корректности, выездное сканирование, в том числе широкоформатных документов и другие услуги. Создаем электронные библиотеки под ключ, ведем архивы проектной документации. Свяжитесь с нами, чтобы узнать больше об этих услугах и использовать их для экономии вашего бюджета.

Компании и предприниматели, использующие в своей деятельности кассовую технику, обязаны оформлять и хранить документацию, относящуюся к этой дисциплине. В данную группу входят следующее:

• приходные и расходные ордера;

• кассовая книга;

• платежные ведомости;

• книга учета принятых денежных средств.

Проверка и обработка кассовых документов – очень важное мероприятие. В этой сфере должен быть порядок, иначе у предприятия могут возникнуть сложности. Если контролирующие органы выявят кассовые нарушения, это приведет к штрафам. Поэтому каждой компании нужно иметь специалиста, который будет следить за правильным оформлением документов.

Проверка документации

Работа с кассовой документацией обычно не вызывает каких-либо сложностей. Многие компании способны справляться с решением вопроса самостоятельно. Однако в этом деле все есть различные нюансы, все из которых учесть довольно сложно. В результате в документах могут возникать ошибки.

Чтобы обезопасить себя, лучше обратиться к профессионалам, которые проверят кассовую отчетность. Для решения такой задачи рекомендуется взаимодействовать со сторонней организацией, хорошо зарекомендовавшей себя в этой сфере.

Обработка и хранение

Грамотная обработка кассовых документов предполагает их проверку, систематизацию и организацию хранения. Все документы должны быть подписаны ответственным лицом – руководителем, бухгалтером или кассиром. Все зависит от особенностей конкретной бумаги.

Кассовая документация распечатывается на бумажном носителе и хранится в архиве предприятия. Она также может быть в электронном виде. Согласно действующему законодательству, срок хранения кассовых документов – 5 лет. Важно, чтобы к этим бумагам был исключен доступ посторонних лиц.

Для правильной организации хранения тоже стоит воспользоваться услугами профессионалов. Эти специалисты помогут вам разобраться с кассовой дисциплиной и наведут порядок в бумагах.

Обращение в архивную компанию

Проверка и обработка кассовых документов – одна из услуг «Архивного Сервиса». Мы поможем с выявлением и устранением недочетов, правильным оформлением бумаг, организацией хранения и переводом документации в электронный вид.

Специалисты нашей компании имеют большой опыт в работе с кассовыми и другими документами. Обратившись к нам, вы решите возникшие сложности. Будем рады помочь вашей организации!

После того, как срок хранения бухгалтерских документов закончился, их можно утилизировать. Такое решение позволит избавиться от ненужной макулатуры, освободить место в кабинете или архиве. Как правильно уничтожать бухгалтерские документы, расскажут сотрудники компании «Архивный Сервис». Также они могут взять на себя выполнение этой несложной, но ответственной процедуры.

Особенности оформления уничтожения бухгалтерской документации

Чтобы законно уничтожить бухгалтерские документы, необходимо убедиться, что сроки их хранения действительно вышли. Экспертная оценка ценности документации проводится специальной экспертной комиссией. Основные задачи этой комиссии:

• общение с представителями структурных подразделений по вопросам экспертизы ценности документов и разработки номенклатуры дел;
• выявление утраченных бумаг, незаконно уничтоженных или случайно поврежденных документов;
• составление специального акта, подтверждающего факт принятия решения об уничтожении документов.

Форма акта может быть произвольной — этот вопрос решается в кругу предприятия и экспертной комиссии. Если документы с истекшим сроком хранения планируется передать на вторичную переработку, составляется накладная.

Как правильно уничтожать бухгалтерские документы: выбор оптимального способа

Ограничений в выборе технологии уничтожения бухгалтерских и других документов нет, все зависит от возможностей и предпочтений владельца компании. Самые распространенные способы такие:

• Шредирование. Измельчение бумаги с помощью шредера с разным уровнем секретности. Оптимальный вариант — DIN3. Нередко используются модели оборудования, уничтожающие не только бумагу и картон, но и пластиковые карты.
• Сжигание. Осуществлять это нужно в специально отведенных местах и при строгом соблюдении техники пожарной безопасности. После сжигания документация на 100% не подлежит восстановлению.
• Выездное уничтожение. В данном случае представители специализированной компании приезжают в офис к клиенту с соответствующим оборудованием и проводят всю работу на месте. Разумеется, с соблюдением должного уровня секретности.

Чтобы не задумываться о том, как правильно уничтожать бухгалтерские документы, можно сразу обратиться в «Архивный Сервис». Мы все сделаем, согласно актуальному законодательству и в минимальные сроки. Конфиденциальность гарантируем. Оставить заявку можно по телефону +7 495 227 04 94.

В большинстве случаев при передаче дел на архивное хранение и просто при ведении делопроизводства актуальна услуга по экспертизе ценности кадровых документов. Во время проведения экспертизы устанавливаются точные сроки хранения документации, изучается содержимое папок, определяется степень важности бумаг.

Специалисты «Архивного Сервиса» профессионально выполнят все поставленные задачи, предоставив гарантии соблюдения оговоренных сроков и конфиденциальности. Будьте уверены, третьи лица не узнают о содержимом вашей документации.

В каких случаях экспертиза ценности кадровых документов особенно востребована

Вы не сможете сдать кадровые документы в архив без экспертизы ценности. Также важно понимать, что такую документацию нельзя просто взять и утилизировать. Особенность кадровых документов заключается в том, что они имеют длительный срок хранения (до 75 лет) и могут потребоваться в любой момент:

• при возникновении финансовых и других споров между сотрудником компании и работодателем;
• во время проверок со стороны тех или иных контролирующих органов и служб;
• если по какой-то причине бывшему сотруднику понадобилась конкретная информация от кадрового отдела.

Экспертиза ценности кадровых документов актуальна и на таком неприятном этапе для каждого предприятия, как банкротство или ликвидация. То, что юридического лица в ближайшее время уже не будет, вовсе не говорит о том, что кадровую документацию не нужно хранить.

Схема проведения экспертизы ценности кадровых документов

Сотрудники «Архивного Сервиса» очень внимательно просмотрят каждый кадровый документ, полистно изучив не только его содержание, но и состояние. Те бумаги, которые, по законодательству РФ, не представляют никакой ценности, будут переданы на утилизацию.

Экспертиза ценности кадровых документов проводится по следующему алгоритму:

• Вы оставляете заявку на выезд эксперта по вашему адресу.
• Наш специалист приезжает к вам в офис, оценивает фронт работы, согласовывает цену и сроки.
• Команда «Архивного Сервиса» приступает к работе, соблюдая все изначальные договоренности.
• После завершения экспертизы ценности кадровых документов дается гарантия и, если нужно, осуществляется консультация.

Заказать данную услугу под ключ или задать уточняющие вопросы можно, позвонив по телефону +7 495 227 04 94. Звонки принимаются по будням с 10 утра до 19:00.

Формирование электронного архива особенно актуально для тех компаний и предприятий, которые имеют дело с большим документооборотом. Главная задача этого мероприятия — обеспечить сохранность документов, создать более удобный и быстрый способ доступа к ним. Переводя бумажные документы в цифровой вид, вы минимизируете риски утери или повреждения первоисточников, создадите условия для одновременной работы с ними сразу несколькими сотрудниками.

Распространенная схема формирования электронного архива

Сотрудники «Архивного Сервиса» имеют многолетний опыт формирования и обслуживания электронного архива. При переводе бумажного архива в цифровой используются современные методики, технологии и инструменты. В большинстве случаев мы придерживаемся следующего плана:

• клиент определяется с местом хранения электронных документов и передает бумаги исполнителю;
• команда специалистов готовит архив к сканированию и непосредственно сканирует его полностью или частично;
• полученные данные индексируются и сохраняются в базе.

Формирование электронного архива подразумевает создание удобной системы поиска цифровых документов. Характер и уровень сложности этой системы выбирается, исходя из индивидуальных потребностей организации. Здесь обязательно учитывается расширение документа, ключевые слова и контекст содержания.

Ценообразование при формировании электронного архива

Процедура по формированию электронного архива является достаточно сложной и комплексной. Обязательное условие успешной реализации проекта — наличие высокотехнологичного оборудования и релевантного опыта у специалистов, которые работают над созданием архива. Соответственно, эта услуга не может быть дешевой, а на стоимость формирования электронного архива влияют несколько факторов:

• количество, тип и состояние бумаг, которые нужно оцифровать;
• условия работы сканировщиков и других специалистов;
• необходимость загрузки и настройки программного обеспечения, его поддержка;
• индексация отсканированных документов и пр.

Чтобы обсудить не только стоимость, но и другие условия формирования электронного архива, просто обратитесь к менеджеру компании «Архивный Сервис». Предварительная консультация возможна по телефону, но для максимально точной оценки фронта работ эксперту придется приехать к вам в офис.

Звоните нам прямо сейчас по телефону +7 495 227 04 94, если у вас возникла срочная необходимость в формировании электронного архива.

Все документы организаций и предприятий рассчитаны на постоянное или временное хранение. Причем этот критерий применяется как для бумажного, так и электронного архива.

В число документов постоянного хранения входит устав, учредительные бумаги, журналы, каталоги товаров, описи, отчеты и другое. Они должны сохраняться на протяжении всего срока действия организации.

Электронные документы

Электронные оригиналы документов хранятся на специальном сервере, что исключает их потерю. Это надежная система хранения, позволяющая быстро получать доступ к нужным бумагам.

Для электронных документов действуют те же сроки, что и для бумажных вариантов. Например, требуется архивная опись. В частности, она необходима для дел постоянного хранения.

Формирование описи

Опись электронных документов постоянного хранения создается следующим способом:

• выполняется обработка документов с последующей систематизацией;
• документы постоянного хранения выделяются в отдельную группу;
• документам присваивается номер;
• составляется опись.

Крайне важно правильно определить тип документа и соблюсти требования к его хранению. Если работу выполняет неопытный сотрудник, он потратит на это много времени, а также может допустить ошибки. Например, бывают случаи, когда трудно отнести документ к постоянному или временному хранению.

Два пути составления электронной архивной описи

Чтобы создать опись электронных документов постоянного хранения, можно выбрать одну из двух стратегий:

• самостоятельное решение вопроса;

• заказ услуги в архивной фирме.

Если опись создает кто-либо из ваших сотрудников, возрастет риск ошибок, поскольку человек не обладает достаточным профессионализмом. Поэтому лучше обращаться в архивную компанию и воспользоваться помощью людей с большим опытом в данной сфере. Это сэкономит время, силы, нервы и станет гарантией качественно выполненной работы.

Архивные услуги

Заказать опись электронных документов постоянного хранения вы сможете  у нас. Мы имеем большой опыт взаимодействия с различными предприятиями и организациями и окажем необходимую помощь в работе с архивом.

Благодаря такому взаимодействию, вопрос с описью решится намного проще и эффективнее. Так что доверьте работу с электронными документами профессионалам, а ваши штатные сотрудники пусть сконцентрируются на других важных вещах.

В компанию «Архивный Сервис» часто обращаются владельцы предприятий и фирм, которым нужна профессиональная помощь в обработке архива. Перед началом работы мы всегда оцениваем объем и состояние документации, озвучиваем информацию по срокам и цене. В любом случае время реализации проекта будет минимальным, а стоимость обработки архива — демократичной.

Стоимость обработки архива зависит от объема работ

Чем больше ваш архив, тем дороже обойдутся услуги по обработке архивной документации. Окончательная стоимость обработки архива озвучивается экспертом перед подписанием договора. В финальную сумму обычно входят следующие работы:

• систематизация документов по различным критериям;
• полистный просмотр бумаг, составление описи;
• формирование титульных листов, оформление дел;
• редактирование заголовков и многое другое.

Также в стоимость обработки архива входит поиск документов, у которых уже истек срок хранения и которые можно утилизировать. При необходимости сотрудник «Архивного Сервиса» профессионально составит заверительные листы, исторические справки, другие сопровождающие документы.

Дополнительные факторы удорожания услуг по обработке архива

У каждой специализированной компании, и «Архивный Сервис» не исключение, есть основные стандартные тарифы. Они учитываются при формировании сметы, но точная стоимость обработки архива всегда определяется индивидуально. Факторы, влияющие на повышение цены, такие:

• плохое, можно даже сказать, ветхое состояние документации;
• разнообразные типы документов (например, много широкоформатных);
• необходимость смены переплета дел с их разброшюровкой;
• желание клиента частично перевести архив с бумажного вида в электронный;
• дополнительное копирование конкретных документов в нестандартном формате.

Достаточно часто стоимость обработки архива включает в себя утилизацию документации. Цена состоит из работ по погрузке-разгрузке, вывозе коробок с делами, переработке бумаги на промышленном шредере в нечитаемую фракцию.

Чтобы сократить стоимость обработки архива, компания «Архивный Сервис» предлагает интересную скидочную программу. Льготная цена распространяется на клиентов, которые пользуются нашими услугами больше года. Также скидки актуальны для предприятий, принадлежащих одному лицу. Подробности по этому вопросу можно узнать по телефону +7 495 227 04 94.

Архивация первичных документов — услуга, актуальная для большинства компаний, независимо от сферы деятельности и масштаба. Процедура передачи такой документации в архив регламентирована законодательством России, а также основные моменты прописаны во внутренних приказах предприятия, организации или учреждения.

Подготовка к архивации первичных документов

Этот подготовительный этап можно осуществить самостоятельно, но лучше обратиться к профессионалам — например, в «Архивный Сервис». У наших сотрудников есть колоссальный опыт реализации как простых, так и нестандартных проектов. В любом случае первый этап архивации первичных документов включает в себя:

• составление внутренней описи и листа-заверителя по образцу;
• переплет архивного дела, нумерацию листов, оформление обложки;
• сортировку подготовленных папок, устранение каких-либо недостатков.

При архивации первичных документов особое внимание уделяется именно составлению внутренней описи. Она состоит из 6 обязательных пунктов: порядкового номера, регистрационного индекса документа, даты документа, заголовка, номеров листов дела, примечаний.

Почему первичные документу нельзя просто утилизировать

В первичной бухгалтерской документации содержится точная информация обо всех хозяйственных действиях юридического лица. Речь идет о начислении и выплате зарплаты персоналу, перечислениях по расчетному счету компании, финансовых поступлениях в кассу и всех расходах.

Основные причины того, почему архивация первичных документов считается важным требованием:

• именно на основе этих бумаг составляется регистр учета;
• потеря хотя бы одного из первичных документов исказит данные бухгалтерского учета и приведет к серьезным последствиям во время проверки;
• дополнительная задача такого архива: расчет и уплата налогов и сборов в госбюджет, фонды разных уровней.

Минимальный срок хранения первичных документов в государственном, муниципальном или коммерческом архиве составляет 5 лет. Чтобы избежать возможных штрафов и других санкций со стороны проверяющих органов, руководители предприятий или главные бухгалтера предпочитают хранить эти бумаги заметно дольше — и это правильно.

Если вам нужна профессиональная архивация первичных документов, лучше сразу обратиться в «Архивный Сервис». Это одна из специализаций нашей компании, поэтому все сделаем быстро и качественно, под ключ. Звоните: +7 495 227 04 94.

Действия по утилизации юридических документов регламентируются Федеральным законом РФ «Об архивном деле в Российской Федерации». В нем прописаны все требования, которых нужно строго придерживаться. Уничтожение документации лучше осуществлять не собственными силами, а с помощью профессионалов. Например, обратившись в компанию «Архивный Сервис».

5 правил при подготовке к утилизации юридических документов

При незаконной утилизации юридических документов в силу вступает как административная, так и уголовная ответственность. В таких случаях часто внедряются штрафные санкции и, чтобы их избежать, нужно придерживаться правил:

• перед ликвидацией каждый документ просматривается полистно;
• действия по уничтожению бумаг должны подтверждаться составленным актом;
• на всех этапах должна соблюдаться полная конфиденциальность;
• нельзя удалять из архива документы, сроки хранения которых еще не истекли;
• заниматься утилизацией юридических документов нужно регулярно, чтобы не захламлять архив, но без фанатизма.

Особо пристальное внимание уделяется составлению акта уничтожения документов. Он включает в себя такую обязательную информацию, как название предприятия, должность руководителя, место составления, основание для уничтожения, подписи с расшифровками, список документов, лицо, проводившее экспертизу ценности. Акт может быть составлен в произвольной форме.

Без экспертизы ценности нельзя ничего утилизировать

Именно экспертиза ценности позволяет понять, закончились ли сроки хранения конкретного документа. Также на этом подготовительном этапе специалист «Архивного Сервиса» знакомится с содержимым папок, определяет степень важности каждого документа. Еще одна цель — составить номенклатуру дел. Речь о систематизированном перечне наименований всех документов с указанием сроков их хранения.

Утилизация юридических документов начинается именно с экспертизы, а она в свою очередь состоит из нескольких этапов:

• отбора документации для потенциального уничтожения;
• проведения оценочных мероприятий (практическая, культурная, историческая и другая ценность);
• формирования отдельных подборок документов;
• передачи дел на утилизацию.

Сотрудники «Архивного Сервиса» сделают все максимально аккуратно, без каких-либо ошибок и неприятных сюрпризов. Оставить заявку на утилизацию юридически важных документов можно по телефону +7 495 227 04 94.