Рубрика: Статьи

Электронное досье – простая и удобная форма хранения и обработки данных. К такому способу прибегают финансово-кредитные организации и компании из других сфер деятельности. Поэтому обработка досье становится актуальным вопросом.

Основными видами таких документов считаются:

• досье сотрудников;

• досье контрагентов;

• кредитное досье.

Досье сотрудников

Это личные дела работников, ведением которых занимаются работодатели. В таких досье содержится актуальная информация о сотрудниках, которая важна в контексте их профессиональной деятельности.

Согласно российскому законодательству, досье такого типа являются обязательными для государственных структур. Частные компании могут прибегать к этому способу по своему усмотрению.

В личном деле содержатся персональные данные сотрудника, информация о приеме на работу, сведения о продвижении по службе и соблюдении трудовой дисциплины. Иными словами, там находится важная информация о работнике и его профессиональной деятельности.

Досье контрагентов

Предприятия, организации и индивидуальные предприниматели заключают различные договоры с физическими и юридическими лицами. При таком взаимодействии лучше вести досье контрагентов. Этот вариант становится особенно актуальным при долгосрочном сотрудничестве.

Все договоры, письма, приказы и прочие документы, имеющие отношение к конкретному контрагенту, объединяются в архив. В итоге формируется единое пространство, где сосредоточены все данные по конкретной компании или ИП. Обработка досье контрагентов осуществляется в бумажном или электронном виде.

Кредитное досье

Финансово-кредитным организациям важно располагать информацией о платежеспособности заемщиков. Для этой цели используется кредитное досье (кредитная история). Там содержатся сведения о заявках на кредит, их одобрении и отказе, история взаимодействия человека с банками, наличие или отсутствие просрочек по платежам и другая важная информация.

Обработка кредитных досье позволяет легко и быстро обслуживать клиентов. Это помогает оперативно рассматривать заявки, выявляя надежных и неплатежеспособных заемщиков.

Заказ под ключ

Обработка досье – трудоемкий процесс, в котором важно учесть множество тонкостей и нюансов. Поэтому для решения вопроса лучше обратиться к профессионалам. Наши специалисты с большим опытом помогут сформировать и систематизировать ваши архивные документы. Будем рады помочь.

Перевозка пассажиров, грузов и багажа сопровождается оформлением документов. К таковым относятся билеты, договоры, багажные квитанции, транспортные накладные, сопроводительные ведомости и другое.

Многие компании и индивидуальные предприниматели имеют дело с перевозочными документами. Обычно это происходит при отправке и приемке товаров и различных грузов. С такими документами сталкиваются предприятия, занимающиеся пассажирскими и грузовыми перевозками, а также магазины, службы доставки и прочие организации.

Важность перевозочных документов

Чтобы избежать проблем, перевозочные документы должны быть правильно оформлены. Если у организации или ИП отсутствует нужная бумага, это может обернуться серьезными последствиями – возможны штрафные санкции и другие неприятности.

Грамотное оформление, правильное использование и обработка перевозочных документов имеет особую важность. Этому аспекту необходимо уделить серьезное внимание.

Архивная обработка

Перевозочные документы нужно хранить в архиве, при этом учитываются следующие факторы:

• законодательные требования;
• тип документа;
• срок хранения.

Для правильной организации процесса требуется архивная обработка перевозочных документов. Эту работу может выполнять штатный сотрудник компании или специалист, привлеченный со стороны.

При обработке выявляются документы, подлежащие архивному хранению. Далее происходит их систематизация и учет, после чего документы сшивают и включают в опись.

В этом вопросе есть множество тонкостей, потому работать с документами нужно профессионалу, который разбирается в действующих требованиях. Важно, чтобы процесс обработки и хранения осуществлялся без ошибок.

Электронные документы

С развитием новых технологий большую популярность приобрели электронные документы. Работать с ними гораздо проще и удобнее, потому многие организации и предприниматели стали выбирать такой вариант. Эти документы обрабатываются и хранятся в электронном архиве.

Услуги профессионалов

Обработка перевозочных документов входит в перечень наших  компетенций. Обратившись к нам, вы получите помощь от специалистов с большим опытом работы. Мы поможем в работе с бумажным и электронным архивом, в результате вы будете избавлены от лишней траты времени и нервов. Поручите решение вопроса профессионалам – будем рады помочь!

Деятельность компании невозможна без оформления важной документации, период хранения которой достигает нескольких десятков лет. Грамотная организация архивного дела позволяет провести систематизацию и обеспечивает быстрый доступ к деловым бумагам. За нарушения, в частности за хищение, уничтожение, порчу документов, предусмотрена даже уголовная ответственность.

Наличие архива в компании обязательно. Работу с бумагами можно доверить бухгалтеру – специалисту, способному изучить нюансы оформления документации. Также на предприятии можно создать целое структурное подразделение, сотрудники которого будут вести делопроизводство. Работнику, на которого будут возложены обязанности по хранению документов, потребуется пройти инструктаж в государственном архиве.

На что обратить внимание при организации архивного дела?

На помещение

Организация архивного дела начинается с выбора помещения. Архив стоит располагать в современных зданиях вдали от труб водоснабжения или канализации. Необходимо проконтролировать, чтобы в здании отсутствовали службы питания, склады для продуктов или пожароопасных, взрывчатых, агрессивных веществ. В помещении стены должны быть огнеупорными, а влажность – поддерживаться на определенном уровне.

На инструкции

Без четких алгоритмов работы с бумагами и аудиозаписями организация архивного дела невозможна. Инструкции, в которых прописываются детали ведения документооборота, обеспечивают стабильную работу. В правилах упоминаются технологии, которые могут использоваться во время работы с документами, а также указывается, какой вид документооборота принят в организации.

Стоит отметить, что раньше хранили только оригиналы важных бумаг. После введения электронного документооборота в организациях хранятся копии документов и аудиоинформация.

В настоящее время фирме выгоднее не вводить штатную единицу, а в случае необходимости обратиться к профессиональным архивариусам, которые оперативно и грамотно выполнят поставленные перед ними задачи.

Вам необходима организация архивного дела?

Обратитесь к профессионалам. Опытные архивисты приедут в вашу компанию и в сжатые сроки систематизируют имеющуюся документацию. Архивариусы проверят наличие всех деловых бумаг, подлежащих длительному хранению, и помогут оборудовать помещение. Специалисты составят инструкции, облегчающие ведение архива.

Использование электронного архива уже давно перестало восприниматься как нечто экзотическое. Сегодня многие организации переходят на документы цифрового формата. Это практично, удобно и значительно упрощает работу.

Оцифровка и создание файлового архива документов осуществляется двумя путями:

1. Собственными силами;
2. С помощью архивной фирмы.

Самостоятельное формирование

Создать архив можно и самостоятельно, но легкость такого мероприятия является лишь кажущейся. К тому же отбор документов и их перевод в электронный вид отнимет немало времени.

Также кому-то из штатных сотрудников придется переключиться на эту деятельность, временно оставив выполнение других задач. Еще возникает опасность, что неспециалист упустит некоторые моменты, и это обернется ошибками.

Помощь архивной фирмы

Оптимальным вариантом станет создание файлового архива документов профессионалами. Специалисты в этой сфере помогут оцифровать ваши бумаги, систематизировать их и организовать хранение в электронном виде.

При таком подходе все сотрудники вашей компании будут заниматься своими прямыми обязанностями, а работать с архивом – привлеченные специалисты. Это отличное решение, когда требуются профессионалы для выполнения конкретных архивных услуг.

Работа над файловым архивом документов

Создание электронного архива предполагает следующие действия:

• проверка документов;

• отбор и оцифровка;

• организация электронного пространства для хранения;

• заполнение архива файлами;

• систематизация цифровых документов в архиве;

• создание описи.

Сначала специалисты проверяют имеющуюся документацию и отбирают бумаги, которые требуется перевести в электронный вид. При выполнении оцифровки учитываются необходимые требования, которые предъявляются к документам этого типа.

Важно, чтобы электронные документы были систематизированы. Для этого они распределяются по папкам и помещаются в единый файловый архив. Также составляется опись этих документов.

Для хранения нужно организовать дисковое пространство на компьютере. Для таких целей обычно используется ПК или корпоративный сервис, к которому имеют доступ только ответственные лица. Например, это может быть руководитель и главный бухгалтер.

Услуги

Заказать создание файлового архива документов вы сможете в компании «Архивный Сервис». Специалисты с большим опытом помогут оцифровать ваши документы и организовать их хранение в электронном виде.

Если кратко, верификация документов — это проверка содержимого созданных документов на точность, актуальность и правильность в ходе сравнения с изначальными образцами.

Процедура верификации может быть востребована в разных случаях. Например, в рамках перевода бумажного документооборота в электронный. В этом случае осуществляется верификация отсканированных документов, в ходе которой специалист выявляет ошибки, оценивает, насколько грамотным и точным был анализ страницы при оцифровке, проверяет, символы, неуверенно распознанные при сканировании. При индексировании документов также необходима верификация. Часто процедура проводится, чтобы подтвердить актуальность и правильность документов, уже внесенных в базу — как правило, такая необходимость возникает, если компания меняет форму собственности, ликвидируется, сливается с другой организацией, и нужно подтвердить, что все документы в базе актуальны и точны.

Самые популярные вопросы о верификации документов

1. Обязательно ли проводить верификацию отсканированных документов? Если вы хотите быть уверены, что содержимое отсканированных документов полностью совпадает с данными бумажных носителей, процедура верификации необходима. Даже самые современные сканы и системы распознавания пока не способны обеспечить 100% точность, верификация решает эту проблему.
2. Что включает в себя верификация документов? Это комплексный процесс, при котором специалист проверяет соответствие содержимого полученного документа изначальному. Также на этом этапе могут создаваться учетные карточки документов, заполняться атрибуты карточек, вручную или автоматически.
3. Что делают с ошибками, обнаруженными во время верификации документов? Все найденные проблемные места при проверке специалист помечает с помощью маркировок. Во время этапа коррекции эти ошибки исправляются. Если ошибок слишком много, имеет смысл после корректировки снова провести верификацию.

 

Кому доверить верификацию документов? Специалисты компании предлагают широкий спектр услуг по архивной обработке документов, их оцифровке. Также у нас вы можете заказать верификацию документов — как в составе услуги цифровизации архива, так и отдельно, например, чтобы выявить ошибки в документах, уже внесенных в базу. В любом случае качеством, точностью и скоростью нашей работы вы останетесь довольны, ждем ваших обращений.

Деятельность предприятия и организации включает в себя множество аспектов. Она также подразумевает оформление различных документов, в том числе – договоров. Важно, чтобы эти бумаги были правильно составлены и надлежащим образом хранились.

Архивная обработка договоров – это комплекс мероприятий, подразумевающий:

• выделение разного типа документов;

• систематизация;

• организация хранения;

• перевод в электронный вид.

Особенности

Договоры отличаются по типам и сроку хранения. Они могут быть действующими или закрытыми, рассчитанными на постоянное или временное хранение. Эти моменты нужно учитывать при обработке бумаг.

Далее каждому договору необходимо присвоить отдельный номер и присоединить сопутствующие документы. На основе этого формируются дела, которые классифицируются по различным признакам (например, дате).

Если у какого-либо договора завершился срок хранения, его утилизируют. При этом обязательно составляется акт об уничтожении. Если же при обработке выявляется недостача документов, тоже оформляется соответствующий акт.

Для удобства хранения лучше составить реестр договоров. Благодаря этому, можно будет легко и быстро найти необходимую бумагу. Такой реестр можно формировать и в электронном виде, что позволит сэкономить немало времени и сил.

Организация обработки

Работа по архивной обработке подразумевает следующие действия:

• сканирование документов;

• систематизация;

• занесение в электронный архив;

• составление описи.

К этому делу необходимо подойти со всей ответственностью и серьезностью. В процессе обработки нужно сохранить все договоры и другие важные документы, исключив потерю какой-либо бумаги.

Если при хранении документов будут допущены ошибки, и это выявят при проверке, организация может получить серьезный штраф. Чтобы избежать таких проблем, лучше доверить решение вопроса профессионалам.

Помощь

Архивная обработка договоров – одна из услуг компании «Архивный Сервис». Специалисты с большим опытом помогут решить проблемы с вашей документацией. Благодаря привлечению профессионалов, вы сможете сконцентрироваться на своей основной деятельности и не беспокоиться по поводу обработки договоров.

Помимо этого, вы сможете заказать и другие архивные услуги. Сотрудники «Архивного Сервиса» готовы работать с организациями любого масштаба и будут рады оказать квалифицированную помощь.

Грамотная работа с документами – один из важнейших аспектов деятельности любой компании и организации. Для решения такой задачи формируется бумажный или электронный архив.

Работу с ним ведет специальный сотрудник или группа людей. Многое зависит от подхода, который выбирает организация, а также от объема имеющихся бумаг. При ведении цифрового архива потребуется специалист по вводу данных и обработке документов.

Актуальность электронной документации

Электронный учет стал следствием развития технологий. Такая форма ведения архива используется сегодня многими государственными и частными структурами. Это обусловлено очевидными преимуществами, среди которых:

• удобство и практичность;

• экономия времени;

• помощь во время проверок контролирующих органов.

При организации работы руководители выбирают одну из двух стратегий. В первом случае архив ведется силами собственных сотрудников, во втором – прибегают к помощи сторонней организации. Каждый из вариантов имеет свои особенности.

Штатные специалисты

Привлечение штатных сотрудников имеет смысл, когда компания располагает квалифицированными специалистами. Если архивом занимается профессионал, имеющий опыт в этой сфере, тогда работа будет осуществляться должным образом.

Специалист по вводу данных и обработке документов сможет грамотно оцифровать имеющиеся бумаги и организовать их электронный учет. Однако практика показывает, что такую работу нередко поручают человеку без опыта.

В результате порой допускаются ошибки, которые приводят к негативным последствиям. Это может быть потеря документов, нарушение сроков хранения, плохая систематизация и многое другое.

Услуги профессионалов

Вариант, при котором работу над архивом поручают профессионалам, сохраняет свою актуальность всегда. В этом случае привлекают специалистов со стороны. Руководитель или менеджер организации обращается в компанию, оказывающую архивные услуги.

Такое взаимодействие может быть постоянным или ограничиваться определенным объемом работ. Профессиональный специалист по вводу данных и обработке документов учтет все нюансы работы и соблюдет действующие требования законодательства.

Обратиться за такой помощью вы сможете в компанию «Архивный Сервис». Сотрудники, имеющие большой опыт работы с бумажным и электронным архивом, решат возникшие вопросы. Доверьте обработку документов профессионалам. Будем рады оказать квалифицированную помощь.

Работа с документами – одно из ключевых направлений деятельности любой компании. Это касается внутренних процессов, а также взаимодействия с клиентами, партнерами и различными структурами.

Документы подразделяются на следующие группы:

• исходящие;

• входящие;

• внутренние.

Исходящие документы нужны для предоставления информации в другие организации. В эту группу входят отчеты, справки, письма, распоряжения, приказы, докладные записки, договоры и другое.

Особенности

Обработка исходящих документов подразумевает следующий алгоритм:

• составление проекта;

• согласование;

• проверка оформления;

• подписание и утверждение;

• регистрация в журнале;

• отправка;

• хранение копии.

Сначала составляется проект документа, потом происходит его согласование. При необходимости предварительная версия претерпевает изменения. Это также бывает связано с требованиями к оформлению.

Когда документ готов, руководитель или другое ответственное лицо подписывает его, после чего происходит отправка. Причем это делается традиционным или электронным способом. В первом случае обычно используется вариант с заказным письмом или курьером. Во втором – прибегают к электронной почте, мессенджерам или различным сервисам.

При работе с исходящими документами нельзя забывать про копии. Их нужно обязательно делать и хранить в архиве. Отсутствие важных копий может привести к серьезным проблемам.

Трудности и их решение

Обработка исходящих документов кажется простой лишь на первый взгляд. Когда таких бумаг много, а человек, занимающийся архивом, не имеет опыта, возникают объективные сложности в работе.

Результатом такой деятельности становится плохая организация процесса и допущенные ошибки. Бывает, что в документах отсутствует порядок, что затрудняет их нормальное хранение.

Чтобы избежать этих сложностей, лучше обратиться в архивную фирму. Там выполнят профессиональную обработку необходимых документов и помогут решить другие возникшие проблемы.

Услуги профессионалов

Работа с исходящими документами, ведение электронного архива и прочие услуги вы сможете заказать в компании «Архивный Сервис». Специалисты с большим опытом помогут вам навести порядок в документации и грамотно организовать процесс обработки и хранения.

Сотрудничество с профессионалами избавит вашу организацию от лишних хлопот. Вы сможете сконцентрироваться на своей деятельности, а обработкой документов займутся специалисты.

Специалисты нашей компании предлагают услугу по систематизации папок. Она позволит вам быстро навести порядок в архивном помещении или кабинете, создать условия для более эффективной работы персонала, возможно, даже освободить некоторое место. Чтобы не тратить время и силы на это мероприятие, лучше сразу довериться профессионалам.

Какие параметры учитываются при систематизации папок с документами

Систематизация папок — достаточно кропотливая робота, требующая высокой ответственности и знания всех возможных нюансов. Прежде всего, обращается внимание на основные параметры классификации:

• тематика документов, их отраслевая принадлежность, структурный признак (отношение к тому или иному отделу предприятия);
• хронологический признак — дата создания содержимого папки, сроки хранения документации;
• авторство — сортировка бумаг по имени автора или группы авторов;
• номинал (речь о систематизации папок с разным видом документов: приказы, акты, соглашения, протоколы и прочее).

При выборе конкретного параметра учитывается размер архива, его назначение, характер преследуемых целей. Этот вопрос, как правило, обговаривается до того, как сотрудники «Архивного Сервиса» приступят к систематизации папок.

Процедура систематизации папок на объекте у клиента

Сотрудники нашей компании при получении заявки выезжают в офис к заказчику, оценивают фронт работы, озвучивают сроки и стоимость, приступают к процедуре систематизации архива. Алгоритм упорядочивания папок с документами состоит из нескольких обязательных этапов:

• Экспертиза ценности бумаг, которые входят в состав каждой папки.
• Уточнение принадлежности папок к тому или иному фонду.
• Формирование и, возможно, изменение содержимого папок, частичная утилизация.
• Создание архивных записей, составление исторических справок.
• Подготовка номенклатуры дел, необходимой для упрощения работы с архивом.

Команда «Архивного Сервиса» успешно работает с документами управленческого, бухгалтерского, кадрового, научно-технического, договорного и другого характера. Систематизацию папок у нас часто заказывают при подготовке документации к архивированию, сканированию и оцифровке. Еще одна важная причина обращения к нам — переезд компании, ведь с упорядоченным архивом это делать намного проще и безопаснее.

Обсудить будущее сотрудничество по систематизации папок и другим услугам можно по телефону +7 495 227 04 94.

Архивная обработка документов – неотъемлемая часть деятельности современных предприятий и организаций. Она подразумевает обработку, систематизацию и хранение имеющейся документации.

Особенности архивной обработки и конкретные требования определяются и регулируются действующим законодательством. Однако в этом деле происходят периодические изменения, из-за чего неспециалисту становится трудно учесть все нюансы.

Востребованность профессионалов

Грамотная обработка избавит от многих сложностей и улучшит работу с документами. Ошибки же могут привести к проблемам – например, возможны штрафы со стороны контролирующих органов.

Поэтому оказание услуг по архивной обработке документов становится сегодня востребованным направлением. Некоторые компании хотят избежать потенциальных сложностей и предпочитают довериться специалистам.

Основные этапы

Процесс архивной обработки документов включает в себя следующие этапы:

• отбор;

• оформление дел;

• создание описи;

• определение сроков хранения.

На первом этапе отбираются документы, предназначенные для архивного хранения. Это протоколы заседаний совета директоров, приказы, бухгалтерская отчетность, сметы, договоры, учредительные документы и другое.

Далее происходит их систематизация, после чего дела оформляются в соответствии с законодательными требованиями. Причем для дел с временным сроком хранения допускается частичное оформление, в других случаях оно должно быть полным. После этого составляется опись из оформленных дел.

Документы имеют разный срок хранения, что обязательно учитывается при архивной обработке. Однако в этом вопросе порой возникает путаница – несмотря на наличие типовых перечней документов, бывает сложно определить требования по срокам.

Поэтому лучше доверить архивную обработку профессионалам, которые знают нюансы этого процесса и разбираются в тонкостях законодательства. Так вы решите задачу и останетесь спокойны за итоговый результат.

Куда обращаться

Оказание услуг по архивной обработке документов в Москве вы сможете заказать в «Архивном Сервисе». Специалисты компании решат вопросы с отбором, систематизацией и обработкой документов.

Работа ведется как с бумажным, так и электронным архивом. Помимо этого, вы можете заказать и другие архивные услуги. Будем рады помочь с учетом, систематизацией и хранением документации.