Рубрика: Статьи

Одним из «узких» мест в технологии создания электронного архива является процесс перевода бумажных документов в цифровой формат путем сканирования. Обычные офисные сканеры абсолютно не пригодны для работы с архивами.

Профессиональное оборудование

Для обработки большого количества единиц хранения необходим надежный высокопроизводительный сканер с рядом специальных возможностей. Только профессиональное сканирующее устройство способно массово и безотказно «переработать» тысячи, а порой десятки и сотни тысяч листов, обеспечив хорошее качество финальных файлов даже с плохочитаемых бумажных носителей.

Подготовка к сканированию и обратная комплектация

Предварительная подготовка бумажных документов к сканированию так же требует профессионального подхода. От специалиста, ответственного за создание электронного архива требуется максимум ответственности и аккуратности при разделении технологических листов без нарушения целостности, особенно если они скреплены скобами в блоки, папки и т.п. Особое внимание уделяется слипшимся, надорванным, выцветшим, разноразмерным, утратившим четкость изображения, документам. Документы сканируются в строгой последовательности, соответствующей их размещению в бумажном архиве. После обработки документации, выполняется обратная комплектация листов в их исходное состояние.

Размещение

Размещение бумажных листов в сканере осуществляется в соответствии с форматом каждого документа, особенностями сшивки листов и рядом других особенностей. Полученные файлы распределяются в памяти сканера или компьютера по отдельным директориям, каждая из которых представляет собой виртуальную папку, соответствующую реальной папке бумажного архива. В зависимости от массива документации, папки в свою очередь могут быть сгруппированы по партиям с маркировкой, соответствующим коробам хранения бумажного архива.

Процесс

В процессе сканирования сотрудник обязан следить за качеством финальных файлов, контролировать, чтобы не сглаживалась глубина оттенков, не смазывались детали, а напротив, настраивать сканер таким образом, чтобы изображения в файле были максимально четкими, контрастными. Каждый сканированный электронный документ должен оцениваться на наличие дефектов, на отличия от оригинала, и в случае обнаружения несоответствий или погрешностей, необходимо выполнить повторное сканирование. В целом, сканирование документов для архива, дело очень трудоемкое, требующее особых навыков, опыта и знаний, поэтому экономить на привлечении специалиста для этой работы, нецелесообразно.

Постоянно растущее число архивных печатных документов делает их обработку трудоемкой. Долгий поиск необходимых данных в огромном массиве бумаг приводит к снижению эффективности работы. Комплексный перевод архива в электронный вид позволит решить проблему эффективного хранения финансовой, юридической, корпоративной информации.

Цифровой архив – шаг в будущее

Компьютерные данные значительно проще структурировать, систематизировать. Организовать их учет с контролем регламентированных сроков хранения можно также эффективнее. Перевод архива в электронный вид позволит избежать потерь рабочего времени сотрудниками в результате нерационального длительного поиска сведений.

Преимущества цифрового архива:

• простота обработки данных – быстрый ввод, оперативный доступ;
• удобство систематизации документации – сортировка по выбранным критериям, легкость категоризации материалов;
• обеспечение целостности бумаг – нивелирование факторов, влияющих на их сохранность (грызуны, затопление, пожар, кража);
• уменьшение нагрузки на персонал – повышение эффективности труда;
• контроль доступа к информации сотрудников.

Перевод архива в электронный вид открывает широкие возможности оперативной обработки значительных объемов материалов, повышает безопасность их хранения.

Что предполагает процедура

Для комплексного перевода документации организации в электронный вид мы предлагаем поэтапную реализацию процесса внедрения цифрового архивного хранилища:

• поиск оптимальной структуры для удобного доступа к хранимой информации;
• внедрение и настройка программного, аппаратного обеспечения;
• подготовка дел к оцифровке;
• сканирование документации с последующим размещением в базе данных;
• контроль работы системы.

Перевод архива в электронный вид мы производим оперативно, гарантируя конфиденциальность. Осуществляем обучение сотрудников, что облегчает процесс интеграции нововведения.

Благодаря созданию цифровой архивной базы удастся уменьшить количество бумаг, рационализировать документооборот, избежать утраты важных бланков. С нашей помощью вы оптимизируете деятельность каждого сотрудника компании, что увеличит производительность труда и окажет положительное воздействие на динамику развития предприятия.

Электронный архив – это корпоративная система хранения информационных материалов (документов), размещенных на материальном носителе в электронно формате PDF/A, PDF, SGML, XML или TXT. Единица хранения электронного архива —  электронный файл. Один файл может содержать в себе как несколько документов в виде сканированных и сохраненных изображений с бумажных носителей, так и сам по себе представлять какой-либо документ.

Как формируется электронный архив

Формирование электронного архива осуществляется путем последовательного сканирования и перевода в цифровой формат бумажного архива организации. Путем сканирования, с каждого бумажного документа снимается его цифровая копия для архива. Бумажные документы после создания электронного архива могут быть использованы организацией по своему усмотрению, как правило, затем они хранятся по дальше от офиса компании Это позволяет сэкономить значительные суммы на содержания документов.

Где хранится электронный архив?

Полученные в результате сканирования цифровые финальные версии каждого документа могут размещаться: 

• на серверах;
• в облаке;
• в компьютере;
• на сьемных носителях.

Для обеспечения гарантированной сохранности документов, вне зависимости от срока их хранения и исключения риска порчи, морального или физического старения носителя, создаются резервные копии архива.

Как просматривать и читать

Для воспроизведения электронных файлов используется специальное программное обеспечение, обладающее возможностью управлять цифровым контентом архива. В качестве аппаратного обеспечения для просмотра материалов электронного архива, выступает компьютер с монитором, на который выводится изображение документов для их чтения.

Особенности и преимущества

Все файлы в электронном архиве хранятся в структурированном виде, что позволяет администратору выполнять мгновенный и удобный поиск документов, вести их учет, описание, контролировать историю использования. Система защиты архива не допускает несанкционированного доступа к базе данных, а так же изменения и удаления документов.

Оптимизация ресурсов 

Мы имеем большой практический опыт работы по сканированию документов и созданию электронных архивов различных видов, предлагая клиентам доступные цены и гибкие условия оплаты. Всю подробную информацию можно узнать по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru

Для успешной интеграции компьютерного делопроизводства и удобства работы персонала важно предусмотреть правильную структуру данных. Необходимо определить, какие информационные системы ведения электронных архивов организации соответствуют масштабам объемов хранимых файлов, смогут обеспечить комплексное решение широкого перечня задач.

Зачем использовать информационную систему

Хранение компьютерных данных в сформированной базе решает проблему упорядочивания документов частично. Перевод материалов в цифровой вид позволяет организовать простой доступ к ним любого сотрудника. Однако нужно предоставить работникам удобную оболочку, способствующую простому оперативному решению повседневных задач. Современные информационные системы ведения электронных архивов организации разрабатывают с учетом специфики ее деятельности.

Цели использования:

• повышение удобства доступа к бланкам;
• обеспечение простоты выполнения повседневных задач: поиск, сортировка по критериям, выборка, формирование отчетов;
• защита информации от случайной утраты;
• систематизация документооборота, упорядочивание документации архива.

Ведение компьютерной документной базы способствует повышению эффективности труда сотрудников.

Почему важно правильно выбрать программную систему

Внедрение в организации цифровой базы архивных материалов – трудоемкий процесс. Неправильный выбор структуры хранения приведет к тому, что созданное информационное программное обеспечение не будет удовлетворять потребностям предприятия. Принципы работы сложной модели могут быть непонятны персоналу, что затруднит ее использование.

Сотрудничайте с профессионалами

Наши специалисты успешно разрабатывают и внедряют информационные системы ведения электронных архивов организации, обеспечивающие простоту, удобство поиска, систематизации документации. Своими силами данную работу лучше не выполнять, а обратиться к профессионалам.

Мы предлагаем клиентам полный комплекс услуг:

• анализ особенностей деятельности предприятия для разработки эффективной структуры хранения данных;
• подбор программного обеспечения, адаптированного согласно потребностям персонала компании;
• настройка параметров модуля;
• обучение сотрудников.

Мы оперативно переведем бумажный архив в цифровой вид и обеспечим удобство последующей работы с электронной документацией.

Если у вас появились вопросы, обращайтесь к нашим профессионалам по телефону +7 (495) 227-04-94 или по адресу info@archiv-s.ru