Перевод архива в электронный вид, внедрение соответствующего программного обеспечения

Постоянно растущее число архивных печатных документов делает их обработку трудоемкой. Долгий поиск необходимых данных в огромном массиве бумаг приводит к снижению эффективности работы. Комплексный перевод архива в электронный вид позволит решить проблему эффективного хранения финансовой, юридической, корпоративной информации.

Цифровой архив – шаг в будущее

Компьютерные данные значительно проще структурировать, систематизировать. Организовать их учет с контролем регламентированных сроков хранения можно также эффективнее. Перевод архива в электронный вид позволит избежать потерь рабочего времени сотрудниками в результате нерационального длительного поиска сведений.

Преимущества цифрового архива:

  • простота обработки данных – быстрый ввод, оперативный доступ;
  • удобство систематизации документации – сортировка по выбранным критериям, легкость категоризации материалов;
  • обеспечение целостности бумаг – нивелирование факторов, влияющих на их сохранность (грызуны, затопление, пожар, кража);
  • уменьшение нагрузки на персонал – повышение эффективности труда;
  • контроль доступа к информации сотрудников.

Перевод архива в электронный вид открывает широкие возможности оперативной обработки значительных объемов материалов, повышает безопасность их хранения.

Что предполагает процедура

Для комплексного перевода документации организации в электронный вид мы предлагаем поэтапную реализацию процесса внедрения цифрового архивного хранилища:

  • поиск оптимальной структуры для удобного доступа к хранимой информации;
  • внедрение и настройка программного, аппаратного обеспечения;
  • подготовка дел к оцифровке;
  • сканирование документации с последующим размещением в базе данных;
  • контроль работы системы.

Перевод архива в электронный вид мы производим оперативно, гарантируя конфиденциальность. Осуществляем обучение сотрудников, что облегчает процесс интеграции нововведения.

Благодаря созданию цифровой архивной базы удастся уменьшить количество бумаг, рационализировать документооборот, избежать утраты важных бланков. С нашей помощью вы оптимизируете деятельность каждого сотрудника компании, что увеличит производительность труда и окажет положительное воздействие на динамику развития предприятия.

 


смотрите также:

Что такое электронный архив?

Сроки хранения кадровых документов

Порядок уничтожения документов

Проблемы сканирования документов

Организация архива

Наши клиенты