Проблемы сканирования документов

Одним из «узких» мест в технологии создания электронного архива является процесс перевода бумажных документов в цифровой формат путем сканирования. Обычные офисные сканеры абсолютно не пригодны для работы с архивами.

Профессиональное оборудование

Для обработки большого количества единиц хранения необходим надежный высокопроизводительный сканер с рядом специальных возможностей. Только профессиональное сканирующее устройство способно массово и безотказно «переработать» тысячи, а порой десятки и сотни тысяч листов, обеспечив хорошее качество финальных файлов даже с плохочитаемых бумажных носителей.

Подготовка к сканированию и обратная комплектация

Предварительная подготовка бумажных документов к сканированию так же требует профессионального подхода. От специалиста, ответственного за создание электронного архива требуется максимум ответственности и аккуратности при разделении технологических листов без нарушения целостности, особенно если они скреплены скобами в блоки, папки и т.п. Особое внимание уделяется слипшимся, надорванным, выцветшим, разноразмерным, утратившим четкость изображения, документам. Документы сканируются в строгой последовательности, соответствующей их размещению в бумажном архиве. После обработки документации, выполняется обратная комплектация листов в их исходное состояние.

Размещение

Размещение бумажных листов в сканере осуществляется в соответствии с форматом каждого документа, особенностями сшивки листов и рядом других особенностей. Полученные файлы распределяются в памяти сканера или компьютера по отдельным директориям, каждая из которых представляет собой виртуальную папку, соответствующую реальной папке бумажного архива. В зависимости от массива документации, папки в свою очередь могут быть сгруппированы по партиям с маркировкой, соответствующим коробам хранения бумажного архива.

Процесс

В процессе сканирования сотрудник обязан следить за качеством финальных файлов, контролировать, чтобы не сглаживалась глубина оттенков, не смазывались детали, а напротив, настраивать сканер таким образом, чтобы изображения в файле были максимально четкими, контрастными. Каждый сканированный электронный документ должен оцениваться на наличие дефектов, на отличия от оригинала, и в случае обнаружения несоответствий или погрешностей, необходимо выполнить повторное сканирование. В целом, сканирование документов для архива, дело очень трудоемкое, требующее особых навыков, опыта и знаний, поэтому экономить на привлечении специалиста для этой работы, нецелесообразно.


смотрите также:

Актуальность архивно переплетных работ в организациях

Ликвидация архива

Организация делопроизводства в бюджетном учреждении

Сложности при создании электронного архива

Электронная архивация документов на предприятии

Наши клиенты