Актуальность преобразования документов в электронный вид

Преобразование документов в электронный вид — требование времени и эффективного ведения делопроизводства в любых компаниях и учреждениях. 


Причины потери актуальности бумажного архива:

  • замедление рабочих процессов;
  • риск потери документов;
  • нерациональное использование ресурсов;
  • требуется много физического пространства.

Доступ к бумажным делам

Как правило, они хранятся в соответствующих отделах, а для архива выделяется одно общее помещение, даже если в компании несколько подразделений. Если сотрудникам из другого отдела понадобится тот или иной документ, доступ к нему потребует значительных временных затрат. Не говоря уже о том, что на время обращения в архив или другой отдел сотрудник прерывает работу по своим прямым обязательствам. Исходя из всего этого, актуальность преобразования документов в электронный вид очень высока.

Преимущества электронных документов:

  • все документы предприятия хранятся в одном месте, на едином сервере;
  • доступ есть в любое время дня и ночи;
  • есть возможность разграничения уровня доступа;
  • быстрый поиск любого документа по заданным параметрам;
  • возможность работы с одним и тем же делом одновременно нескольким сотрудникам;
  • моментальный обмен документацией между отделами.

Преобразование документов в электронный вид помогает значительно ускорить все рабочие процессы, повысить эффективность не только отделов в целом, но и каждого сотрудника в отдельности.

Обращайтесь к профессионалам

Только профессиональный подход обеспечит удобное использование системы электронного документооборота в дальнейшем. Специалисты компании «Архивный Сервис» имеют многолетний опыт и знают все требования законодательства к преобразованию документов в электронный вид. В итоге вы получите грамотно структурированные и промаркированные документы, что облегчит поиск и работу с ними в течение всей деятельности компании.

смотрите также:

Реализация потокового сканирования документов

Основные правила перемещение архивов

Систематизация листов в делах постоянного хранения и по личному составу

Закон о бухгалтерском учёте от 23.11.1996 г. № 129-ФЗ

Как передать архив

Наши клиенты