Доверьте организацию архивного дела опытным специалистам

Деятельность компании невозможна без оформления важной документации, период хранения которой достигает нескольких десятков лет. Грамотная организация архивного дела позволяет провести систематизацию и обеспечивает быстрый доступ к деловым бумагам. За нарушения, в частности за хищение, уничтожение, порчу документов, предусмотрена даже уголовная ответственность.

Наличие архива в компании обязательно. Работу с бумагами можно доверить бухгалтеру – специалисту, способному изучить нюансы оформления документации. Также на предприятии можно создать целое структурное подразделение, сотрудники которого будут вести делопроизводство. Работнику, на которого будут возложены обязанности по хранению документов, потребуется пройти инструктаж в государственном архиве.

На что обратить внимание при организации архивного дела?

На помещение

Организация архивного дела начинается с выбора помещения. Архив стоит располагать в современных зданиях вдали от труб водоснабжения или канализации. Необходимо проконтролировать, чтобы в здании отсутствовали службы питания, склады для продуктов или пожароопасных, взрывчатых, агрессивных веществ. В помещении стены должны быть огнеупорными, а влажность – поддерживаться на определенном уровне.

На инструкции

Без четких алгоритмов работы с бумагами и аудиозаписями организация архивного дела невозможна. Инструкции, в которых прописываются детали ведения документооборота, обеспечивают стабильную работу. В правилах упоминаются технологии, которые могут использоваться во время работы с документами, а также указывается, какой вид документооборота принят в организации.

Стоит отметить, что раньше хранили только оригиналы важных бумаг. После введения электронного документооборота в организациях хранятся копии документов и аудиоинформация.

В настоящее время фирме выгоднее не вводить штатную единицу, а в случае необходимости обратиться к профессиональным архивариусам, которые оперативно и грамотно выполнят поставленные перед ними задачи.

Вам необходима организация архивного дела?

Обратитесь к профессионалам. Опытные архивисты приедут в вашу компанию и в сжатые сроки систематизируют имеющуюся документацию. Архивариусы проверят наличие всех деловых бумаг, подлежащих длительному хранению, и помогут оборудовать помещение. Специалисты составят инструкции, облегчающие ведение архива.