Анализ организации работы с документами в организации

Анализ организации работы с документами в организации — изучение документооборота для оценки его эффективности. Он помогает минимизировать время обработки бумаг, улучшить взаимодействие между отделами, отдельно взятыми сотрудниками. Все это достигается за счет оптимизации процессов документооборота и устранения неэффективных механизмов работы.

Зачем нужен анализ работы с документами

Некорректная работа с документацией приводит к волоките, затягиванию сроков обработки бумаг и даже к некорректному составлению документов первичного бухгалтерского учета. Результат — снижение эффективности деятельности организации в целом или проблемы с налоговой и иной отчетностью. Чтобы установить причины, по которым документация обрабатывается некорректно, проводят анализ документооборота.

Как проходит анализ документооборота

Анализ организации работы с документами в организации проходит в несколько этапов:

• Постановка целей. Определяется, чего именно хотят добиться путем проведения процедуры.
• Определение области проверки. Устанавливают направление документооборота, которое будут проверять (например, обработку входящих документов).
• Оценка состояния документооборота. Это — непосредственно проверка работы с документами. Определяют, как работает документооборот, насколько он эффективен, качественно ли, своевременно ли обрабатываются документы.
• Выявление слабых мест. По результатам оценки устанавливают недостатки организации работы с документами. В дальнейшем их устраняют для повышения эффективности документооборота и устранения ошибок.

Почему оценку документооборота нужно доверить сторонней компании

Если работу с документацией будут проверять должностные лица организации, они могут не увидеть ошибок, типичных для компании. Также у них может не хватить знаний и практического опыта, чтобы выявить соответствующие недостатки. Именно поэтому лучше доверить анализ сторонней организации, которая специализируется на документообороте и бухгалтерии. Его можно заказать в нашей компании.  Для этого оставьте заявку на обратный звонок или свяжитесь с нами любым другим удобным способом. Мы работаем  больше 20 лет  и сотрудничаем с крупными российскими компаниями, поэтому знаем, как сделать документооборот по-настоящему эффективным.